Підставами для знищення персональних даних є:
- закінчення терміну зберігання даних, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на їх обробку відповідно до закону;
- припинення правовідносин між суб'єктом персональних даних і їх власником або розпорядником, якщо інше не передбачене законом;
- набирання законної сили рішення суду про вилучення даних про фізичну особу з бази персональних даних.
Мінімальний термін зберігання документів з кадрових питань складає 75 років і скорочувати його не можна. Продовження в організаціях термінів зберігання документів допускається у випадках, якщо така необхідність викликана специфічними особливостями роботи конкретної організації.
Виходячи з вказаного, знищення персональних даних здійснюється не лише у разі припинення правовідносин між суб'єктом персональних даних і їх власником або розпорядником, але і після закінчення терміну зберігання персональних даних. Тобто необхідно враховувати, що законом у відповідній сфері діяльності також може бути визначений термін зберігання персональних даних.
Таке роз'яснення надане ГСЗПД в листі від 13.09.2013 р. № 10/2380-13.
