24 марта 2022 вступил в силу Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 г. № 2136-ІХ (далее – Закон № 2136-ІХ), которым, в частности, урегулированы особенности организации кадрового делопроизводства и архивного хранения кадровых документов у работодателя в условиях военного положения.
Так, ст. 7 Закона № 2136-ІХ предусмотрено, что в период действия военного положения порядок организации кадрового делопроизводства и архивного хранения кадровых документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно, при условии обеспечения ведения достоверного:
- учета выполняемой работником работы;
- учета расходов на оплату труда.
В своих комментариях к указанному Закону Министерство экономики Украины обратило внимание на следующие аспекты ведения кадрового делопроизводства в период действия военного положения:
- Работодатель самостоятельно определяет порядок работы кадровых служб на предприятии, а также перечень кадровых документов, которые будут вестись в период военного положения.
- Для обеспечения соблюдения прав работников обязательным остается требование к работодателю по поводу ведения достоверного учета выполненной работником работы и затрат на оплату труда.
Следует отметить, что перечень кадровых документов не является исчерпывающим. При таких обстоятельствах, в условиях военного положения следует сосредоточить внимание на сохранении и продолжении ведения обязательных кадровых документов, в частности:
1) штатное расписание;
2) правила внутреннего трудового распорядка;
3) табель учета рабочего времени;
4) приказы по кадровым вопросам (по личному составу);
5) личные карточки работников по форме П-2;
6) трудовые книги работников и Книга (журнал) учета движения трудовых книжек;
7) график отпусков;
8) трудовые соглашения (контракты);
9) должностные (рабочие) инструкции работников.
Кроме того, желательно поручить кадровой службе создавать цифровые копии указанных выше документов.
Созданные цифровые копии целесообразно разместить на нескольких носителях в разных регионах (жесткие диски компьютеров, флэш-накопители, внешние жесткие диски, карты памяти), сохранить в облачных хранилищах (Гугл диск, файлообменники и т.д.). Это обезопасит от потери таких документов в случае физического уничтожения одного из носителей.
Как организовать ведение кадрового делопроизводства в условиях военного положения?
Учитывая, что законодатель отдал на откуп работодателю вопросы организации работы кадровых служб на предприятии, при таких обстоятельствах наиболее целесообразно утверждение локального нормативно-правового акта, которым нормируется ведение делопроизводства в условиях военного положения.
В локальном акте следует указать, какие документы вести обязательно, а ведение каких приостанавливается на период действия военного положения (активных боевых действий). В частности, подождать могут личные карточки № П-2, личные дела, служебные (докладные) записки, акты, журналы регистрации и т.п. Также может быть определен порядок коммуникации работников с работодателем в части предоставления заявлений работодателю, ознакомления с приказами работников и порядке выдачи работникам трудовых книжек при увольнении.
Как обеспечить коммуникацию с работником (предоставление заявлений работодателю, ознакомление с приказами работников)?
В условиях военного положения и активных боевых действий в некоторых регионах у работодателя отсутствует возможность лично вручить работнику или получить от работника документы, связанные с трудовыми отношениями.
В таких случаях советуем максимально перевести коммуникацию с работником в цифровой формат. В частности, посредством сообщений друг другу в электронной форме с использованием технических средств электронных коммуникаций (электронная почта, системы обмена мгновенными сообщениями).
Одновременно, чтобы указанные сообщения получили статус официального документа, следует скреплять их электронной цифровой подписью (при наличии) и получить предварительное согласие работника/работодателя на обмен официальными документами средствами электронной связи.
В противном случае при отсутствии предварительного согласия сторон трудовых правоотношений на обмен официальными документами средствами электронной связи такие документы должны подаваться в бумажной форме с оригинальной подписью автора документа, поскольку направление заявления средствами электронной связи не дает возможности другой стороне установить настоящее волеизъявление заявителя.
К таким выводам пришел ВС/КГС в постановлении от 03.12.2018 г. по делу № 686/21222/16-ц.
Таким образом, направление электронного письма не освобождает от необходимости вручить бумажную копию документа при первой возможности (личная встреча с работником, восстановление почтовой связи на соответствующей территории).
В контексте указанного вопроса следует также обратить внимание на позицию специалистов Министерства экономики Украины. Предоставляя разъяснения относительно приостановления трудового договора, последние отмечали, что с целью устранения правовой неопределенности, сторонам рекомендовано уведомлять друг друга о приостановлении трудового договора в письменном виде или в электронной форме с использованием технических средств коммуникаций.
Как выдать трудовую книжку работнику при увольнении
Следует обратить внимание на положения Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников. В частности, п. 4.2 указанной Инструкции предусмотрено, что в случае, если работник отсутствует на работе в день увольнения, то владелец или уполномоченный им орган в этот день присылает ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.
Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.
Иного порядка возвращения трудовой книги законодательство не содержит, одновременно, наряду с направлением соответствующего сообщения по почте, возможно продублировать соответствующее уведомление известными средствами электронной связи с работником.
Андрей Петришак,
адвокат, старший юрист АО «КПД Консалтинг»
Кирилл Казак,
адвокат, партнер АО «КПД Консалтинг»
Поддерживаем украинский бизнес в военное время! LIGA360 продолжает предоставлять полезную информацию и аналитику. Действуют особые условия. Подробности по ссылке.
