Сроки хранения документов
Нормы, касающиеся хранения документов, приведены в ст. 44 НКУ. Так, согласно абз. 1 п. 44.1 НКУ для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и прочих показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, информации, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусматривается законодательством.
Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными абз. 1 п. 44.1 НКУ.
Требования ст. 44 НКУ по учету доходов, расходов и прочих показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, применяются также к нерезидентам, осуществляющим хозяйственную деятельность на территории Украины через постоянное представительство (независимо от наличия у нерезидента зарегистрированного (аккредитованного, легализованного) обособленного подразделения), и к иностранным юридическим лицам, определенным в пп. 133.1.5 НКУ.
Согласно п. 44.3 НКУ налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов и информации, определенных п. 44.1 НКУ, а также документов, связанных с исполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее:
- 2555 дней - для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля в соответствии со ст. ст. 39 и 392 НКУ (пп. 44.3.1 НКУ);
- 1825 дней - для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусматривается законодательством, которые составляются лицами, определенными п. 133.1 НКУ, пп. 133.2.2 НКУ и п. 133.4 НКУ, а также юридическими лицами, избравшими упрощенную систему налогообложения, за исключением документов, к которым применяется более длительный срок хранения в соответствии с пп. 44.3.1 НКУ (пп. 44.3.2 НКУ);
- 1095 дней - для других документов, на которые не распространяются требования пп. пп. 44.3.1 и 44.3.2 НКУ (пп. 44.3.3 НКУ);
- 1095 дней - для документов, связанных с исполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, включая разрешительные документы (пп. 44.3.4 НКУ).
Сроки хранения документов и информации, определенные п. 44.3 НКУ, исчисляются со дня представления налоговой отчетности или другой отчетности, предусмотренной НКУ, для составления которой используются указанные документы и/или информация, а в случае ее непредставления - с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности, а для документов, связанных с исполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, - со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов - со дня окончания срока их действия).
При ликвидации налогоплательщика документы, определенные п. 44.1 НКУ, за период деятельности налогоплательщика не менее чем 1825 дней (2555 дней - для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля согласно ст. ст. 39 и 392 НКУ), предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.
Предусмотренные п. 44.1 НКУ сроки хранения документов и информации продлеваются на период приостановления отсчета срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 НКУ.
Если документы, определенные в п. 44.1 НКУ, связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или разрешения дела судом, но не менее сроков, предусмотренных п. 44.3 НКУ (п. 44.4 НКУ).
Следовательно, в общем случае согласно НКУ срок хранения документов составляет не менее 1095 дней и независимо от того, проводилась за данный период проверка контролирующими органами или нет.
К тому же налоговики в разъяснении из категории 129.02 раздела "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua) отметили, что предусмотренные п. 44.3 НКУ сроки хранения документов и информации продлеваются на период приостановления отсчета срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 НКУ.
При этом согласно п. 6.6 Положения № 88 срок хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской и прочей отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется в соответствии с нормативно-правовым актом по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденным центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства.
Эти вопросы на сегодняшний день регламентирует Перечень № 578/5, в котором для большинства первичных документов предусмотрены другие сроки хранения. И, как отмечалось в письме Государственной архивной службы Украины от 03.07.2013 г. № 01.2/2629, уничтожение неревизированных (непроверенных) финансовых и бухгалтерских документов не допускается.
Налоговики, отвечая на вопрос по сроку хранения первичных документов, ссылаются на указанные нормы п. п. 44.1, 44.3 НКУ. Но при этом контролеры подчеркивают, что отношения, связанные с формированием, учетом, хранением и использованием Национального архивного фонда, и другие основные вопросы архивного дела регламентированы Законом № 3814 (см. разъяснение из категории 129.02 раздела "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua)).
Ссылаются на Перечень № 578/5 налоговики и в ответе на вопрос о сроках хранения архива файлов отчетности по единому взносу на общеобязательное государственное социальное страхование, представленной в электронном виде (см. разъяснение из категории 201.06 раздела "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua)).
К тому же особые сроки хранения первичных документов предусмотрены в НКУ для отдельных лиц, в частности нотариусов (см. разъяснение из категории 129.01 раздела "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua)).
Восстановление документов
В случае потери, повреждения или досрочного уничтожения документов, указанных в п. п. 44.1 и 44.3 НКУ, налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события в письменном виде уведомить (с представлением оформленных согласно законодательству документов, подтверждающих наступление события, приведшего к такой потере, повреждению или досрочному уничтожению документов) контролирующий орган по месту учета в порядке, установленном НКУ для представления налоговой отчетности, и контролирующий орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации, предоставлена авторизация согласно ТКУ или разрешение на применение специальных (в т. ч. транзитных) упрощений (абз. 1 п. 44.5 НКУ).
Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган.
В случае представления налогоплательщиком в порядке и сроки, определенные абз. 1 п. 44.5 НКУ, уведомления и невозможности проведения проверки налогоплательщика в связи с потерей, повреждением или досрочным уничтожением налогоплательщиком документов сроки проведения таких проверок (кроме проверок, определенных ст. 200 НКУ) переносятся до даты восстановления и представления документов к проверке в пределах определенных данным подпунктом сроков, но на срок не более 120 дней.
В случае невосстановления документов, указанных в п. п. 44.1 и 44.3 НКУ, или их повторной потери, повреждения или досрочного уничтожения, произошедших после использования налогоплательщиком права на их восстановление в порядке, предусмотренном п. 44.5 НКУ, считается, что такие документы отсутствовали у такого налогоплательщика на время составления такой отчетности или на время исполнения им требований таможенного, валютного и другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы.
Представление документов в ходе проверки
Положениями п. 44.6 НКУ предусматривается, что в случае если до окончания проверки или в сроки, определенные п. 86.7 НКУ, налогоплательщик не представляет должностным лицам контролирующего органа, которые проводят проверку, документы (независимо от причин такого непредставления, кроме случаев выемки документов или другого изъятия правоохранительными органами), подтверждающие показатели, отраженные таким налогоплательщиком в налоговой отчетности, считается, что такие документы отсутствовали у такого налогоплательщика на время составления такой отчетности.
Если налогоплательщик по окончании проверки и до принятия решения контролирующим органом по результатам такой проверки представляет в порядке п. 86.7 НКУ документы, подтверждающие показатели, отраженные таким налогоплательщиком в налоговой отчетности, не представленные в ходе проверки, такие документы должны быть учтены контролирующим органом при рассмотрении им вопроса о принятии решения.
Вместе с тем в абз. 1 п. 44.7 НКУ предусматривается, что если должностное лицо контролирующего органа, осуществляющего проверку, отказывается по каким-либо причинам от учета документов, представленных налогоплательщиком при проведении проверки, налогоплательщик имеет право до окончания проверки отправить письмо с уведомлением о вручении и с описанием вложенного или представить непосредственно в контролирующий орган, который проводит проверку, копии таких документов (заверенные печатью налогоплательщика (при наличии печати) и подписью налогоплательщика - физического лица или должностного лица налогоплательщика - юридического лица).
В случае если при проведении проверки налогоплательщик представляет документы менее чем за три дня до дня ее завершения или если отправленные в предусмотренном абз. 1 п. 44.7 НКУ порядке документы поступили в контролирующий орган менее чем за три дня до дня завершения проверки, проведение проверки продлевается на срок, определенный ст. 82 НКУ.
В случае если отправленные в предусмотренном абз. 1 п. 44.7 НКУ порядке документы поступили в контролирующий орган после завершения проверки, контролирующий орган вправе не принимать решение по результатам проведенной проверки и назначить внеплановую документальную проверку такого налогоплательщика.
В разъяснении из категории 101.16 раздела "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua) контролеры подчеркнули, что налоговые накладные и расчеты корректировки к налоговым накладным, составленные в электронной форме, должны храниться плательщиками НДС на электронных носителях информации в форме, позволяющей осуществить проверку их целостности на этих носителях.
При проведении проверки плательщики НДС обязаны представить должностным (служебным) лицам контролирующего органа доступ к таким электронным носителям информации, а в случаях, определенных законом, также предоставить копии налоговых накладных и расчетов корректировки к налоговым накладным, заверенные подписью плательщика или его должностным лицом и скрепленные печатью (при наличии).
Об ответственности за несоблюдение сроков хранения документов см. статью "Штрафы за налоговые нарушения в период военного положения: ответственность за нарушение сроков хранения документов".
Также на эту тему читайте статьи:
ПРАВОВОЙ ГЛОССАРИЙ
1. ТКУ - Таможенный кодекс Украины от 13.03.2012 г. № 4495-VI.
2. НКУ - Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
3. Закон № 3814 - Закон Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" от 24.12.93 г. № 3814-XII.
4. Положение № 88 - Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. № 88.
5. Перечень № 578/5 - Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста Украины от 12.04.2012 г. № 578/5.
Автор
Нина Дьяконова
Консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению
____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2023
У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.
LIGA360 имеет ответы на любой вопрос бухгалтера. Более 1200 алгоритмов действий, личные консультации экспертов, новости и аналитика по "горячим" темам. Закажите тестовый доступ по ссылке.
