Укргосреестр відмітив, що законодавством у сфері держреєстрації прав на нерухомість встановлена необхідність представлення копій необхідних документів, завірених в установленому порядку.
Законодавство визначає наступні механізми завірення копій документів.
1. Нотаріусом або посадовцем органу місцевого самоврядування для посвідчення достовірності підпису громадянина на оригіналі документу (Закон про нотаріат).
2. Керівником органу виконавчої влади для підтвердження копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідчень об утворення і т. д.) (Типова інструкція по діловодству в органах влади.)
Напис про посвідчення документу складається із слів про відповідність оригіналу, найменування посади, особистому підпису особи, що засвідчує копію, його ініціалів і прізвища, дати завірення копії і скріплюється друком з найменуванням установи (без герба) або її структурного підрозділу (служби діловодства, кадрів, бухгалтерії і так далі).
3. Керівником підприємства, установи, організації для посвідчення документу. (Національний стандарт "Вимоги до оформлення документів" ДСТУ 4163-2003).
Так завіряти документи слід з вказівкою назви посаді, особистому підпису особи, що засвідчує копію, його ініціалів і прізвища, з відміткою про відповідність оригіналу, завіреним друком, датою завірення копії.
4. Законодавство не містить вимог у разі, коли фізичною особою здійснюється завірення копії документу, цієї особи, що стосується. Тому, виходячи із загальних станів відносно засвідчення копій документів, на таких копіях проставляється особистий підпис особи, що засвідчує копію, його ініціали і прізвище, з відміткою про відповідність оригіналу, дата завірення копії.
Таким чином, для цілей проведення держреєстрації прав на нерухомість підходять копії документів, завірені як нотаріусом або посадовцем органу місцевого самоврядування, так і уповноваженим обличчям органу державної влади, підприємства, установи, організації (для юридичних осіб) або фізичною особою (для фізичних осіб), що надають такий документ (лист від 07.02.2013 р. № 43-06-15-13).
