Кому читать: юрлицам
Что произошло: обновлена процедура представления отчетности по средствам на командировку и под отчет
Вступает в силу: 01.04.2023
При унормировании вопроса использования электронных денег законодатель также подкорректировал и положения о налогообложении суммы излишне израсходованных средств / электронных денег, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет, не возвращенной в установленный срок, - новая редакция п. 170.9 НКУ.
Прежде всего имеем новые сроки для представления отчетности по средствам на командировку и ряд важных уточнений касательно документального подтверждения подотчетных операций. Итак, новая процедура подотчетной отчетности выглядит следующим образом.
Как отчитываются
Отчитываться о полученных и израсходованных средствах на командировку или под отчет обязаны получатели таких средств - работники и члены руководящих органов предприятия.
Отчет об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет составляется и представляется плательщиком налога в бумажной или электронной форме (пп. 170.9.4 НКУ).
Напомним, ранее вопрос электронного представления отчетности "упирался" в формальную бумажную монополию Порядка № 841 (см. материал "Можно ли составить авансовый отчет в электронном виде?").
Именно форма "авансового" отчета пока не менялась, но не исключено и ее обновление в ближайшее время вместе с положениями Порядка № 841.
Сроки представления отчетности
В общем случае отчитаться и представить все подтверждающие документы необходимо до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором плательщик налога:
а) завершает такую командировку;
б) завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства / электронные деньги под отчет.
В случае если во время командировки или выполнения отдельных гражданско-правовых действий плательщик налога применил для проведения расчетов платежный инструмент, включая корпоративный (бизнесовый) платежный инструмент или личный платежный инструмент, или его реквизиты и списание средств / электронных денег по понесенным расходам осуществляется предоставителем платежных услуг позднее даты, когда плательщик налога завершает такую командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия, общий месячный срок продлевается еще на один календарный месяц (пп. 170.9.3 НКУ).
Когда отчет можно не представлять
Обязательным представление отчета является в случае:
а) наличия налогооблагаемого дохода в целях расчета суммы налога;
б) использования наличности сверх суммы суточных расходов (включая полученную с применением платежных инструментов).
В случае же если во время командировки или выполнения отдельных гражданско-правовых действий плательщик налога применил платежные инструменты, включая корпоративные (бизнесовые) платежные инструменты или личные платежные инструменты, или их реквизиты, для проведения расчетов в безналичной форме и/или для получения наличности в пределах суммы суточных расходов и при отсутствии налогооблагаемого дохода, отчет об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет, не составляется и не представляется (пп. 170.9.4 НКУ).
Подтверждающие документы
Подотчетные расходы не являются объектом налогообложения исключительно при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость таких расходов.
К подтверждающим документам относятся:
• транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в том числе электронные билеты);
• документы, полученные от лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию физического лица, страховые полисы;
• документы (выписки и/или сведения со счета), содержащие определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;
• документы, подтверждающие выполнение операции с использованием платежных инструментов;
• прочие документы, удостоверяющие стоимость расходов.
В случае если во время командировки или выполнения отдельных гражданско-правовых действий плательщик налога для проведения расчетов применил платежный инструмент, включая корпоративный (бизнесовый) платежный инструмент или личный платежный инструмент, или его реквизиты, стоимость расходов удостоверяется документом (выпиской и/или сведениями со счета) в электронной или бумажной форме, содержащим определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитирован такой платежный инструмент (пп. 170.9.2 НКУ).
Напомним, ранее также был унормирован вопрос приложения к отчету документов о получении наличности с текущего счета (п. 20 разд. ІІ Положения № 148). Соответственно, уже сейчас достаточно документировать только подтверждение использования средств по назначению, и в данный момент налоговики не должны требовать в числе подтверждающего пакета документов чеки банкомата, справки по установленным формам, слипы, квитанции торговых терминалов и т. д. (см. комментарий "Новации кассового учета").
По запросу представителя контролирующего органа работодатель / командирующая сторона обеспечивает за свой счет перевод подтверждающих документов, выданных на иностранном языке.
Безналоговый лимит
Для командировок необлагаемый лимит состоит из фактических расходов на:
• проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как до места командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте);
• оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья) и наем других жилых помещений;
• оплату телефонных разговоров;
• оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз);
• обязательное страхование (в том числе, если согласно законам страны командировки или стран, по территории которых осуществляется транзитное движение в страну командировки, обязательно необходимо осуществить страхование жизни или здоровья командированного лица или его гражданской ответственности (в случае использования транспортных средств));
• прочие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.
Не включаются в доход и "чаевые", но только при условии, если их суммы включаются в счет согласно законам страны пребывания.
Также не являются доходом суточные. Их размер остается неизменным:
• в пределах территории Украины - не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки;
• для командировок за границу - не более 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному Национальным банком Украины, в расчете за каждый такой день.
При этом фактическое количество дней пребывания в командировке определяется согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).
Кабмином отдельно определяются предельные нормы суточных для командировки членов экипажей судов / других транспортных средств или суммы, направляемые на питание таких членов экипажей вместо суточных, если такие суда (другие транспортные средства):
• осуществляют коммерческую, промышленную, научно-поисковую или рыболовецкую деятельность за пределами территориальных вод Украины;
• выполняют международные рейсы для осуществления навигационной деятельности или перевозку пассажиров или грузов за плату за пределами воздушной или таможенной границы Украины;
• используются для проведения аварийно-спасательных и поисково-спасательных работ за пределами таможенной границы или территориальных вод Украины.
Суммы и состав расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств, определяются КМУ. Сумма суточных для таких категорий физических лиц не может превышать общеустановленную.
В общем случае не включаются в налогооблагаемый доход плательщика налога любые расходы на командировку при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя / командирующей стороны, в том числе (но не исключительно) следующих:
• приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя / командирующей стороны;
• заключенного договора или контракта;
• прочих документов, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения;
• документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя / командирующей стороны.
В сумму превышения не включаются и не облагаются налогами документально подтвержденные расходы, осуществленные за счет наличных или безналичных средств / электронных денег, предоставленных плательщику налога под отчет работодателем на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков, в установленных пределах, осуществленные таким плательщиком и/или другими лицами в рекламных целях.
"Сверхлимитное" налогообложение
Налогообложению подлежат средства, выданные сверх установленных норм, или не подтвержденные надлежащим образом расходы.
При отсутствии соответствующих подтверждающих документов в налогооблагаемый доход плательщика налога включается сумма суточных.
Напомним, в целях необлагаемости таким подтверждением являются:
• в пределах Украины и стран, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), - приказ о командировке и соответствующая первичка;
• в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), - приказ о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).
Также включаются в налогооблагаемый доход:
• стоимость алкогольных напитков и табачных изделий;
• суммы "чаевых" (за исключением необлагаемых случаев);
• плата за зрелищные мероприятия.
Налоговым агентом по таким выплатам, как и прежде, остается выдающее такие средства лицо.
Сумма налога, начисленная на сумму такого превышения, удерживается лицом, выдавшим такие средства / электронные деньги, за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) плательщика налога за соответствующий месяц, а при недостаточности суммы дохода - за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога.
В случае если плательщик налога прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, выдавшим такие средства / электронные деньги, сумма налога удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета. В случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика налога по результатам отчетного (налогового) года.
Если полное удержание такой суммы налога невозможно в результате смерти плательщика налога или признания его судом безвестно отсутствующим или объявления его судом умершим, такая сумма удерживается при начислении дохода за последний для такого плательщика налога налоговый период, а в непогашенной части признается безнадежной к уплате.
ПРАВОВОЙ ГЛОССАРИЙ
1. НКУ - Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
2. Положение № 148 - Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 29.12.2017 г. № 148.
3. Порядок № 841 - Порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.
Автор
Елена Гармай
эксперт
ЛІГА:ЗАКОН
Хотите получать первыми аналитику по актуальным вопросам бухучета, - подписывайтесь на издание БУХГАЛТЕР&ЗАКОН в составе решения LIGA360. Выбирайте тариф по ссылке.
