Уничтожение кадровой документации в результате обстрелов, пожаров или других последствий боевых действий стало распространенной проблемой для украинского бизнеса. В то же время, законодательство не устанавливает четкого алгоритма восстановления таких документов. Работодатели же во время военного положения самостоятельно определяют порядок организации кадрового делопроизводства, но обязаны обеспечить достоверный учет трудовой деятельности работников и расходов на оплату труда. Это означает, что даже полная утрата кадрового архива не освобождает предприятие от обязанности подтвердить трудовые отношения и кадровые решения.
Начните свою работу с LIGA360 уже сегодня - Ligazakon.net
Первым шагом после чрезвычайного происшествия должно стать документальное подтверждение факта утраты. Для этого руководителю необходимо обратиться в правоохранительные органы, а в случае пожара получить соответствующие документы от ГСЧС. Затем целесообразно создать внутреннюю комиссию, которая определит перечень уничтоженных документов и разработает план их восстановления. Именно результаты работы такой комиссии станут основой дальнейшего восстановления кадрового и бухгалтерского учета.
Важнейшей задачей работодателя является восстановление базовых кадровых документов: штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, трудовых договоров, приказов о принятии на работу и личных дел работников. Значительную часть необходимой информации сегодня можно получить из электронных источников - налоговой отчетности, данных Пенсионного фонда, электронных трудовых книжек и резервных копий документов. Именно цифровизация кадровых процессов существенно упрощает возобновление деятельности предприятия после потери бумажных архивов.
Все детали в статье «Потеря кадровой документации в результате боевых действий: правовые основания и порядок восстановления».
Для ФЛП и юридических лиц эта ситуация стала еще одним упоминанием о важности создания электронных копий кадровых документов и внедрении электронного документооборота. Наличие резервных архивов позволяет не только быстрее восстановить документы после чрезвычайной ситуации, но избежать споров с работниками, контролирующими органами и судами. В современных условиях цифровое дублирование кадровой документации фактически превращается из рекомендации в один из ключевых элементов безопасности бизнеса.
Еще больше практических советов по правильным решениям читайте в ситуации для бухгалтера «Организационно-распорядительная кадровая документация».
