Коли відображати витрати за запізнілими первинними документами

На дату складання фінзвітності ще немає первинних документів від контрагентів, які підтверджували б здійснення госпоперації.
Як відображати витрати: у періоді їх понесення, але без наявності ще первинних документів (будуть отримані пізніше), чи в періоді, коли будуть отримані первинні документи?

ВІДПОВІДЬ: Однозначно, що операція має бути відображена в періоді здійснення, а не отримання первинного документа.

Витрати, щодо яких на момент складання фінансової звітності не отримано первинних документів від контрагентів, визнаються в періоді отримання доходу, для одержання якого вони здійснені, або їх фактичного понесення, якщо витрати неможливо прямо пов'язати з доходом. Водночас достатнім до моменту отримання первинних документів від контрагента є застосування первинних документів, створених підприємством самостійно в довільній формі з дотриманням вимог Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі - Закон про бухоблік) щодо обов'язкових реквізитів первинного документа.

Під час отримання первинних документів після складання та затвердження фінансової звітності фактична сума витрат, зазначена в таких документах, може відрізнятися від розрахункової суми, попередньо визнаної в періоді їх виникнення. Указані розбіжності не є підставою для коригування попередньо визнаної суми витрат, окрім випадку, коли така різниця є помилкою й істотно впливає на фінансову звітність попередніх звітних періодів. Про це зазначає Мінфін у листі від 22.04.2016 р. № 31-11410-06-5/11705.

Та й податківці стверджують, що відображати витрати в періоді отримання документів на них, а не їх здійснення, - помилка (лист ГУ ДФС у м. Києві від 20.11.2015 р. № 17816/10/26-15-15-03-11).

Пояснімо.

Один із принципів бухобліку - нарахування та відповідність доходів і витрат. Тобто для визначення фінансового результату звітного періоду необхідно порівняти доходи звітного періоду з витратами, що були здійснені для отримання цих доходів. Своєю чергою, доходи й витрати відображаються в бухобліку та фінзвітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження чи сплати грошових коштів (ст. 4 Закону про бухоблік).

Тож, аби його не порушити, витрати мають бути відображені саме в періоді, коли вони були здійснені, а не коли отриманий первинний документ. До того ж згідно із ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені.

Мінфін чітко говорить, що «визнання витрат у бухгалтерському обліку та їх відображення у фінансовій звітності не залежать від періоду отримання первинних документів від контрагентів».

Таким чином:

· якщо витрати можна прямо пов'язати з отриманням доходу - їх відображають у періоді відображення такого доходу;

· якщо витрати не можна пов'язати з доходом певного періоду - їх відображають у періоді здійснення (понесення).

Проте, допоки немає первинного документа від контрагента, варто визначитися із сумою витрат і документом, на підставі якого їх відобразити в правильному періоді.

Щодо суми витрат. Безперечно, має бути достовірна оцінка. Під достовірною оцінкою суми витрат слід мати на увазі максимально точну, неупереджену розрахункову суму витрат. Розрахункова сума витрат повинна ґрунтуватися на актуальній, доступній і надійній інформації. Це може бути статистична інформація по підприємству за попередні періоди, умови договорів тощо. Методику визначення сум підприємство встановлює самостійно та прописує в наказі про облікову політику.

Своєю чергою, Мінфін у листі від 22.04.2016 р. № 31-11410-06-5/11705 зазначає:

«При цьому підприємства можуть класифікувати витрати за групами (наприклад, комунальні витрати, витрати на зв'язок тощо) і визначати методику оцінки для кожного виду витрат або для кожної групи витрат окремо. Така методика має застосовуватися для відображення в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності витрат на постійній основі. Проте за необхідності (наприклад, у разі зміни умов нарахування витрат) підприємства можуть уносити до цієї методики зміни».

Наприклад, рахунок за комунальні послуги ще не отриманий до дати складання фінзвітності. Однак, як свідчить статистика по підприємству, за попередні періоди сума витрат на комунальні послуги за місяць становить 6000 грн. Отже, можна достовірно оцінити суму витрат, хоча первинного документа від компанії - постачальника послуг іще немає.