Благотворительная помощь: особенности составления первичных документов

Главное сокровище нашего государства - это люди, которые даже в трудные для Украины времена предоставляют помощь нуждающимся. Помощь предоставляется по-разному, между тем при предоставлении ее субъектами хозяйствования или при оформлении помощи через благотворительные организации необходимо соблюдать определенные правила документирования. Об этом и расскажем в статье.

Какие реквизиты должны иметь первичные документы

Мы неоднократно подчеркивали, что вопрос с оформлением первичных документов на передачу благотворительной помощи достаточно сложный. С одной стороны, понятно, что не всегда в военное время есть возможность составить "полноценный" первичный документ с соблюдением всех нормативов. Учитывая это, Постановление № 202 предусматривает, что в условиях военного положения не распространяются установленные законодательством требования по получению, использованию, учету и отчетности благотворительной помощи от юридических и физических лиц - резидентов и нерезидентов. Поэтому в условиях действия военного положения требования касательно документации должны быть менее жесткими.

Исходя из этого, до 01.12.2023 Постановлением № 202 предусматривалось, что в условиях военного положения не распространяются установленные законодательством требования по получению, использованию, учету и отчетности благотворительной помощи от юридических и физических лиц - резидентов и нерезидентов.

Однако с 01.12.2023 Постановление № 202 утратило силу на основании Постановления № 953, а в нем подобные "ослабляющие нормы" уже не предусматриваются. Наоборот, на получателей гуманитарной помощи с 01.12.2023 возложена обязанность ежемесячного составления Отчета о наличии и распределении гуманитарной помощи по состоянию на последний день отчетного месяца по форме, определенной в приложении 3 к Порядку № 953. Этот отчет представляют получатели гуманитарной помощи с использованием автоматизированной системы регистрации гуманитарной помощи, введение которой предусматривается Положением № 927.

Примите к сведению: из формы отчета следует, что получатели гуманитарной помощи должны располагать следующей информацией о гуманитарной помощи, распределенной между конкретными юридическими и физическими лицами:

- приобретатели гуманитарной помощи - юридические лица или физические лица;

- код согласно ЕГРПОУ;

- категория товара;

- наименование товаров;

- вес, килограммов / объем, литров;

- количество, штук;

- подтверждающие документы (первичные документы);

- количество лиц;

- дата распределения гуманитарной помощи;

- адрес места фактического распределения гуманитарной помощи (КОАТУ, населенный пункт, улица, дом) или ближайший известный адрес к месту фактического распределения.

И хотя нормы Порядка № 953 распространяются именно на получателей гуманитарной помощи, зарегистрированных в Едином реестре получателей гуманитарной помощи, можно сделать вывод, что требования относительно учета и составления первичной документации на распределение гуманитарной помощи ужесточились.

К тому же контролирующие органы и Минфин в своих разъяснениях не делают никаких послаблений по поводу составления первичных документов на передачу благотворительной помощи в военное время.

Так, Минфин в письме от 27.04.2022 г. № 41020-06-5/8479 при рассмотрении порядка отражения в бухгалтерском учете благотворительной и гуманитарной помощи подчеркнул, что основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций, в частности по получению, списанию или передаче активов, являются первичные документы - документы, содержащие сведения о хозяйственной операции (действии или событии, вызывающем изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия).

Первичные документы можно составлять в бумажной или электронной форме, они должны содержать следующие обязательные реквизиты: название документа (формы); дата составления; наименование предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

А налоговики в разъяснении из категории 102.05 раздела "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua) обратили внимание на то, что добровольная передача основных средств на нужды Вооруженных Сил Украины оформляется приказом по предприятию с решением руководства о добровольной передаче основных средств и актом приемки-передачи, содержащим обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 996.

Причем стоит учесть, что согласно нормам ст. 11 Закона № 1192 в случае отсутствия учета получения и целевого использования гуманитарной помощи она считается использованной не по целевому назначению. А это, в свою очередь, грозит благотворителям доначислением всех неуплаченных налоговых платежей. Поэтому порядок ведения бухгалтерского учета и оформления соответствующей документации при проверках тщательно исследуется контролирующими органами.

Обратите внимание, что передачу средств и предметов гуманитарной помощи получатели согласно п. 1.1 Приказа № 298 осуществляют по доверенности приобретателей или документам, удостоверяющим личность приобретателя, и оформляют соответствующими расходными документами (ордерами, накладными, доверенностями и т. п.).

На практике раздача благотворительной (гуманитарной) помощи приобретателям - физическим лицам, как правило, оформляется актом передачи благотворительной (гуманитарной) помощи, причем в некоторых случаях в акте не указываются номенклатура переданных товаров, их количество (вес), а также персональные данные получателей.

Контролирующие органы ранее не признавали такие акты как надлежащее доказательство целевого использования гуманитарной помощи и доначисляли ввиду этого налоговые обязательства благотворительным организациям. Суды в основном признавали такие акты доказательством целевого использования гуманитарной помощи.

Между тем сегодня для заполнения Отчета о наличии и распределении гуманитарной помощи по состоянию на последний день отчетного месяца необходима дополнительная информация, о которой упоминалось выше, в т. ч. относительно номенклатуры переданных товаров, их количества (веса), а также персональные данные получателей. Поэтому первичные документы должны содержать данную информацию.

Таким образом, на сегодняшний день желательно оформлять документацию в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона № 996, о чем подчеркивается Минфином в письме от 27.04.2022 г. № 41020-06-5/8479. В частности, в актах передачи благотворительной (гуманитарной) помощи или в других документах необходимо указывать следующую информацию:

• название документа;

• дату и место составления;

• наименование юридического лица, от имени которого составлен документ;

• содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции.

Обязательно нужно указать номенклатуру переданных материальных ценностей и их количество;

• должности лиц, ответственных за осуществление операции и правильность ее оформления;

• личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении операции.

При передаче товаров физическим лицам - получателям благотворительной (гуманитарной) помощи желательно указать еще регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика - физического лица (идентификационный код).

Правильно оформленные Акты приемки-передачи являются подтверждением того, что благотворительная помощь была использована по назначению. Если благотворительная помощь передается через волонтеров, факт передачи благотворительной помощи физическим лицам можно зафиксировать также в Отчете волонтера, который также должен содержать все реквизиты первичного документа.

Если помощь предоставляется не отдельным физическим лицам, а определенным образованиям, которые даже не являются юридическим лицом, например, детским домам семейного типа (ДДСТ), то в акте приемки-передачи следует указать, кому именно (физическому лицу или ДДСТ) передана помощь. Это необходимо сделать для правильного налогообложения такой помощи, поскольку, скажем, необлагаемый лимит в ДДСТ составляет 300 тыс. грн (см. об этом подробнее статью "Детские дома семейного типа: налогообложение").

Следует также учесть, что первичные документы необходимо заполнять на украинском языке. Документы, являющиеся основанием для записей в бухгалтерском учете и составленные на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на украинский язык, на чем акцентируют внимание и налоговики в разъяснении из категории 102.18 раздела "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua).

Можно ли применять скан-копии документов

Иногда в силу объективных причин обмениваться бумажными документами крайне сложно. И тогда возникает вопрос - можно ли заменить такие документы скан-копией? Мы не советуем этого делать.

Ведь скан-копии документов не относятся ни к бумажным, ни к электронным документам. Так, согласно ст. 5 Закона № 851 электронный документ - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Состав и порядок размещения обязательных реквизитов электронных документов определяется законодательством. Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и преобразован электронными средствами в визуальную форму. Визуальной формой представления электронного документа является отражение содержащихся в нем данных электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком.

Вместе с тем скан-копии бумажных документов предусматривают воспроизведение бумажного документа, а не документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных и в котором есть такой обязательный реквизит, как электронная подпись. Поэтому скан-копии не относятся ни к бумажным, ни к электронным документам.

Налоговики на вопрос о возможности применения скан-копий документов в налоговом учете, как правило, не четко отвечают и рекомендуют направить соответствующий запрос в Минфин (см. ИНК ГНСУ от 05.12.2022 г. № 2133/ІПК/99-00-21-02-02-06, от 27.03.2023 г. № 686/ІПК/99-00-07-06-01-06). При этом контролеры подчеркивают, что ввиду требований Закона № 996 и Положения № 88 документ приобретает статус первичного документа, удостоверяющего факт осуществления хозяйственной операции, после надлежащим образом его оформления.

Следовательно, напрашивается вывод, что в нормативных документах на сегодняшний день не предусмотрена возможность использования скан-копий документов, поэтому благотворитель должен иметь в наличии именно оригинал документа (бумажный или электронный). Исходя из норм ч. 1 ст. 9 Закона № 996, основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, без оригиналов документов сложно будет подтвердить проверяющим факт наличия соответствующей хозяйственной операции, отраженной в бухгалтерском и налоговом учете.

А вообще советуем по данному вопросу получить в органе ГНС индивидуальную налоговую консультацию на основании ст. 52 НКУ или обратиться за соответствующим разъяснением в Минфин.

ПРАВОВОЙ ГЛОССАРИЙ

1. Закон № 851 - Закон Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" от 22.05.2003 г. № 851-IV.

2. Закон № 996 - Закон Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.99 г. № 996-XIV.

3. Закон № 1192 - Закон Украины "О гуманитарной помощи" от 22.10.99 г. № 1192-XIV.

4. Приказ № 298 - приказ Минфина "О порядке бухгалтерского учета гуманитарной помощи" от 14.12.99 г. № 298.

5. Положение № 88 - Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

6. Постановление № 202 - постановление Кабмина "Некоторые вопросы получения, использования, учета и отчетности благотворительной помощи" 05.03.2022 г. № 202 (утратило силу 01.12.2023).

7. Положение № 927 - Положение об АС ГП регистрации гуманитарной помощи, утвержденное постановлением КМУ от 09.10.2020 г. № 927.

8. Постановление № 953 - Порядок пропуска и учета гуманитарной помощи в условиях военного положения, утвержденный постановлением Кабмина от 05.09.2023 г. № 953.

9. Порядок № 953 - Порядок пропуска и учета гуманитарной помощи в условиях военного положения, утвержденный постановлением Кабмина от 05.09.2023 г. № 953.

_____________________________________________

© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2023

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Автор

Нина Дьяконова

консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению