Декретные - 2021: оформление, расчет, налогообложение, отражение в учете и отчетности

Как оформить декретный отпуск

Отпуск по беременности и родам (нередко его называют по-простому декретным) предоставляют женщинам на основании медицинского заключения. В общем случае продолжительность такого оплачиваемого отпуска составляет 70 календарных дней до родов и 56 (в случае рождения двух и более детей и в случае осложнения родов — 70) календарных дней после родов, начиная со дня родов (ч. 1 ст. 179 КЗоТ, ч . 1 ст. 17 Закона об отпусках).

Следует учесть, что декретный отпуск имеет специфическую документальную основу для его предоставления. Для предоставления работнице такого отпуска должны быть составлены по крайней мере следующие документы:

• листок нетрудоспособности в связи с беременностью и родами;
• приказ о предоставлении отпуска в связи с беременностью и родами.

При этом следует учитывать, что работодатель издает приказ о предоставлении декретного отпуска только после предъявления работницей соответствующего больничного по беременности и родам (см. Образец 1). Ведь с точки зрения социального страхования соответствующий период декретного отпуска — это ничто иное, как временная нетрудоспособность.

Образец 1

Публикуется на языке оригинала

На основании чего работодатель начисляет декретные

Напомним, что пособие по беременности и родам предоставляют за период декретного отпуска (ч. 1 ст. 25 Закона о соцстраховании). Итак, на промежуток времени, который охватывает листок нетрудоспособности в связи с беременностью и родами, работодатель должен предоставить женщине декретный отпуск и начислить пособие по беременности и родам.

Соответственно на основании полученных от работницы документов комиссия (уполномоченный) по соцстрахованию на предприятии принимает решение о назначении пособия по беременности и родам.

Основанием для назначения пособия по беременности и родам служит оригинал листка нетрудоспособности. Если женщина работает еще и по совместительству, то для совместителя основанием для оплаты декретных служит копия такого листка нетрудоспособности. Последняя должна быть заверена по основному месту работы подписью руководителя и печатью (при ее наличии). Кроме того, совместители предоставляют справку о средней заработной плате по основному месту работы.

Как бухгалтеру рассчитать декретные

На основании принятого комиссией (уполномоченным) по соцстрахованию на предприятии решения о назначении пособия по беременности и родам работники бухгалтерии проводят соответствующие расчеты и определяют сумму декретных.

Так, пособие по беременности и родам работникам предоставляют в размере 100% средней зарплаты, и она не зависит от страхового стажа (ч. 1 ст. 26 Закона о соцстраховании). Итак, имеем следующую общую формулу для исчисления пособия по беременности и родам.

ДЕКРЕТНЫЕ = СРЕДНЯЯ ЗАРПЛАТА ЗА ОДИН КАЛЕНДАРНЫЙ ДЕНЬ Х КОЛИЧЕСТВО КАЛЕНДАРНЫХ ДНЕЙ ДЕКРЕТНОГО ОТПУСКА

Поэтому чтобы определить сумму декретных, нужно знать среднюю зарплату за один календарный день и количество календарных дней временной нетрудоспособности в связи с беременностью и родами.

Но как вычислить среднюю зарплату для оплаты декретных? Для этого в общем случае бухгалтеру нужно сделать всего 5 шагов.

ШАГ 1. Бухгалтер определяет расчетный период.

Именно от этого показателя зависит размер средней зарплаты сотрудника за 1 к.дн. и механизм ее расчета.

В общем случае расчетный период для исчисления средней зарплаты — 12 календарных месяцев пребывания в трудовых отношениях перед месяцем наступления страхового случая.

Однако если перед месяцем, в котором женщине открыли листок нетрудоспособности, не насчитывается 12-ти полных календарных месяцев работы, то за расчетный период нужно брать фактическое количество полных месяцев (т.е. тех, которые сотрудница отработала с первого по первое число). Такое указание содержит п. 26 Порядка № 1266.

В случае, если работница не отработала полный месяц перед наступлением страхового случая (декретом), то вычислять средний заработок следует исходя из фактического времени (в календарных днях) работы работника перед страховым случаем.

ШАГ 2. Бухгалтер подсчитывает количество календарных дней в расчетном периоде.

При расчете этого показателя нужно отбросить те календарные дни, которые женщиной не отработаны по уважительным причинам. Такими календарными днями являются дни, неотработанные в связи с:

• временной нетрудоспособностью,
• декретом;
• отпуском по уходу за ребенком до 3-х и 6-ти лет (по медзаключению);
• отпуском без сохранения зарплаты.

Важно: если работник полный месяц расчетного периода не работал по уважительным причинам, то при расчете количества дней в таком расчетном периоде отбрасывают все календарные дни этого месяца (абз. 1 п. 3 Порядка № 1266).

ШАГ 3. Бухгалтер вычисляет общий заработок за расчетный период.

При расчете указанного показателя в расчет принимают зарплату (доход, денежное обеспечение), на которую начислен ЕСВ (абз. 1 п. 3 и п. 32 Порядка № 1266). При этом нужно учитывать, в частности, те выплаты, которые сотрудник получил за неотработанные по уважительным причинам дни (их мы назвали выше).

ШАГ 4. Бухгалтер определяет среднедневной заработок.

Для этого нужно разделить заработок за расчетный период на исчисленное количество календарных дней в этом периоде.

ШАГ 5. Бухгалтер проводит расчет суммы декретных.

Размер пособия по беременности и родам равен произведению среднедневной зарплаты на количество календарных дней продолжительности декретного отпуска.

Пример 1.

Работница представила листок нетрудоспособности в связи с беременностью и родами за период с 27 марта 2021 года по 30 июля 2021 года включительно (126 к.дн.). Расчетный период — с марта 2020 по февраль 2021 года включительно. За этот период женщине начислили зарплату — 107800 грн и больничные 1500 грн (за 5 к.дн. болезни). Всего в расчетном периоде 365 календарных дней.

Проведен расчет декретных.

1. Определяем количество календарных дней в расчетном периоде, которое следует учитывать при расчете среднего заработка:

365 к.дн. — 5 к.дн. = 360 к.дн.

2. Вычисляем среднюю зарплату за 1 календарный день:

107800 грн: 360 к.дн. = 299,44 грн.

3. Определяем сумму начисленного пособия по беременности и родам (по 126 к.дн.):

299,44 грн х 126 к.дн. = 37729,44 грн.

Это классическая схема расчета декретных. Однако и во время ее применения следует учитывать дополнительное спецправило, которое прописано в ч. 2 ст. 26 Закона о соцстраховании: "Сумма пособия по беременности и родам в расчете на месяц не должна превышать размер максимальной величины базы начисления единого взноса, с которой уплачивались страховые взносы в Фонд, и не может быть меньше размера пособия, исчисленный с минимальной заработной платы, установленной на момент наступления страхового случая". Следовательно, размер декретных в расчете на месяц не может превышать максимальную величину для начисления ЕСВ (с 1 января 2021 — 90000 грн, с 1 декабря 2021 — 97500 грн) и не может быть быть меньше рассчитанного из минимальной зарплаты (с 1 января 2021 — 6000 грн, с 1 декабря 2021 — 6500 грн).

Кроме того, действующим законодательством предусмотрено еще и специальное правило, которое касается работников, которые в 12-месячном периоде перед страховым случаем не имеют за плечами 6 месяцев страхового стажа. Для таких работников при расчете пособия по беременности и родам применяют минзарплатное ограничение (ч. 4 ст. 19 Закона о соцстраховании).

Так, застрахованные лица, у которых в течение 12 месяцев перед наступлением страхового случая страховой стаж составляет менее 6 месяцев, имеют право на матобеспечение в виде пособия по беременности и родам в размере исходя из начисленной заработной платы (дохода), с которой уплачиваются страховые взносы, но не более размера пособия, исчисленного с двукратного размера минзарплаты, установленной на момент наступления страхового случая.

То есть при таких обстоятельствах сумма зарплаты для расчета декретных не может превышать двукратный размер минзарплаты в расчете на месяц (с 1 января 2021 г. — 12000 грн).

Для определения ограничения в расчете за календарный день необходимо двукратный месячный размер минзарплаты разделить на среднемесячное количество календарных дней — 30,44 (п.п. 5 и 29 Порядка № 1266). Сам механизм применения такого ограничения в свое время Минсоцполитики объясняло в письме от 17.09.2015 г. № 529/18/99-15.

Пример 2

Женщину приняли на работу 21.12.2020 г. Впоследствии, 27.04.2021 г., она предоставила листок нетрудоспособности по беременности и родами на 126 к.дн. Расчетный период — январь-март 2021 г. За эти месяцы женщине была начислена зарплата в размере 45000 грн. Страховой стаж за последние 12 месяцев перед наступлением страхового случая — менее 6 месяцев.

1. Вычислим среднедневную зарплату:

45000 грн : 90 к.дн. = 500 грн.

2. Определим дневную выплату декретных, исходя из размера:

а) одной минзарплаты:

6000 грн: 30,44 к.дн. = 197,11 грн;

б) двух минзарплат:

197,11 грн х 2 = 394,22 грн.

Поскольку сумма среднедневной зарплаты, исходя из размера фактически начисленной зарплаты работницы, превышает двукратный размер минзарплаты в расчете на месяц, то для расчета декретных нужно брать дневную выплату декретных, исходя из размера двух минзарплат.

Как бухгалтеру рассчитать страховой стаж для декретных

Информацию о страховом стаже работницы, которая недавно была трудоустроена на предприятие и уходит в декретный отпуск, можно получить из реестра застрахованных лиц. Сделать это могут работодатели в электронном виде через электронный кабинет плательщика на портале ПФУ. При этом работодатель через вебпортал на застрахованное лицо, состоящее с ним в трудовых отношениях, может получить:

• справку по форме № ОК-7 — за период пребывания застрахованного лица в трудовых отношениях только с ним;
• справку о трудовом и страховом стаже (приложение 9) — за весь период трудовой деятельности застрахованного лица.

Также справку по форме № ОК-7 может предоставить работодателю и сама работница. Она может получить ее за весь период трудовой деятельности на себя также через вебпортал ПФУ с использованием личной электронной подписи. Чтобы предоставить ее работодателю, достаточно ее заказать на вебпортал, получить, распечатать и принести на работу.

Как рассчитать декретные, когда листок нетрудоспособности продлили

В таком случае сумму декретных по дополнительному больничному листу следует рассчитывать по правилам, действовавшим на дату предоставления декретного отпуска по первому листку нетрудоспособности. Ведь застрахованное лицо имеет право на материальное обеспечение по тем нормам, которые действуют на момент наступления страхового случая. Это подчеркивает абз. 2 ч. 1 ст. 19 Закона о соцстраховании.

Так, например, в связи с осложненными родами работнице выдают дополнительный листок нетрудоспособности с целью продления первичного больничного. В таком случае работодатель должен издать приказ на продление декретного отпуска на 14 календарных дней.

Однако в данном случае речь идет об одном страховом случае, который наступил при предоставлении декретного отпуска на основании первого листка нетрудоспособности.

Поэтому заново рассчитывать средний заработок для расчета декретных не нужно. Ведь мы имеем дело с тем же расчетным периодом, который брали для оплаты декретных по первому листку нетрудоспособности.

Итак, чтобы доначислить работницы декретные, достаточно умножить ранее определенную сумму среднедневной зарплаты на 14 к. дн.

Как получить декретные от Фонда соцстраха

После принятия комиссией по социальному страхованию предприятия решение о назначении пособия и проведения расчета сумм декретных бухгалтером работодатель оформляет и подает в Фонд соцстраха соответствующее заявление-расчет. Если перечисленные шаги будут осуществлены работодателем в установленные сроки с даты передачи застрахованным лицом листа до подачи заявления-расчета в Фонд соцстраха должно пройти до 17 календарных дней.

Далее средства поступают на спецсчет работодателя в течение нескольких банковских дней после осуществления финансирования (конечно, если нет проблем с последним).

Как работодателю облагать декретные

Пособие по беременности и родам не включается в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода в соответствии с пп. 165.1.1 НКУ. Итак, с декретных не удерживается НДФЛ. Поскольку пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ, то и военный сбор удерживать с него не нужно.

А вот ЕСВ на декретные нужно начислять. Такой вывод следует из абз. 7 п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона о ЕСВ. Насисляют его в общем случае по ставке 22%, а для лиц с инвалидностью — в размере 8,41% (ч. 13 ст. 8 Закона о ЕСВ). Начислять ЕСВ на декретные нужно отдельно за каждый месяц отпуска по беременности и родам (пп. 1 п. 3 р. IV Инструкции № 449).

Итак, бухгалтеру с целью начисления ЕСВ нужно определить сумму пособия по беременности и родам, приходящуюся на каждый отдельный месяц. Сделать это можно путем умножения среднедневного размера такого пособия на количество календарных дней каждого месяца, за которые начислено такое пособие. Далее сумму ЕСВ определяют путем умножения рассчитанной суммы декретных за каждый месяц отдельно на ставку ЕСВ.

Учитывайте, что уплачивать ЕСВ с декретных нужно со всей суммы начисленного пособия в месяце, в котором было произведено начисление такого пособия.

Как отражать начисление и выплату декретных в учете

Расчеты с работниками по суммам начисленного пособия по беременности и родам отражаются на субсчете 663 "Расчеты по другим выплатам".

Поскольку такие выплаты начисляются и выплачиваются за счет средств Фонда соцстраха, то расчеты по ним отражаются на субсчете 378 "Расчеты с государственными целевыми фондами".

По данным числового примера 1 отразим в учете порядок начисления и выплаты декретных.

Таблица

Отражение в учете декретных

Как отражать декретные в объединенной отчетности по ЕСВ и НДФЛ

При заполнении приложения Д1 объединенной отчетности по ЕСВ и НДФЛ в таблице следует учитывать специфику заполнения следующих реквизитов:

• в реквизите 08 "Код категорії ЗО" указывают код "42";
• в реквизите 10 "Місяць та рік, за який проведено нарахування" — соответствующие месяцы, за которые начислены декретные;
• в реквизите 15 "Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами" — количество дней пребывания в отпуске в связи с беременностью и родами в разрезе соответствующих месяцев;
• в реквизите 14 следует указать количество календарных дней нахождения работницы в трудовых отношениях в каждом месяце, на которые приходится декретный отпуск;
• в реквизитах 16 и 17 записывают сумму начисленных декретных в разрезе месяцев декретного отпуска;
• в реквизите 20 указывается сумма ЕСВ, начисленная на декретные в разрезе месяцев.

В то же время обращаем Ваше внимание на то, что если сумма пособия по беременности и родам за последний месяц декретного отпуска будет меньше размера минимальной зарплаты, то придется выполнить правило уплаты ЕСВ с минзарплаты за этот месяц. То есть начислить доплату к ЕСВ по итогам такого месяца. Однако такую операцию нужно проводить по окончании того месяца, в котором декретные не дотянут до минималки. А это значит, что нужно будет заполнить еще одну отдельную строку по указанной работнице, в которой указать код типа начислений 13 — это разница между размером минимальной заработной платы и фактически начисленной заработной платой / доходом за отчетный месяц. При этом указывается в реквизите 18 "Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць (із заробітної плати/доходу/грошового забезпечення)" доплата до минимального страхового взноса.

Кроме того, о начале и окончании декретного отпуска следует отметить в Приложении Д5 объединенной отчетности: в графе 8 "Категорія особи" указать категорию лица "5" (лицо, которому предоставлен отпуск по беременности и родам). Затем в месяце окончания этого отпуска в графе 10 "Період … відпусток / дата закінчення" следует указать последний день этого отпуска.

Учитывайте: в новой отчетности все записи дат начала и окончания отпусков следует делать в формате ДДММГГГГ.

В то же время при заполнении каждой строки по работницы следует обязательно в графе 16 указывать информацию о приказе, согласно которому предоставлен декретный отпуск по листку нетрудоспособности.

Об отражении информации о суммах декретных в приложении 4ДФ объединенной отчетности, то их нужно показывать, как и ранее, в графах 3а и 3 с указанием признака дохода в графе 6 — "128". Ведь признаки доходов в новой отчетности соответствуют тем, чтобы были ранее в форме № 1ДФ.

Входит ли декретный отпуск в трудовой стаж для отпусков

Декретный отпуск обязательно засчитывается в трудовой стаж женщины. Поэтому период отпуска по беременности и родам засчитывается в стаж, дающий право на ежегодный основной отпуск.

Майя МАЛЬЦЕВА,

независимый эксперт по учету и налогообложению