Правила электронного документооборота определяет Закон «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV. Участниками электронного документооборота он определяет автора, подписчика, адресата, посредника и создателя электронной печати (ст.1 Закона № 851-IV).
Законотворцы прописали, что срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного для бумажных аналогов.
При хранении электронных документов обязательно соблюдение следующих требований:
информация должна быть доступна для ее дальнейшего использования;
должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
при наличии должна храниться информация, позволяющая установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправки или получения.
Для сохранения подписей и печатей можно использовать электронные доверительные услуги согласно Закону «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 г. № 2155-VIII.
Напомним, что налогоплательщики ведут учет на основании первоначальных документов, отчетности и реестров. Такие документы необходимо хранить в течение сроков, определенных в п.44.3 НКУ, а именно:
2555 дней - для трансфертного ценообразования, контролируемых иностранных компаний;
1825 дней - для основных налоговых документов;
1095 дней - для других документов и разрешительных актов.
Сроки необходимо считать с момента предоставления отчетности или даты хозяйственной операции.
При ликвидации компании документы передаются в архив. Архивы электронных документов создают и представляют в архивные учреждения Украины и хранят их в таких учреждениях в порядке, определенном законодательством.
Налоговики Главного управления ГНС в Запорожской области отметили, что сроки хранения типовых документов для госорганов, предприятий и организаций определены приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5.
Ответственность за сохранность документов несет руководитель или собственник предприятия (не менее 3 лет) - согласно Закону от 16.07.1999 г. № 996-XIV.
В ГНС также отметили, что документы следует хранить с учетом требований ст. 102 НКУ, если проверка не проводилась более 1095/1825/2555 дней.
Также во время проверки, обжалования или судебного разбирательства документы следует хранить до завершения процесса. Подборка свежих материалов относительно налоговых проверок, которые можно найти в LIGA360, приведена ниже.
Заметьте, что в период карантина (с 18.03.2020 г.) и военного положения сроки давности останавливаются, а сроки хранения документов продлеваются.
С LIGA360 всегда будьте в курсе планов проверок от ГНС, Гоструда и других контролирующих органов. Получайте подробные отчеты и материалы от экспертов, а также актуальную информацию о регуляторных изменениях, новых проверках и правовых требованиях, чтобы эффективно реагировать на потенциальные угрозы и снижать риски. Оцените преимущества LIGA360 прямо сегодня и убедитесь, как она может трансформировать ваш подход к корпоративной безопасности.
