В Украине продолжается процесс оцифровки бумажных трудовых книжек, составляющий переход к электронному учету трудовой деятельности. Каждый гражданин может самостоятельно проверить, оцифрована ли его трудовая. Пошаговую инструкцию можно найти в статье «Как узнать, оцифрована ли трудовая книжка - ПФУ».
Согласно Закону "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по учету трудовой деятельности работника в электронной форме" от 05.02.2021 г. № 1217-IX, работодатели обязаны представлять в ПФУ сведения о трудовой деятельности работников в виде сканированных копий бумажных трудовых книжек. По Закону на оцифровку трудовых книжек отведено 5 лет, до 10 июня 2026 года.
Приводим алгоритм представления ФЛПом сканированных копий трудовых книжек наемных работников.
Шаг 1. Вход в вебпортал ПФУ
ФЛП следует зайти на официальный сайт ПФУ и нажать кнопку "Вход".
Авторизация осуществляется с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или Действие.
После входа пользователь попадает в личный кабинет, где доступна вкладка "Кабинет страхователя", которая доступна только тем, кто зарегистрирован в ПФУ как работодатель. Именно через нее ФЛП может подавать документы по отношению к своим работникам.
Шаг 2. Переход к услуге по предоставлению сканкопий
В меню нужно выбрать: Электронные услуги / Сведения о трудовой деятельности / Предоставить скан-копии документов.
Здесь открывается форма, в которой необходимо внести данные работника: фамилию, имя, отчество и регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (РНОКПП).
Шаг 3. Загрузка документов
ФЛП добавляет отсканированные копии трудовой книжки работника, а именно страницы, содержащие записи о трудовой деятельности. Файлы должны быть в формате PDF, JPG и достаточного качества для считывания.
Шаг 4. Подпись и отправка
После проверки данных документ подписывается электронной подписью ФЛП и отправляется в ПФУ через вебпортал.
Шаг 5. Контроль результата
Статус обработки поданных документов можно просмотреть в разделе “Входящие/Отправленные документы”.
После проверки информация о трудовой деятельности работника будет внесена в Реестр застрахованных лиц, что гарантирует ее учет при дальнейшем расчете пенсии.
Чиновники ПФУ отметили, что в будущем, после введения механизма автоматического назначения пенсий без обращения лица, все сведения будут браться только из электронных реестров. Если трудовая книжка не будет оцифрована, часть стажа может не учитываться, что повлияет на размер пенсии.
Всем ФЛП рекомендуем не откладывать оцифровку, чтобы гарантировать своим работникам корректный учет трудовой деятельности и избежать проблем в будущем. Вместе с этим советуем прочитать новость «Должен ли работодатель вносить записи в трудовую книжку, которая находится у работника».
Новая LIGA360 - самый эффективный помощник в работе бухгалтера. Всегда держи под рукой аналитику и ответы по бухгалтерскому учету, отчетности, налогам и изменениям военного положения. Только сейчас закажи выгодно на условиях Special program.
