Укргосреестр отметил, что законодательством в сфере госрегистрации прав на недвижимость установлена необходимость представления копий необходимых документов, заверенных в установленном порядке.
Законодательство определяет следующие механизмы заверения копий документов.
1. Нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправления для удостоверения подлинности подписи гражданина на оригинале документа (Закон о нотариате).
2. Руководителем органа исполнительной власти для подтверждения копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств об образования и т. д.) (Типовая инструкция по делопроизводству в органах власти.)
Надпись об удостоверении документа состоит из слов о соответствии оригиналу, наименования должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его инициалов и фамилии, даты заверения копии и скрепляется печатью с наименованием учреждения (без герба) или ее структурного подразделения (службы делопроизводства, кадров, бухгалтерии и т.д.).
3. Руководителем предприятия, учреждения, организации для удостоверения документа. (Национальный стандарт «Требования к оформлению документов» ДСТУ 4163-2003).
Так заверять документы следует с указанием названия должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его инициалов и фамилии, с отметкой о соответствии оригиналу, заверенной печатью, датой заверения копии.
4. Законодательство не содержит требований в случае, когда физическим лицом осуществляется заверение копии документа, касающегося этого лица. Поэтому, исходя из общих положений относительно засвидетельствования копий документов, на таких копиях проставляется личная подпись лица, удостоверяющего копию, его инициалы и фамилия, с отметкой о соответствии оригиналу, дата заверения копии.
Таким образом, для целей проведения госрегистрации прав на недвижимость подходят копии документов, заверенные как нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправления, так и уполномоченным лицом органа государственной власти, предприятия, учреждения, организации (для юридических лиц) или физическим лицом (для физических лиц), предоставляющих такой документ (письмо от 07.02.2013 г. № 43-06-15-13).
