Благодійна допомога: особливості складання первинних документів

Головний скарб нашої держави - це люди, які навіть у скрутні для України часи надають допомогу тим, хто її потребує. Допомогу надають по-різному, однак у разі надання її суб'єктами господарювання або під час оформлення допомоги через благодійні організації необхідно дотримуватися певних правил документування. Про це й поговоримо в статті.

Які реквізити повинні мати первинні документи

Ми неодноразово зазначали, що питання з оформленням первинних документів на передання благодійної допомоги є складним. З одного боку, зрозуміло, що геть не завжди у воєнний час є можливість скласти "повноцінний" первинний документ із дотриманням усіх нормативів. З огляду на це Постанова № 202 передбачає, що в умовах воєнного стану не поширюються встановлені законодавством вимоги щодо отримання, використання, обліку та звітності благодійної допомоги від юридичних та фізичних осіб - резидентів і нерезидентів. Тому в умовах дії воєнного стану вимоги щодо документації мають бути менш жорсткими.

З огляду на це до 01.12.2023 Постанова № 202 передбачала, що в умовах воєнного стану не поширюються встановлені законодавством вимоги щодо отримання, використання, обліку та звітності благодійної допомоги від юридичних та фізичних осіб - резидентів і нерезидентів.

Однак із 01.12.2023 Постанова № 202 втратила чинність на підставі Постанови № 953, а в ній подібних "послаблювальних норм" уже не передбачено. Навпаки, на отримувачів гуманітарної допомоги з 01.12.2023 покладено обов'язок щомісячного складання Звіту про наявність і розподіл гуманітарної допомоги станом на останній день звітного місяця за формою, визначеною в додатку 3 до Порядку № 953. Цей звіт подають отримувачі гуманітарної допомоги з використанням автоматизованої системи реєстрації гуманітарної допомоги, введення якої передбачено Положенням № 927.

Візьміть до відома: із форми звіту випливає, що отримувачі гуманітарної допомоги повинні мати таку інформацію щодо гуманітарної допомоги, розподіленої між конкретними юридичними та фізичними особами:

- набувачі гуманітарної допомоги юридичні особи або фізичні особи;

- код згідно з ЄДРПОУ;

- категорія товару;

- найменування товарів;

- вага, кілограмів / об'єм, літрів;

- кількість, штук;

- підтвердні документи (первинні документи);

- кількість осіб;

- дата розподілу гуманітарної допомоги;

- адреса місця фактичного розподілу гуманітарної допомоги (КОАТУ, населений пункт, вулиця, будинок) або найближча відома адреса до місця фактичного розподілу.

І хоча норми Порядку № 953 поширюються саме на отримувачів гуманітарної допомоги, які зареєстровані в Єдиному реєстрі отримувачів гуманітарної допомоги, можна зробити висновок, що вимоги стосовно обліку та складання первинної документації на розподілення гуманітарної допомоги стали більш жорсткими.

До того ж, контролюючі органи та Мінфін у своїх роз'ясненнях не роблять жодних послаблень щодо складання первинних документів на передання благодійної допомоги у воєнний час.

Тож Мінфін у листі від 27.04.2022 р. № 41020-06-5/8479, розглядаючи порядок відображення в бухгалтерському обліку благодійної та гуманітарної допомоги, зазначив, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій, зокрема щодо отримання, списання або передання активів, є первинні документи - документи, які містять відомості про господарську операцію (дію або подію, яка викликає зміни в структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства).

Первинні документи можна складати в паперовій або електронній формі, вони повинні містити такі обов'язкові реквізити: назва документа (форми); дата складання; назва підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

А податківці в роз'ясненні з категорії 102.05 розділу "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua) звернули увагу на те, що добровільне передання основних засобів на потреби Збройних Сил України оформлюють наказом по підприємству з рішенням керівництва про добровільне передання основних засобів та актом приймання-передачі, який містить обов'язкові реквізити первинного документа, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону № 996.

Причому слід урахувати, що за нормами ст. 11 Закону № 1192 в разі відсутності обліку одержання та цільового використання гуманітарної допомоги її вважають використаною не за цільовим призначенням. А це, своєю чергою, загрожує благодійникам донарахуванням усіх несплачених податкових платежів. Тому порядок ведення бухгалтерського обліку й оформлення відповідної документації під час перевірок ретельно досліджують контролюючі органи.

Зверніть увагу, що передання коштів і предметів гуманітарної допомоги отримувачі згідно з п. 1.1 Наказу № 298 здійснюють за довіреністю набувачів або документами, що засвідчують особистість набувача, і оформляють відповідними видатковими документами (ордерами, накладними, дорученнями тощо).

На практиці роздачу благодійної (гуманітарної) допомоги набувачам - фізичним особам зазвичай оформлюють актом передачі благодійної (гуманітарної) допомоги, причому в деяких випадках в акті не зазначають номенклатуру переданих товарів, їх кількість (вагу), а також персональні дані отримувачів.

Контролюючі органи раніше не визнавали такі акти як належний доказ цільового використання гуманітарної допомоги й донараховували через це податкові зобов'язання благодійним організаціям. Суди переважно визнавали такі акти доказом цільового використання гуманітарної допомоги.

Однак наразі для заповнення Звіту про наявність і розподіл гуманітарної допомоги станом на останній день звітного місяця необхідна додаткова інформація, яку ми перелічили вище, у тому числі щодо номенклатури переданих товарів, їх кількості (ваги), а також персональні дані отримувачів. Тому первинні документи мають містити цю інформацію.

Тому наразі бажано оформляти документацію відповідно до вимог п. 2 ст. 9 Закону № 996, на чому наголосив і Мінфін у листі від 27.04.2022 р. № 41020-06-5/8479. А саме: в актах передання благодійної (гуманітарної) допомоги або в інших документах слід зазначати таку інформацію:

• назву документа;

• дату й місце складання;

• назву юридичної особи, від імені якої складено документ;

• зміст і обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції.

Обов'язково слід указати номенклатуру переданих матеріальних цінностей та їхню кількість;

• посади осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення;

• особистий підпис чи інші дані, що надають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції.

Під час передання товарів фізичним особам - отримувачам благодійної (гуманітарної) допомоги бажано вказати ще реєстраційний номер облікової картки платника податків - фізичної особи (ідентифікаційний код).

Належним чином оформлені Акти приймання-передачі є підтвердженням того, що благодійну допомогу було використано за призначенням. Якщо благодійну допомогу передають через волонтерів, то факт передання благодійної допомоги фізичним особам можна зафіксувати також у Звіті волонтера, який також має містити всі реквізити первинного документа.

Якщо допомогу надають не окремим фізичним особам, а певним утворенням, які навіть не є юридичною особою, наприклад дитячим будинкам сімейного типу (ДБСТ), то в акті приймання-передачі слід указати, кому саме (фізичній особі чи ДБСТ) передано допомогу. Це необхідно зробити для правильного оподаткування такої допомоги, оскільки, наприклад, неоподаткований ліміт у ДБСТ становить 300 тис. грн (див. про це докладніше статтю "Дитячі будинки сімейного типу: оподаткування").

Слід також зважати на те, що первинні документи необхідно заповнювати українською мовою. Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на українську мову, на що звертають увагу й податківці в роз'ясненні з категорії 102.18 розділу "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua).

Чи можна застосовувати скан-копії документів

Іноді в силу об'єктивних причин обмінятися паперовими документами вкрай складно. І тоді виникає питання з тим, чи можна замінити такі документи скан-копією? Ми не радимо цього робити.

Адже скан-копії документів не належать ні до паперових, ні до електронних документів. Зокрема, згідно зі ст. 5 Закону № 851 електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Склад і порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначає законодавство. Електронний документ може бути створено, передано, збережено й перетворено електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Натомість скан-копії паперових документів передбачають відтворення паперового документа, а не документ, інформацію в якому зафіксовано у вигляді електронних даних та в якому наявний такий обов'язковий реквізит, як електронний підпис. Тому скан-копії не належать ні до паперових, ні до електронних документів.

Податківці на питання можливості застосування скан-копій документів у податковому обліку зазвичай не прямо відповідають і рекомендують надіслати відповідний запит у Мінфін (див. ІПК ДПСУ від 05.12.2022 р. № 2133/ІПК/99-00-21-02-02-06, від 27.03.2023 р. № 686/ІПК/99-00-07-06-01-06). Водночас контролери зазначають, що зважаючи на вимоги Закону № 996 та Положення № 88, документ набуває статусу первинного документа, що засвідчує факт здійснення господарської операції, після належним чином його оформлення.

Отже, можна дійти висновку, що в нормативних документах наразі не передбачено можливості використання скан-копій документів, тому благодійник повинен мати в наявності саме оригінал документа (паперовий або електронний). З огляду ж на те, що за нормами ч. 1 ст. 9 Закону № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, без оригіналів документів складно буде підтвердити перевіряльникам факт наявності відповідної господарської операції, яку було відображено в бухгалтерському та податковому обліку.

А взагалі радимо з цього питання отримати в органі ДПС індивідуальну податкову консультацію на підставі ст. 52 ПКУ або звернутися за відповідним роз'ясненням в Мінфін.

ПРАВОВИЙ ГЛОСАРІЙ

1. Закон № 851 - Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22.05.2003 р. № 851-IV.

2.Закон № 996 - Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.99 р. № 996-XIV.

3. Закон № 1192 - Закон України "Про гуманітарну допомогу" від 22.10.99 р. № 1192-XIV.

4. Наказ № 298 - наказ Мінфіну "Про порядок бухгалтерського обліку гуманітарної допомоги" від 14.12.99 р. № 298.

5. Положення № 88 - Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

6. Постанова № 202 - постанова Кабміну "Деякі питання отримання, використання, обліку та звітності благодійної допомоги" від 05.03.2022 р. № 202 (втратила чинність 01.12.2023).

7. Положення № 927 - Положення про АС ГД реєстрації гуманітарної допомоги, затверджене постановою КМУ від 09.10.2020 р. № 927.

8. Постанова № 953 - постанова Кабміну "Деякі питання пропуску та обліку гуманітарної допомоги в умовах воєнного стану" від 05.09.2023 р. № 953.

9. Порядок № 953 - Порядок пропуску та обліку гуманітарної допомоги в умовах воєнного стану, затверджений постановою Кабміну від 05.09.2023 р. № 953.

_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2023

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Автор

Ніна Дьяконова

консультантка з бухгалтерського обліку та оподаткування