Для кадровиків це означає, що документи працівника, сформовані в електронних реєстрах і роздруковані для долучення до паперової особової справи, розглядаються як паперові копії. Паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, яка вона набуває юридичної сили лише після засвідчення в установленому порядку.
Якщо Ви не наш клієнт - почніть свою роботу з LIGA360 вже сьогодні - Ligazakon.net
На практиці це стосується, зокрема, витягу з реєстру застрахованих осіб, витягу про місце проживання з Дії та військово-облікового документа з Резерв+, якщо їх роздруківки зберігаються у паперовій особовій справі. На останньому аркуші копії потрібно проставити відмітку «Згідно з оригіналом», зазначити посаду, підпис, власне ім'я та прізвище особи, яка засвідчує копію, і дату. Відмітку розміщують на лицьовому боці останнього аркуша нижче реквізиту «Підпис».
Усі деталі у публікації «Документи працівників з Дії, Резерв+ і реєстру застрахованих осіб: чи треба їх засвідчувати для особової справи».
Для роботодавців важливо також врахувати вимоги до зберігання таких документів. У паперових особових справах, зокрема, зберігаються копії військового квитка та документів, що є підставами для надання працівникові пільг, а строк зберігання особових справ становить 75 років. Тому якщо електронний документ із реєстру роздруковують і долучають до особової справи, його належне засвідчення варто забезпечити одразу.
Ще більше практичних порад для правильних рішень для роботодавця читайте у матеріалах LIGA360:
"Новий стандарт ДСТУ 4163:2020: що змінилося в оформленні документів";
"Втрата кадрової документації внаслідок бойових дій: правові підстави та порядок відновлення".
