Для кадровиков это означает, что документы работника, сформированные в электронных реестрах и распечатанные для приобщения к бумажному личному делу, рассматриваются как бумажные копии. Бумажной формой электронного документа является его заверенная бумажная копия, которая она приобретает юридическую силу только после удостоверения в установленном порядке.
Если Вы не наш клиент - начните свою работу с LIGA360 уже сегодня - Ligazakon.net
На практике это касается, в частности, выписки из реестра застрахованных лиц, выписки о месте жительства из Дия и военно-учетного документа из Резерв+, если их распечатки хранятся в бумажном личном деле. На последнем листе копии нужно проставить отметку «Согласно оригиналу», указать должность, подпись, собственное имя и фамилию лица, удостоверяющего копию, и дату. Отметку размещают на лицевой стороне последнего листа ниже реквизита «Подпись».
Все детали в публикации «Документы работников из Действия, Резерв+ и реестра застрахованных лиц: нужно ли их удостоверять для личного дела».
Для работодателей важно также учесть требования к хранению таких документов. В бумажных личных делах, в частности, хранятся копии военного билета и документов, которые являются основаниями предоставления работнику льгот, а срок хранения личных дел составляет 75 лет. Поэтому, если электронный документ из реестра распечатывают и приобщают к личному делу, его надлежащее удостоверение следует обеспечить сразу.
Еще больше практических советов для правильных решений для работодателя читайте в материалах LIGA360:
"Новый стандарт ДСТУ 4163:2020: изменившийся в оформлении документов";
"Потеря кадровой документации в результате боевых действий: правовые основания и порядок восстановления".
