ГСЗПД надала рекомендації відносно обробки персональних даних у разі ліквідації юридичної особи (рекомендація від 08.06.2012 р.).
Автори листа, зокрема, відмітили, що під час процедури ліквідації підприємства і у разі припинення ним усіх дій з обробки персональних даних у базах персональних даних власникові бази необхідно повідомити в ГСЗПД про припинення функціонування бази в заяві про внесення змін до відомостей Держреєстру баз персональних даних за формою, затвердженою наказом Мінюсту від 08.07.2011 р. № 1824/5.
Персональні дані після закінчення процесів їх обробки підлягають знищенню або передачі в архів.
Персональні дані в їх базах підлягають знищенню (способом, що виключає подальшу можливість їх відновлення) у разі припинення правовідносин між суб'єктом персональних даних і власником або розпорядником бази, якщо інше не передбачене законом.
Про знищення персональних даних власник їх бази впродовж десяти робочих днів повідомляє суб'єкта персональних даних, а також суб'єктів стосунків, пов'язаних з персональними даними, яким ці дані були передані.
Передана до архівної установи база персональних даних стає частиною загальної бази персональних даних такої установи. Тобто нова база персональних даних суб'єкта господарювання не утворюється.
У разі передачі персональних даних до архівних установ суб'єкти персональних даних мають бути повідомлені про факт такої передачі і про зміну мети обробки їх персональних даних.
