Разбираем документный "хлам" учреждения: что в архив, а что в макулатуру

Организовываем хранение документов

В зависимости от объемов документации учреждения обязанности по ее хранению могут возлагаться на специальное подразделение (архив) или на одного из работников (архивариуса). Если же документов сравнительно немного, то хранение документов можно поручить соответствующему работнику (например, секретарю) в порядке совмещения должностей.

Архив является самостоятельным структурным подразделением или входит в состав службы делопроизводства учреждения. В малочисленных учреждениях назначается лицо, ответственное за ведение архива учреждения (п. 8 разд. І Правил № 1000/5).

Если функции организации делопроизводства в учреждении или ведения архива учреждения возлагается на ответственное лицо, то в должностной инструкции должностного лица указываются такие обязанности, его права и ответственность (п. 9 разд. І Правил № 1000/5).

Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерская и прочая отчетность подлежат обязательной передаче в архив.

До момента передачи в архив упомянутые документы хранятся в бухгалтерской службе в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (пп. 6.1, 6.2 Положения № 88).

Руководствуясь положениями Закона № 3814, Перечня № 578/5 и других нормативно-правовых актов, процесс организации хранения документов можно условно разделить на 3 этапа (представлены ниже).

Этап 1. Разработка и утверждение номенклатуры дел (реестра)

...