Управление Гоструда в Сумской области рассказало, что начиная с 10 июня 2021 года в Украине официально действуют электронные трудовые книжки. Это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Теперь каждый работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности своих наемных работников в электронном формате. В частности, делать записи о приеме на работу, переводе или увольнении, срочной военной службе и других событиях, которые ранее фиксировались в бумажной форме.
У работников и работодателей есть пять лет для оцифровки трудовых книжек. После проверки данных со стороны Пенсионного фонда Украины и их внесения в Реестр застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования будет сформирован окончательный вариант электронной трудовой книжки. С тех пор бумажная версия будет не нужна и сможет храниться у работника или вестись параллельно с электронной версией, если этого пожелает работник.
Где найти электронную трудовую книжку?
Войдите в личный кабинет на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины (ПФУ), авторизуйтесь удобным для вас способом:
- по квалифицированной электронной подписи (КЭП);
- по логину и паролю - для этого необходимо зарегистрироваться на портале с помощью кода, полученного в территориальных органах ПФУ при наличии паспорта, идентификационного кода и соответствующего заявления;
- через сервис ID.GOV.UA, предусматривающий идентификацию по ЭЦП, по мобильному телефону (Mobile ID) или наличию счета в одном из 27 банков Украины (Bank ID).
Кто может вносить информацию?
Сведения о трудовой деятельности могут вносить сами работники и/или их работодатели. Для этого необходимо иметь сканированные цветные копии всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке и соответствующих документов, в которые внесены записи с оригиналов трудовой или других документов, подтверждающих стаж.
Если вы наемный работник
Чтобы проверить записи о ваших трудовых отношениях, выберите в меню слева раздел «Электронная трудовая книжка». Если вы его не видите, нажмите на собственные ФИО в меню вверху.
В электронной трудовой книжке пока данные по основному месту работы, начиная с 2004 года. Если ваша трудовая деятельность началась раньше, вы можете добавить информацию об этом лично, отправив сканированные копии документов. Для этого перейдите в раздел «Коммуникации с ПФУ» и выберите пункт «Сведения о трудовых отношениях». Здесь можно добавить скан-копии документов или создать электронную запись, к которой прилагаются сканированные копии документов, на основании которых создается запись.
Если вы работодатель
Чтобы внести данные о наемном работнике, пролистайте страницу ниже и выберите раздел «Сведения о трудовых отношениях работника». Здесь вы можете загрузить скан-копии бумажных документов.
Скан-копии каких документов нужно предоставлять?
К электронной трудовой книжке надо загрузить все документы, влияющие на расчет стажа. Кроме трудовой книжки, это могут быть документы о получении образования, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), военный билет и другие документы.
После отправки цветных скан-копий специалисты территориальных органов Пенсионного фонда сверят их с данными в Реестре застрахованных лиц, и оцифруют то, чего не хватит.
Нужно ли ФЛП делать запись в электронной трудовой книжке?
Да, если у вас есть наемные работники - вносите данные о них.
О собственной предпринимательской деятельности никаких записей в электронной трудовой книжке делать не нужно. В то же время ПФУ рекомендует ФЛП подать через персональный кабинет скан-копии одного из таких документов:
- выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований о государственной регистрации ФЛП;
- справки из Государственной налоговой службы об учете в качестве субъекта предпринимательской деятельности.
Как не ошибиться в вопросах трудоустройства? С системой LIGA360:HR-менеджер все ответы для работы кадровика и менеджера по персоналу найдутся в два клика. Персональная лента новостей, экспертные ответы и трудовое законодательство - уже ждут Вас на уникальной единой платформе.
