Когда отражать расходы по запоздалым первичным документам

На дату составления финотчетности еще нет первичных документов от контрагентов, подтверждающих осуществление хозоперации.
Как отражать расходы: в периоде их возникновения, но без наличия еще первичных документов (будут получены позже), или в периоде, когда будут получены первичные документы?

ОТВЕТ: Однозначно, что операция должна быть отражена в период осуществления, а не получения первичного документа.

Расходы, по которым на момент составления финансовой отчетности не получены первичные документы от контрагентов, признаются в периоде получения дохода, для получения которого они осуществлены, или их фактического возникновения, если расходы невозможно прямо связать с доходом. Вместе с тем достаточным до момента получения первичных документов от контрагента является применение первичных документов, созданных предприятием самостоятельно в произвольной форме с соблюдением требований Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее - Закон о бухучете) относительно обязательных реквизитов первичного документа.

При получении первичных документов после составления и утверждения финансовой отчетности фактическая сумма расходов, указанная в таких документах, может отличаться от расчетной суммы, которая предварительно признана в периоде их возникновения. Указанные расхождения не являются основанием для корректировки предварительно признанной суммы расходов, кроме случая, когда данная разница является ошибкой и существенно влияет на финансовую отчетность предыдущих отчетных периодов. Об этом упоминает Минфин в письме от 22.04.2016 г. № 31-11410-06-5/11705.

Да и налоговики утверждают, что отражать расходы в периоде получения документов на них, а не их осуществления, является ошибкой (письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 20.11.2015 г. № 17816/10/26-15-15-03-11).

Поясним.

Один из принципов бухучета - начисление и соответствие доходов и расходов. То есть для определения финансового результата отчетного периода необходимо сравнить доходы отчетного периода с расходами, которые были проведены для получения данных доходов. В свою очередь, доходы и расходы отражаются в бухучете и финотчетности в момент их возникновения, независимо от даты поступления или уплаты денежных средств (ст. 4 Закона о бухучете).

Следовательно, чтобы его не нарушить, расходы должны быть отражены именно в периоде, когда они были осуществлены, а не когда получен первичный документ. К тому же согласно ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

Минфин четко отмечает, что «признание расходов в бухгалтерском учете и их отражение в финансовой отчетности не зависят от периода получения первичных документов от контрагентов».

Таким образом:

· если расходы можно прямо связать с получением дохода - их отражают в периоде отражения данного дохода;

· если расходы нельзя связать с доходом определенного периода - их отражают в период осуществления (понесения).

Однако, пока нет первичного документа от контрагента, стоит определиться с суммой расходов и документом, на основании которого их отразить в правильном периоде.

Касательно суммы расходов. Бесспорно, должна быть достоверная оценка. Под достоверной оценкой суммы расходов следует подразумевать максимально точную, объективную расчетную сумму расходов. Расчетная сумма расходов должна основываться на актуальной, доступной и надежной информации. Это может быть статистическая информация по предприятию за предыдущие периоды, условия договоров и др. Методику определения сумм предприятие устанавливает самостоятельно и прописывает в приказе об учетной политике.

В свою очередь, Минфин в письме от 22.04.2016 г. № 31-11410-06-5/11705 отмечает:

«При этом предприятия могут классифицировать расходы по группам (например, коммунальные расходы, расходы на связь и т.п.) и определять методику оценки для каждого вида расходов или для каждой группы расходов отдельно. Данная методика может применяться для отражения в бухгалтерском учете и финансовой отчетности расходов на постоянной основе. Но при необходимости (например, в случае изменения условий начисления расходов) предприятия могут вносить в эту методику изменения».

Например, счет за коммунальные услуги еще не получен до даты составления финотчетности. Однако, учитывая статистику по предприятию, за предыдущие периоды сумма расходов на коммунальные услуги в месяц составляет 6000 грн. Таким образом, можно достоверно оценить сумму расходов, хотя первичного документа от компании - поставщика услуг еще нет.