Миндоходов нагадало, що документами, що підтверджують зв'язок відрядження з основною діяльністю підприємства, являються, зокрема (але не виключно) : запрошення приймаючої сторони, яка займається діяльністю, співпадаючою з діяльністю відряджаючого підприємства; договір; інші документи, що встановлюють або підтверджують бажання встановити цивільно-правові стосунки; документи, що засвідчують участь особи, що відряджається, в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться з тематики, співпадаючої з діяльністю відряджаючого підприємства.
Підприємство за наявності підтверджувальних документів (у оригіналі) відшкодовує у рамках граничних сум витрат на наймання житла, затверджених урядовою постановою, витрати працівникам, що відряджаються, на наймання житла з розрахунку вартості одного місця в готелі (мотелі), другом житлі за кожну добу такого проживання з урахуванням включених в рахунки на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (окрім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором і інших витрат.
Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний уявити звіт про використання засобів, виданих на відрядження або під звіт, при цьому головною умовою відшкодування витрат на відрядження є наявність оригіналів документів, що підтверджують вартість таких витрат (квитки, квитанції, чеки, розрахунки і т. п.) (лист від 18.10.2013 р. № 5277/Т/99-99-17-03-03-14).
