Отпуск - 2019

• Какой продолжительности предоставлять ежегодный отпуск?
• Когда работнику можно предоставить отпуск полной продолжительности?
• Как оформить предоставление отпуска работнику?
• Как можно разделить ежегодный отпуск работника?
• Как рассчитать отпускные?

Какое бы удовольствие, моральное и материальное, не приносила любимая работа, а отдохнуть все равно хочется. Отпуск - такая же неотъемлемая составляющая трудовых отношений, как и непосредственно работа. Это просто две стороны одной медали - взаимоотношений работодателя и работника. И если последний воспринимает отпуск как возможность восстановить силы и набраться новых впечатлений, то для работодателя это вызов. Ведь ему следует решить целый комплекс кадровых, налоговых и бухгалтерских вопросов: какой и на какой период предоставить отпуск, как его оформить и оплатить. О том, как безболезненно пройти это испытание сейчас и поговорим.

Какой продолжительности предоставлять ежегодный отпуск?

Прежде всего, необходимо помнить, что продолжительность отпусков независимо от режимов и графиков работы рассчитывают в календарных днях (ч. 1 ст. 5 Закона об отпусках). Следующее железное правило: при любых обстоятельствах работодатель должен предоставлять работнику ежегодный основной отпуск продолжительностью не менее 24 календарных дней за отработанный рабочий год, который отсчитывается со дня заключения трудового договора (ч. 1 ст. 6 Закона об отпусках). В то же время законодательство предусматривает более длительную продолжительность ежегодных отпусков для определенных категорий работников. Например, работникам в возрасте до 18 лет предоставляется отпуск продолжительностью 31 к. дн., работникам- инвалидам III группы - 26 к. дн.

Важно: Совместителям и работникам, работающим на условиях неполного или сокращенного рабочего времени, отпуск предоставляется полной продолжительности.

Учитывайте то, что законодательством установлен верхний предел продолжительности ежегодного отпуска (основного и дополнительного). Так, отдых работника не может превышать 59 к.дн., а у занятых на подземных горных работах - 69 к.дн. (ч. 3 ст. 10 Закона об отпусках). Однако это правило не распространяется на случаи, когда сотрудник берет "подряд" ежегодные отпуска сразу за несколько лет (например, за два предыдущих года).

Когда работнику можно предоставить отпуск полной продолжительности?

В первый год работы работник имеет право уйти в ежегодный (основной и дополнительный) отпуск полной продолжительности только по истечении шести месяцев непрерывной работы (ч. 5 ст. 10 Закона об отпусках). До этого момента такой работник может взять только часть ежегодного отпуска продолжительностью пропорционально отработанному времени (ч. 6 ст. 10 того же Закона).

Правда, отдельным категориям работников по их желанию работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск полной продолжительности до наступления шестимесячного срока непрерывной работы в первый год работы. Такой привилегией могут воспользоваться, в частности:

1) женщины, но исключительно перед отпуском по беременности и родам или после него, а также женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида;

2) инвалиды;

3) лица в возрасте до 18 лет;

4) мужья, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам;

5) совместители (если и на основном месте работы они одновременно идут на отдых);

6) работники, имеющие путевку (курсовку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лечения и тому подобное.

Ежегодные же отпуска за второй и последующие годы работы на предприятии предоставляют работникам в любой период соответствующего рабочего года в соответствии с составленным графиком отпусков (ч.ч. 9, 10 ст. 10 Закона об отпусках). Поэтому здесь временные варианты зависят только от договоренности работника и работодателя, зафиксированной в таком графике.

Как оформить предоставление отпуска работнику?

Очередность предоставления отпусков работодатель устанавливает графиком отпусков. При его составлении следует учесть интересы как работодателя, так и личные интересы работников и возможности для их отдыха. График отпусков работодатель на календарный год должен утвердить не позднее 5 января текущего рабочего года и ознакомить с его содержанием всех подчиненных.

Более того, не позднее чем за 2 недели до начала отпуска работника работодатель должен письменно уведомить работника о дате начала отпуска по графику отпусков (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках, ч. 5 ст. 79 КЗоТ).

Сама же процедура бумажной фиксации предоставления отпуска довольно проста. Традиционно для оформления отпуска работник подает заявление, а работодатель на его основании издает приказ о предоставлении отпуска. Впрочем, в случаях, когда сотрудник уходит в отпуск в обусловленный графиком срок, заявление часто не подают.

Как можно разделить ежегодный отпуск работника?

Продолжительность отдельного отпуска, как правило, зависит от желания подчиненного, которое коррелирует с его планами и финансовыми возможностями. Так, работник вправе пожелать разделить его ежегодный основной отпуск, однако работодатель должен дать на это согласие. Поэтому целесообразно такое разделение предусмотреть еще при составлении графика отпусков.

Ежегодный отпуск можно "раздробить" на любые меньшие части. Главное, чтобы основная непрерывная его часть была не менее 14 к.дн. (Ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках).

Как рассчитать отпускные?

Отдых во время отпуска был бы значительно меньше беззаботным, если бы не финансовая поддержка со стороны работодателя. Ежегодный основной отпуск предоставляется работникам с сохранением на его период зарплаты в виде сумм отпускных (ст. 74 КЗоТ).

Чтобы рассчитать сумму отпускных бухгалтеру работодателя нужно знать:

- количество дней отпуска;

- среднедневную зарплату работника за расчетный период.

С первым показателем все понятно - его берут с приказа об отпусках. А вот среднюю заработную плату работника для оплаты отпускных рассчитывайте в соответствии с Порядком №100.

Условно расчет этого показателя можно разделить на несколько этапов.

Этап I. Определение расчетного периода

По общему правилу расчетным периодом для исчисления отпускных (и их компенсации тоже) считают период в 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода работника в отпуск (абз. 1 п. 2 Порядка № 100).

Из расчетного периода следует исключать время, в течение которого работники, согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам, не работали и за ними не сохранялся заработок или сохранялся частично.

К таким уважительным причинам относятся:

- нахождения в отпусках без сохранения заработной платы в соответствии со ст.ст. 25, 26 Закона об отпусках);

- время простоя не по вине работника;

- работа по не зависящим от работников причинам в режиме неполной рабочей недели, в частности, когда приказом по предприятию работники отдела, цеха и т.п. были переведены на работу на условиях неполной рабочей недели в связи с невозможностью обеспечить их работой в течение нормальной продолжительности рабочей недели;

- период отпуска по уходу за ребенком до трех лет или при наличии медицинского заключения - до шести лет.

Когда работник отработал менее года, средняя зарплата исчисляется из выплат за фактическое время работы - с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск.

На практике случается, что сотрудник не проработал ни одного полного календарного месяца. Тогда среднедневной заработок для начисления отпускных (чаще - для компенсации отпускных), вычисляют в соответствии с абз. 3 п. 4 Порядка № 100, то есть, ориентируясь на оклад.

Этап II. Вычисление количества дней в расчетном периоде.

Во время расчета указанного показателя суммируют все календарные дни в расчетном периоде. При этом не учитываются праздничные и нерабочие дни, предусмотренные законодательством (их перечень приведен в ст. 73 КЗоТ) дни, в течение которых работник в соответствии с законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично.

Этап III. Подсчет сумм выплат, которые учитывают при исчислении отпускных

При исчислении среднего заработка для начисления отпускных в расчет попадут начисленные работнику в расчетном периоде зарплатные выплаты, пособие по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам.

При этом в средний заработок НЕ включают выплаты, предусмотренные в п. 4 Порядка № 100, в частности речь идет о:

- материальную помощь, оказанную работнику (независимо от того, имеет она зарплатный характер или нет);

- суммы компенсации работникам потери части зарплаты за нарушения сроков ее выплаты;

- компенсацию неиспользованного ежегодного основного и дополнительных отпусков.

Существуют особенности и в части включения в средний заработок сумм одноразовых вознаграждений и премий по итогам работы за год. Так, если работодатель выплачивал одноразовые вознаграждения и премии по итогам работы за год, то в расчет среднего заработка попадает такое вознаграждение только тогда, когда ее начислили в текущем году за предыдущий год. Тогда к среднему заработку каждого месяца расчетного периода добавляют 1/12 такого вознаграждения (абз. 2 п. 3 Порядка № 100). Безусловно, включить годовую премию в расчет отпускных можно только при условии, что месяц ее начисления попал в расчетный период.

Важно! Все выплаты при расчете среднего заработка следует брать в том размере, в котором их насчитали, без вычета удержанных налога на доходы и военного сбора, сумм взыскания алиментов.

Этап IV. Исчисление среднедневной зарплаты

Среднедневной заработок для оплаты отпусков рассчитывают путем деления суммарного заработка за расчетный период на соответствующее количество календарных дней года или меньшего отработанного периода (за исключением праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ, и периодов, когда заработок не сохранялся или сохранялся частично).

Поэтому фактически следует разделить суммарный заработок, рассчитанный на третьем этапе, на количество календарных дней, определенных на втором этапе.

Этап V. Расчет суммы отпускных

Для вычисления указанного показателя следует умножить сумму среднедневной зарплаты на количество календарных дней отпуска.

Рассмотрим на примерах порядок расчета отпускных.

Пример 1. Сотрудник работает более 12 месяцев

На предприятии несколько лет работает бухгалтер. Она берет ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 к. дн. с 13 мая по 5 июня 2019 р.

Расчетным периодом в данной ситуации будет май 2018 - апрель 2019 г. Зарплата бухгалтера за этот период — 144 000 грн.

Определяем отпускные:

1. Количество календарных дней в расчетном периоде:

365 к.дн. - 11 п.н.дн. = 354 к.дн.

2. Среднедневной заработок:

144000 грн : 354 к.дн. = 406,78 грн.

3. Сумма отпускных:

406,78 грн х 24 к.дн. = 9762,72 грн.

Пример 2. Работник работает менее 12 месяцев

Водитель, который приступил к работе 4 декабря 2018 г., берет часть ежегодного отпуска продолжительностью 10 к. дн. с 20 по 29 мая 2019 г.

Расчетным периодом будет январь - апрель 2019 г. Зарплата водителя за этот период - 46000 грн.

Определяем отпускные:

1. Количество календарных дней в расчетном периоде:

120 к.дн. - 4 п.н.дн. = 116 к.дн.

2. Среднедневной заработок:

46000 грн : 116 к.дн. = 396,55 грн.

3. Сумма отпускных:

396,55 грн х 10 к.дн. = 3965,50 грн.

Пример 3. В расчетном периоде была годовая премия

Кассир трудоустроился на предприятие 8 октября 2018 г. Он идет в ежегодный отпуск с 20 по 29 мая 2019 г. на 10 к.дн.

Расчетный период будет ноября 2018 - апрель 2019 г. Зарплата кассира за этот период - 64800 грн. Кроме того, в январе 2019 г. кассиру насчитали годовую премию за 2018 г. - 3000 грн.

Определяем отпускные:

1. Количество календарных дней в расчетном периоде:

181 к.дн. - 5 п.н.дн. = 176 к.дн.

2. Сумма премии, которую нужно принять во внимание при расчете среднедневного заработка:

3000 грн : 12 мес. х 6 мес. = 1500,00 грн.

В описанной ситуации в средний заработок учитываем 6/12 премии, поскольку расчетный период 6 месяцев.

3. Среднедневной заработок:

(64800 грн + 1500,00 грн) : 176 к.дн. = 376,70 грн.

4. Сумма отпускных:

376,70 грн х 10 к.дн. = 3767,00 грн.

Пример 4. В расчетном периоде был отпуск без сохранения зарплаты

Работница уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 24 к.дн. с 13 мая по 5 июня 2019 года. Расчетный период будет май 2018 г. - апрель 2019 г. Зарплата сотрудницы за этот период - 127 200 грн.

В этом году женщина брала отпуск без сохранения зарплаты - 5 к.дн. с 1 по 5 апреля в соответствии со ст. 26 Закона об отпусках.

Определяем отпускные:

1. Количество календарных дней в расчетном периоде:

365 к.дн. - 11 п.н.дн. - 5 к.дн. = 349 к.дн.

2. Среднедневная зарплата:

127200 грн : 349 к.дн. = 364,47 грн.

3. Сумма отпускных:

364,47 грн х 24 к.дн. = 8747,28 грн.

Пример 5. В отпуск после отпуска по уходу за ребенком до 3-х лет

Работница уходит в ежегодный основной отпуск (24 к.дн.) сразу после отпуска по уходу за ребенком до 3 лет в октябре 2016 г. Во время отпуска по уходу за ребенком до 3 лет женщина не работала. Должностной оклад работницы в соответствии с заключенным трудовым договором - 8000 грн.

В данном случае среднедневную зарплату определяют исходя из размера должностного оклада в день выхода в ежегодный отпуск, поскольку женщина не имела заработка в течение 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск.

Для вычисления среднедневного заработка оклад умножают на 12 и делят на соответствующее количество календарных дней за расчетный период.

Определяем отпускные:

1. Количество календарных дней в расчетном периоде:

365 к.дн. - 11 п.н.дн. = 354 к.дн.

2. Среднедневная зарплата:

8000 грн х 12 мес. 354 к.дн. = 271,19 грн.

3. Сумма отпускных:

271,19 грн х 24 к.дн. = 6508,56 грн.

Часто задаваемые вопросы