Знищення кадрової документації внаслідок обстрілів, пожеж або інших наслідків бойових дій стало поширеною проблемою для українського бізнесу. Водночас законодавство не встановлює чіткого алгоритму відновлення таких документів. Натомість роботодавці під час воєнного стану самостійно визначають порядок організації кадрового діловодства, але зобов'язані забезпечити достовірний облік трудової діяльності працівників та витрат на оплату праці. Це означає, що навіть повна втрата кадрового архіву не звільняє підприємство від обов'язку підтвердити трудові відносини та кадрові рішення.
Почніть свою роботу з LIGA360 вже сьогодні - Ligazakon.net
Першим кроком після надзвичайної події має стати документальне підтвердження факту втрати. Для цього керівнику необхідно звернутися до правоохоронних органів, а у випадку пожежі - отримати відповідні документи від ДСНС. Після цього доцільно створити внутрішню комісію, яка визначить перелік знищених документів і розробить план їх відновлення. Саме результати роботи такої комісії стануть основою для подальшого відновлення кадрового та бухгалтерського обліку.
Найважливішим завданням для роботодавця є відновлення базових кадрових документів: штатного розпису, правил внутрішнього трудового розпорядку, трудових договорів, наказів про прийняття на роботу та особових справ працівників. Значну частину необхідної інформації сьогодні можна отримати з електронних джерел - податкової звітності, даних Пенсійного фонду, електронних трудових книжок та резервних копій документів. Саме цифровізація кадрових процесів суттєво спрощує відновлення діяльності підприємства після втрати паперових архівів.
Усі деталі у статті «Втрата кадрової документації внаслідок бойових дій: правові підстави та порядок відновлення».
Для ФОП та юридичних осіб ця ситуація стала ще одним нагадуванням про важливість створення електронних копій кадрових документів і впровадження електронного документообігу. Наявність резервних архівів дозволяє не лише швидше поновити документи після надзвичайної ситуації, а й уникнути спорів із працівниками, контролюючими органами та судами. У сучасних умовах цифрове дублювання кадрової документації фактично перетворюється з рекомендації на один із ключових елементів безпеки бізнесу.
Ще більше практичних порад для правильних рішень читайте у ситуації для бухгалтера «Організаційно-розпорядча кадрова документація».
