В Україні триває процес оцифрування паперових трудових книжок, який є складовою переходу до електронного обліку трудової діяльності. Кожен громадянин може самостійно перевірити, чи оцифрована його трудова. Покрокову інструкцію можна знайти у статті «Як дізнатись, чи оцифрована трудова книжка - ПФУ».
Згідно із Законом “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” від 05.02.2021 р. № 1217-IX, роботодавці зобов'язані подавати до ПФУ відомості про трудову діяльність працівників у вигляді сканованих копій паперових трудових книжок. За Законом на оцифрування трудових книжок відведено 5 років, до 10 червня 2026 року.
Наводимо алгоритм подання ФОПом сканованих копій трудових книжок найманих працівників.
Крок 1. Вхід до вебпорталу ПФУ
ФОПу слід зайти на офіційний сайт ПФУ і натиснути кнопку “Вхід”.
Авторизація здійснюється за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису.
Після входу користувач потрапляє до особистого кабінету, де доступна вкладка “Кабінет страхувальника”, яка доступна тільки тим, хто зареєстрований у ПФУ як роботодавець. Саме через неї ФОП може подавати документи щодо своїх працівників.
Крок 2. Перехід до послуги з подання сканкопій
У меню потрібно обрати: Електронні послуги / Відомості про трудову діяльність / Подати скан-копії документів.
Тут відкривається форма, у якій необхідно внести дані працівника: прізвище, ім'я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП).
Крок 3. Завантаження документів
ФОП додає відскановані копії трудової книжки працівника, а саме усі сторінки, що містять записи про трудову діяльність. Файли мають бути у форматі PDF, JPG та достатньої якості для зчитування.
Крок 4. Підпис і відправлення
Після перевірки даних документ підписується електронним підписом ФОПа і відправляється до ПФУ через вебпортал.
Крок 5. Контроль результату
Статус обробки поданих документів можна переглянути у розділі “Вхідні/Надіслані документи”.
Після перевірки інформація про трудову діяльність працівника буде внесена до Реєстру застрахованих осіб, що гарантує її врахування при подальшому розрахунку пенсії.
Посадовці ПФУ завважили, що у майбутньому, після запровадження механізму автоматичного призначення пенсій без звернення особи, всі відомості братимуться лише з електронних реєстрів. Якщо трудова книжка не буде оцифрована, частина стажу може не врахуватися, що вплине на розмір пенсії.
Усім ФОПам рекомендуємо не відкладати оцифрування, щоб гарантувати своїм працівникам коректний облік трудової діяльності й уникнути проблем у майбутньому. Разом з цим радимо прочитати новину «Чи має роботодавець вносити записи до трудової книжки, яка знаходиться у працівника».
Нова LIGA360 - найефективніший помічник у роботі бухгалтера. Завжди тримай під рукою аналітику і відповіді щодо бухгалтерського обліку, звітності, податків та змін воєнного стану. Тільки зараз замов вигідно на умовах Special program.
