ГСЗПД відмітила, що іменована сукупність впорядкованих персональних даних в електронній формі і у формі картотек персональних даних, відносно якої здійснюється дія або сукупність дій, пов'язаних зі збором, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптацією, зміною, відновленням, використанням і розширенням (поширенням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичних осіб (контрагентах, працівниках, клієнтах і т. п.), може складати одну базу персональних даних або декілька баз персональних даних залежно від мети такої обробки, категорій персональних даних і суб'єктів, чиї персональні дані обробляються.
Проте власник бази персональних даних самостійно приймає рішення про те, чи являється та або інша сукупність персональних даних фізичних осіб, яка перебуває у його володінні, базою персональних даних.
Усі бази персональних даних підлягають держреєстрації.
У випадку якщо власником бази персональних даних не здійснюється обробка відомостей про інших фізичних осіб (контрагентах, працівниках, клієнтах і т. п.), у нього відсутня база персональних даних.
У такому разі подавати заяву про реєстрацію бази персональних даних, у тому числі надавати зведення про власника бази персональних даних, який не здійснює обробку персональних даних інших фізичних осіб, Законом не вимагається (лист від 20.08.2012 р. № 10/3905-12).
