Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении – 2020

Все работники предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также работающие по трудовому договору у физлиц, имеют право на отпуск, которое закреплено в Законе Украины "Об отпусках" от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР (далее - Закон об отпусках) и КЗоТ. Продолжительность всех видов отпусков вычисляют в календарных днях и отсчет стартует с первого дня работы. Поэтому ежегодно в работника набегает стаж работы, дающий право на отпуск, а значит и календарных дня (далее - к.дн) отпуска, которые тот может взять по правилам, определенным законодательством. Но, несмотря на то, что ежегодно работодатели и работники в графике отпусков согласовывают его даты и продолжительность, жизнь и рабочий процесс вносят свои коррективы. Поэтому у большинства работников всегда остаются неиспользованные дни отпуска, которые стоит компенсировать деньгами в случае увольнения работника. Именно об этом и подробно расскажем.

Когда выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск

На этот вопрос отвечает ст. 24 Закона об отпусках, в которой изложены четыре таких случая:

1. При увольнении работника ему выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка - лицо с инвалидностью с детства подгруппы А I группы (далее - дополнительный отпуск на детей).
2. При переводе работника на работу на другое предприятие денежная компенсация за не использованные им дни ежегодных отпусков по его желанию должна быть перечислена на счет предприятия, на которое перешел работник.
3. По желанию работника часть ежегодного отпуска могут заменить денежной компенсацией. Обязательное условие - продолжительность предоставленного работнику ежегодного и дополнительных отпусков не должна быть менее 24 календарных дней.
4. В случае смерти работника денежная компенсация за неиспользованные им дни ежегодных отпусков, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка - лицо с инвалидностью с детства подгруппы А I группы, выплачивают наследникам.

Кому и какие виды отпусков не компенсируют при увольнении

Во-первых, лицам до 18 лет замена всех видов отпусков денежной компенсацией не допускается (ч. 5 ст. 24 Закона об отпусках).

Во-вторых, компенсацию при увольнении не выплатят за неиспользованные:

• дополнительные отпуска в связи с обучением;
• творческие отпуска;
• отпуска для подготовки и участия в соревнованиях;
• чернобыльские отпуска;
• дополнительные отпуска участникам боевых действий.

Как рассчитывают количество дней неиспользованного отпуска, за которые выплачивают денежную компенсацию при увольнении

Алгоритм подсчета зависит от вида отпуска. А их по сути два: или ежегодный (основной или дополнительный) или дополнительный отпуск на детей. Однако учитывайте, что по каждому виду отпусков, подлежащих компенсации при увольнении, расчет неиспользованных дней производится отдельно (см. письмо Минсоцполитики от 24.06.2011 г. № 208/13/116-11).

Ежегодные отпуска.

Для начала скажем, что исчисления ведутся за каждый отработанный рабочий год. Ведь именно за него работник должен воспользоваться ежегодным отпуском полной продолжительности, которая для него установлена ​​законодательством. Стаж для их предоставления считаем за правила ст. 9 Закона об отпусках.

Шаг 1. Считаем в календарных днях стаж, дающий право на ежегодный отпуск за последний отработанный год (отсчет стартует ежегодно с даты принятия на работу и заканчивается днем ​​увольнения).

Учитываем, что праздничные и нерабочие дни (приведены в ст. 73 КЗоТ) при определении длительности ежегодных отпусков и дополнительного отпуска на детей, не учитывают.

Например, если работник принят на работу 02.01.2018 г., а увольняется он 20.02.2020 г., то за последний рабочий год стаж работы, дающий право на ежегодный основной отпуск, считаем с 02.01.2020 г. до даты увольнения - 20.02 .2020 г. Тогда он составит:

(30 к.дн - 1 праздн. дн) + 20 к.дн = 49 к.дн.

Шаг 2. В зависимости от категории к которой относят работника, выбираем продолжительность его ежегодного основного или дополнительного отпуска. Как правило, подавляющее большинство работников имеет право на ежегодный основной отпуск 24 к.дн.

Шаг 3. Рассчитываем количество к.дн отпуска, которые пришлись на последний отработанный год (для тех, кто работает меньше года, вычисления сразу ведут с даты принятия до даты увольнения) по формуле:

продолжительность ежегодного отпуска к.дн : 354 (355 если "високосный" год) к.дн. × стаж работы за последний рабочий год к.дн. = кол-во неиспользованных к.дн ежегодного отпуска

Учитывайте, что полученный результат округляем до целого числа по математическим правилам.

Например: 24 к.дн: 354 к.дн. х 189 к.дн = 13 к.дн (с округлением).

Шаг 4. Чтобы получить количество дней неиспользованного отпуска, за которую платим денежную компенсацию, надо от получено в шаге 3 результата вычесть количество уже использованных к.дн ежегодного отпуска за последний год и добавить количество к.дн неиспользованного ежегодного отпуска, которые остались за предыдущие рабочие года.

Данные о предоставленных за все рабочие годы отпуска берем из раздела V "Отпуска" Личной карточки работника (форма № П-2).

Например, за последний отработанный год с 17.04.2019 г. по 14.03.2020 г. работник по подсчетам имеет право на 22 к.дн ежегодного основного отпуска, из которых 14 к.дн он уже использовал, а за отработанный год с 17.04.2018 г. (дата приеме на работу)по 17.04.2019 г. он использовал 21 к.дн. с 24 к.дн ежегодного основного отпуска.

В результате количество к.дн. неиспользованного ежегодного основного отпуска, за которые надо выплаты денежной компенсации при увольнении, составляет:

(22 к.дн - 14 к.дн) + (24 к.дн. - 21 к.дн) = 11 к.дн.

Дополнительные отпуска на детей.

По общему правилу предоставляют продолжительностью 10 к.дн. без учета праздничных и нерабочих дней, определенных ст. 73 КЗоТ. Продолжительность такого дополнительного отпуска и список категории женщин, которые имеют детей или лиц, которые воспитывают детей, и имеют на него право, приведен в ст. 19 Закона об отпусках. На этом мы не останавливаемся. Ведь в контексте выплаты компенсации за неиспользованный отпуск важны прежде всего продолжительность и порядок предоставления такого отпуска.

Во-первых, дополнительный отпуск на детей предоставляют за календарный год, а не рабочий год и независимо от накопленного стажа работы, как это работает с ежегодными отпусками.

Во-вторых, на такой вид отпуска полной продолжительности лицо приобретает право в любое время в течение года независимо от отработанного в этом году времени и даты рождения ребенка (или достижения им 14-летнего возраста). Главное - это возникновение в году основания для его предоставления: рождение второго ребенка, усыновления ребенка, получение ребенком инвалидности и т.д.

Однако, если женщина после рождения второго ребенка не приступала к выполнению своих трудовых обязанностей по должности и не отработала ни одного рабочего дня, то права на дополнительный отпуск на детей она еще не приобретает (см. письмо от 26.03.2018 г. № 480/0/101-18/284).

В-третьих, дополнительный отпуск на детей не разделяют на части, ведь в этого Закон об отпусках не предусматривает.

В-четвертых, учитывая то, что предоставление такого отпуска привязано к календарному году, то работница не может воспользоваться в одном году дважды дополнительным отпуском на детей по разным местам работы. Если женщина уволилась с предыдущего места работы в текущем году и воспользовалась в этом году правом на дополнительный отпуск на детей, или ей выплатили за этот отпуск денежную компенсацию, тогда на новом месте работы этого же года денежная компенсация при увольнении уже не будет выплачиваться. Для этого по мнению Минсоцполитики, на новое место работы, работница должна предоставить справку с предыдущего места работы о том, что она не воспользовалась таким отпуском в текущем года и/или не получала за него денежную компенсацию (см. письмо от 31.07.2014 г. № 292/13/133-14).

Поэтому, как видим, работодатель ежегодно должен вести учет такого рода отпусков и их использование в соответствующем календарном году. Следует учитывать, что работник может уйти в дополнительный отпуск на детей, не использованный в течение предыдущего календарного года, в следующем календарном году. Законодательством не предусмотрен срок давности, после которого теряется право на дополнительный социальный отпуск (см. письмо Минтруда от 19.02.2010 г. № 48/13/116-10).

Поэтому подсчитать количество неиспользованных дней дополнительного отпуска на детей проще. Нужно суммировать продолжительность такого отпуска за каждый календарный год, в котором работник имеет на него право, но не воспользовался им.

Например, у работницы родился второй ребенок 12.03.2016 г., а с декретного отпуска она вышла на работу с 04.09.2017 г. При этом она воспользовалась таким отпуском в 2017 и 2018 годах. Работница увольняется 23.03.2020 г. В таком случае надо суммировать неиспользованные дополнительные отпуска за 2019 год и 2020 год. В сумме: 10 к.дн + 10 к.дн = 20 к.дн.

Как определяют сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Следует руководствоваться положениями Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением КМУ от 08.02.1995 р. № 100 (далее - Порядок № 100).

Для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска берем заработок за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу выплаты такой компенсации. Если же работник отработал меньше года, тогда для расчета компенсации берут выплаты за фактическое время работы: с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором выплачивают компенсацию (абз. 2 п. 2 Порядка № 100).

Кроме того, из расчетного периода исключают время, в течение которого работники согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялся заработок или сохранялся частично, а также праздничные и нерабочие дни. Сюда попадают отпуска без сохранения зарплаты, отпуск по уходу за ребенком до 3 лет (или 6 лет, если это предусмотрено медицинским заключением).

Выплаты, которые включаются в расчет средней зарплаты, указаны в п. 3 Порядка № 100, а те, которые исключают - в его п. 4. Также учитываем, что при исчислении средней зарплаты для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска также к заработку включают выплаты за время, в течение которого работнику сохраняется средний заработок (за время предыдущего ежегодного отпуска, выполнения государственных и общественных обязанностей, служебной командировки и т.д.), и пособие по временной нетрудоспособности.

Среднедневной заработок исчисляем, разделив суммарный заработок на соответствующее количество календарных дней за последние перед предоставлением отпуска 12 месяцев или за меньший фактически отработанный период, на соответствующее количество календарных дней года или меньшего отработанного периода (за исключением праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством, и тех периодов, которые исключаются из расчета).

Полученный результат умножается на число календарных дней неиспользованных ежегодных отпусков, а также дополнительных отпусков на детей, если на такие есть право у работников.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении на примерах

Все указанные правила и шаги для исчисления компенсации за неиспользованные отпуска рассмотрим на практических ситуациях, что позволит понять алгоритм расчета суммы компенсации.

Ситуация 1. Работник принят на работу 05.06.2017 г., он увольняется 01.04.2020 г. За время работы от использовал полностью ежегодные основные отпуска за 2017-2018 и 2018-2019 рабочие года, а за 2019-2020 рабочий год только 14 к .дн. Работник имеет право на ежегодный основной отпуск 24 к.дн. Его должностной оклад за последние 12 месяцев составляет 8000 грн, сумма отпускных в августе 2019 года - 3796,60 грн, начисленная в августе зарплата - 4 571,42 грн.

Для вычисления компенсацию за неиспользованный ежегодный основной отпуск расчетный период берут с апреля 2019 года по март 2020 года (включительно).

Сначала считаем сколько к.дн неиспользованного отпуска надо компенсировать работнику при увольнении.

1. Находим стаж в к.дн, который дает право на ежегодный основной отпуск за последний рабочий год (с 05.05.2019 г. по 01.04.2020 г., за исключением праздничных и нерабочих дней):
   26 к.дн + 28 к.дн + 31 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн + 29 к.дн + 29 к.дн + 30 к.дн + 1 к.дн = 324 к.дн.
2. Выбираем продолжительность ежегодного отпуска на которую имеет право работник, у нас это основной - 24 к.дн
3. Считаем количество дней ежегодного основного отпуска, на которую имеет право работник за последний рабочий год по дату своего увольнения:
   24 к.дн: 355 к.дн х 324 к.дн = 22 к.дн.
4. Определяем количество неиспользованных к.дн ежегодного основного отпуска, за который надо выплатить компенсацию:
   22 к.дн. - 14 к.дн = 8 к.дн.

Далее считаем сумму компенсации за неиспользованный ежегодный основной отпуск при увольнении.

1. Находим суммарный заработок за расчетный период апрель 2019 года - март 2020 года:
   8000 грн х 11 мес. + 3796,60 грн + 4571,42 грн = 96 368,02 грн.
2. Определяем среднедневную зарплату:
   96 368,02 грн: 355 к.дн. = 271,46 грн.
3. Вычисляем сумму компенсации за неиспользованные 8 к.дн. ежегодного основного отпуска:
   271,46 грн х 8 к.дн = 2 171,68 грн.

Ситуация 2. Работница, имеет двоих детей, принятая на работу 02.09.2019 г., а увольняется 30.03.2020 г. Ее должностной оклад составляет 7000 грн. Она имеет право на ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 к.дн и дополнительный отпуск на детей - 10к.дн. За время работы отпусками не воспользовалась.

Для компенсации за неиспользованный ежегодный основной отпуск расчетный период берем расчетный период сентябрь 2019 года - февраль 2020 года.

Сначала считаем сколько к.дн неиспользованного отпуска надо компенсировать работнице при увольнении.

1. Находим стаж в к.дн, который дает право на ежегодный основной отпуск за отработанное время с 02.09.2019 г. по 30.03.2020 г. (включительно), исключив праздничные и нерабочие дни:
   29 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн + 29 к.дн + 29 к.дн + 29 к.дн = 206 к.дн.
2. Выбираем продолжительность ежегодного отпуска на которую имеет право работник, у нас это основная - 24 к.дн, а также учитываем, что за 2019 год и 2020 год работница имеет право на дополнительный отпуск на детей продолжительностью 10 к.дн.
3. Считаем количество дней ежегодного основного отпуска, на которую имеет право работник за последний рабочий год по дату своего увольнения:
   24 к.дн: 355 к.дн х 206 к.дн = 14 к.дн.
4. Определяем количество неиспользованных к.дн ежегодного основного отпуска и добавляем к ним неиспользованные дополнительные отпуска на детей, за которые надо выплатить компенсацию:
   14 к.дн. + 10 к.дн + 10 к.дн = 34 к.дн.

Далее считаем сумму компенсации за неиспользованный ежегодный основной отпуск при увольнении.

1. Находим суммарный заработок за расчетный период сентябрь 2019 года - февраль 2020 года:
   7000 грн х 6 мес. = 42000 грн.
2. Подитожим количество к.дн в расчетном периоде:
   30 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн + 29 к.дн + 29 к.дн = 178 к.дн.
3. Определяем среднедневную зарплату:
   42000 грн: 178 к.дн. = 235,96 грн.
4. Вычисляем сумму компенсации за неиспользованные 8 к.дн. ежегодного основного отпуска:
   235,96 грн х 34 к.дн = 8 022,64 грн.

Ситуация 3. Работник принят на работу 17.02.2020 г., а 27.03.2020 г. он увольняется. Должностной оклад у него 9000 грн. Имеет право на ежегодный основной отпуск 24 к.дн.

Учитывая, что у работника нет ни одного полного отработанного месяца (с первого по первое число), предшествующих его увольнению, тогда компенсацию за неиспользованный отпуск вычисляем исходя из должностного (месячного) оклада (тарифной ставки), установленного на момент ее начисления (абз. 3 п. 4 Порядка № 100).

Однако для начала считаем сколько к.дн неиспользованного отпуска надо компенсировать работнику при увольнении. Здесь все упростим до двух шагов.

1. Находим стаж в к.дн, который дает право на ежегодный основной отпуск за отработанное время с 17.02.2020 г. по 27.03.2020 г. (включительно), исключив праздничные и нерабочие дни: 13 к.дн + 26 к.дн = 39 к.дн.
2. Считаем количество дней ежегодного основного отпуска, на который имеет право работник за такой короткий отработанное время: 24 к.дн: 355 к.дн х 39 к.дн = 3 к.дн.

Уже привычно считаем сумму компенсации за неиспользованный ежегодный основной отпуск при увольнении.

1. Находим суммарный заработок, который определяем для такой ситуации умножив должностной оклад на 12 месяцев:
   9000 грн х 12 мес. = 108000 грн.
2. Определяем среднедневную зарплату, учитывая что здесь берем 12 месячный расчетный период:
   108000 грн: 355 к.дн. = 304,23 грн.
3. Вычисляем сумму компенсации за неиспользованные 3 к.дн. ежегодного основного отпуска:
   304,23 грн х 3 к.дн = 912,69 грн.

Как облагать выплату компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Суммы денежных компенсаций в случае неиспользования ежегодных (основного и дополнительных) отпусков и дополнительных отпусков работникам, имеющим детей, в размерах, предусмотренных законодательством, относятся к выплатам за неотработанное рабочее время и включают в фонд дополнительной заработной платы (пп. 2.2.12 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5). А на сумму дополнительной зарплаты начисляют ЕСВ, ведь она попадает в базы его начисления (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ).

Поэтому в общем случае компенсация за неиспользованный отпуск-объект начисления ЕСВ. Однако это не касается сумм, начисленных после увольнения и которые являются выплатами за неотработанное время. Они не являются объектом для начисления ЕСВ. Поэтому на сумму компенсации за неиспользованный отпуск, выплаченную уже после увольнения, ЕСВ не начисляется (см. ИНК ГФС от 29.11.2018 г. № 5003/6/99-99-13-02-03-15/ІПК; ИНК ОфисаКНП ГФС от 15.02.2019 г. № 557/ІПК/28-10-27-01-11).

Что касается НДФЛ, то к налогооблагаемому доходу с учетом пп. 164.2.1 НКУ принадлежит зарплата, начисленная (выплаченная) налогоплательщику в соответствии с условиями трудового договора (контракта). Сумма компенсации за отпуск при увольнении относится к зарплатным выплатам, поэтому с нее удерживают НДФЛ. Это же касается и военного сбора.

Какая ответственность за невыплату компенсации при увольнении

При увольнении выплачивают все суммы, причитающиеся работнику от работодателя, в день увольнения. Если работник в день увольнения не работал, то указанные суммы выплачивают не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. О начисленных суммах, причитающихся работнику при увольнении, работодатель должен письменно уведомить работника перед выплатой указанных сумм.

Таковы требования ст. 116 КЗоТ и они полностью применяются к выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Если этого не соблюсти, то инспекторы труда вполне могут наложить админштраф на должностных лиц согласно ст. 41 КоАП в размере от 510 до 1700 грн и штраф на работодателя согласно абз. 4 ст. 265 КЗоТ в размере 3 минимальных зарплат, если задержана выплата суммы компенсации за отпуск больше чем на месяц. Когда же ее выплатили в течение месяца со дня увольнения, тогда обойдутся минимальным штрафом в размере 1 минимальной заплаты (абз. 9 ст. 265 КЗоТ).

Николай Кирильчук,

ведущий бухгалтер-эксперт портала "Бухгалтер.UA"

В случае увольнения работников каждый работодатель предстает перед задачей провести окончательный расчет с работниками, в который входит выплата компенсации за неиспользованный отпуск. Какие же здесь возникают самые распространенные вопросы: