ГСЗПД предоставила рекомендации относительно обработки персональных данных в случае ликвидации юридического лица (рекомендация от 08.06.2012 г.).
Авторы письма, в частности, отметили, что во время процедуры ликвидации предприятия и в случае прекращения им всех действий по обработке персональных данных в базах персональных данных владельцу базы необходимо сообщить в ГСЗПД о прекращении функционирования базы в заявлении о внесении изменений в сведения Госреестра баз персональных данных по форме, утвержденной приказом Минюста от 08.07.2011 г. № 1824/5.
Персональные данные по окончании процессов их обработки подлежат уничтожению или передаче в архив.
Персональные данные в их базах подлежат уничтожению (способом, исключающим дальнейшую возможность их восстановления) в случае прекращения правоотношений между субъектом персональных данных и владельцем или распорядителем базы, если иное не предусмотрено законом.
Об уничтожении персональных данных владелец их базы в течение десяти рабочих дней уведомляет субъекта персональных данных, а также субъектов отношений, связанных с персональными данными, которым эти данные были переданы.
Переданная в архивное учреждение база персональных данных становится частью общей базы персональных данных такого учреждения. То есть новая база персональных данных субъекта хозяйствования не образуется.
В случае передачи персональных данных в архивные учреждения субъекты персональных данных должны быть уведомлены о факте такой передачи и об изменении цели обработки их персональных данных.
