Управління Держпраці у Волинській області нагадує: відповідно до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін'юсту від 11.11.2014 р. № 1886/5, створення паперових примірників електронних документів стосується лише документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання. Зазвичай частка таких документів у документообігу організації незначна й становить 5-20% (залежно від правового статусу).
Інші документи дозволяється створювати лише в електронній формі (без паперових примірників).
Документи постійного зберігання створюють на підприємствах, в установах, організаціях, які належать до джерел формування Національного архівного фонду (НАФ) та перебувають на обліку в державних архівах, архівних відділах міських рад. Документи, пов'язані із забезпеченням соціального захисту громадян, у т.ч. із кадрових питань, зберігають, як правило, понад 10 років (25, 45, 50, 75 років). Строки зберігання документів установлюють відповідно до:
Отже, потрібно створювати й зберігати в архівах паперові примірники електронних документів постійного та тривалого строків зберігання. Це - єдиний шлях не втратити цінні для суспільства документи НАФ, пов'язані із соціальним захистом громадян. Доти - доки не буде винайдено надійних засобів постійного зберігання електронної інформації з можливістю доступу до неї.
