Декретні - 2021: оформлення, розрахунок, оподаткування, відображення в обліку та звітності

Як оформити декретну відпустку

Відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами (нерідко її називають по-простому декретною) надають жінкам на підставі медичного висновку. У загальному випадку тривалість такої оплачуваної відпустки становить 70 календарних днів до пологів і 56 (у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів – 70) календарних днів після пологів, починаючи з дня пологів (ч. 1 ст. 179 КЗпП, ч. 1 ст. 17 Закону про відпустки).

Слід урахувати, що декретна відпустка має специфічну документальну підставу для її надання. Для надання працівниці такої відпустки повинні бути складені щонайменше наступні документи:

• листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами;
• наказ про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

При цьому слід ураховувати, що роботодавець видає наказ про надання декретної відпустки лише після пред’явлення працівницею відповідного лікарняного по вагітності і пологам (див. зразок 1). Адже з точки зору соціального страхування відповідний період декретної відпустки — це ніщо інше, як тимчасова непрацездатність.

Зразок 1

На підставі чого роботодавець нараховує декретні

Нагадаємо: допомогу по вагітності та пологах надають за період декретної відпустки (ч. 1 ст. 25 Закону про соцстрахування). Отже, на проміжок часу, який охоплює листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами, роботодавець повинен надати жінці декретну відпустку і нарахувати допомогу по вагітності і пологах.

Відповідно на підставі отриманих від працівниці документів комісія (уповноважений) із соцстрахування на підприємстві приймає рішення про призначення допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами.

Підставою для призначення допомоги по вагітності та пологах слугує оригінал листка непрацездатності. Якщо жінка працює ще й за сумісництвом, то для сумісниці підставою для оплати декретних слугує копія такого листка непрацездатності. Остання повинна бути засвідчена за основним місцем роботи підписом керівника та печаткою (за її наявності). Крім того, сумісниці надають довідку про середню заробітну плату за основним місцем роботи.

Як бухгалтеру розрахувати декретні

На підставі прийнятого комісією (уповноваженим) із соцстрахування на підприємстві рішення про призначення допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами працівники бухгалтерії проводять відповідні розрахунки і визначають суму декретних.

Так, допомогу по вагітності та пологах працівникам надають у розмірі 100% середньої зарплати й вона не залежить від страхового стажу (ч. 1 ст. 26 Закону про соцстрахування). Отже, маємо наступну загальну формулу для обчислення допомоги по вагітності і пологах.

ДЕКРЕТНІ = СЕРЕДНЯ ЗАРПЛАТА ЗА ОДИН КАЛЕНДАРНИЙ ДЕНЬ х КІЛЬКІСТЬ КАЛЕНДАРНИХ ДНІВ ДЕКРЕТНОЇ ВІДПУСТКИ

Тому аби визначити суму декретних, потрібно знати середню зарплату за один календарний день і кількість календарних днів тимчасової непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами.

Але як обчислити середню зарплату для оплати декретних? Для цього в загальному випадку бухгалтеру потрібно зробити лише 5 кроків.

КРОК 1. Бухгалтер визначає розрахунковий період.

Саме від цього показника залежить розмір середньої зарплати працівниці за 1 к.дн. та механізм її розрахунку.

У загальному випадку розрахунковий період для обчислення середньої зарплати – 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах перед місяцем настання страхового випадку.

Однак якщо перед місяцем, у якому жінці відкрили листок непрацездатності, не налічується 12-ти повних календарних місяців роботи, то за розрахунковий період потрібно брати фактичну кількість повних місяців (тобто тих, які співробітниця відпрацювала з першого до першого числа). Таку вказівку містить п. 26 Порядку № 1266.

У разі, якщо працівниця не відпрацювала повного місяця перед настанням страхового випадку (декретом), то обчислювати середній заробіток слід виходячи із фактичного часу (у календарних днях) роботи працівника перед страховим випадком.

КРОК 2. Бухгалтер підраховує кількість календарних днів у розрахунковому періоді.

Під час розрахунку цього показника потрібно відкинути ті календарні дні, які жінкою невідпрацьовані з поважних причин. Такими календарними днями є дні, невідпрацьовані у зв’язку з:

• тимчасовою непрацездатністю,
• декретною відпусткою;
• відпусткою для догляду за дитиною до 3-х та 6-ти років (за медвисновком);
• відпусткою без збереження зарплати.

Важливо: якщо працівник повний місяць розрахункового періоду не працював із поважних причин, то під час розрахунку кількості днів у такому розрахунковому періоді відкидають усі календарні дні цього місяця (абз. 1 п. 3 Порядку № 1266).

КРОК 3. Бухгалтер обчислює загальний заробіток за розрахунковий період.

Під час розрахунку зазначеного показника у розрахунок приймають зарплату (дохід, грошове забезпечення), на яку нараховано ЄСВ (абз. 1 п. 3 та п. 32 Порядку № 1266). При цьому не потрібно враховувати, зокрема, ті виплати, які співробітник отримав за невідпрацьовані з поважних причин дні (їх ми назвали вище).

КРОК 4. Бухгалтер визначає середньоденний заробіток.

Для цього потрібно поділити заробіток за розрахунковий період на обчислену кількість календарних днів у цьому періоді.

КРОК 5. Бухгалтер проводить розрахунок суми декретних.

Розмір допомоги по вагітності та пологах дорівнює добутку середньоденної зарплати на кількість календарних днів тривалості декретної відпустки.

Приклад 1.

Працівниця подала листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами за період з 27 березня 2021 року по 30 липня 2021 року включно (126 к.дн.). Розрахунковий період — із березня 2020 по лютий 2021 року включно. За цей період жінці нарахували зарплату — 107800 грн та лікарняні 1500 грн (за 5 к.дн. хвороби). Усього в розрахунковому періоді 365 календарних днів.

Проведено розрахунок декретних.

1. Визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді, на яку слід зважати під час розрахунку середнього заробітку:

365 к.дн. – 5 к.дн. = 360 к.дн.

2.Обчислюємо середню зарплату за 1 календарний день:

107800 грн : 360 к.дн. = 299,44 грн.

3. Визначаємо суму нарахованої допомоги по вагітності та пологах (за 126 к.дн.):

299,44 грн х 126 к.дн. = 37729,44 грн.

Це класична схема розрахунку декретних. Однак і під час її застосування слід ураховувати додаткове спецправило, яке прописане у ч. 2 ст. 26 Закону про соцстрахування: "Сума допомоги по вагітності та пологах у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування єдиного внеску, з якої сплачувалися страхові внески до Фонду, та не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку". Отже, розмір декретних у розрахунку на місяць не може перевищувати максимальну величину для нарахування ЄСВ (із 1 січня 2021 р. — 90000 грн, із 1 грудня 2021 р. — 97500 грн) та не може бути бути меншим за розрахований із мінімальної зарплати (з 1 січня 2021 р. — 6000 грн, із 1 грудня 2021 р. — 6500 грн).

Окрім того чинним законодавством передбачено ще й спеціальне правило, яке стосується працівників, які у 12-місячному періоді перед страховим випадком не мають за плечима 6-ти місяців страхового стажу. Для таких працівників під час розрахунку допомоги по вагітності та пологах застосовують мінзарплатне обмеження (ч. 4. ст. 19 Закону про соцстрахування).

Так, застраховані особи, у яких протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку страховий стаж становить менш як 6 місяців, мають право на матзабезпечення у вигляді допомоги по вагітності та пологах у розмірі виходячи з нарахованої зарплати (доходу), з якої сплачують страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із двократного розміру мінзарплати, установленої на момент настання страхового випадку.

Тобто за таких обставин сума зарплати для розрахунку декретних не може перевищувати двократний розмір мінзарплати з розрахунку на місяць (із 1 січня 2021 р. — 12000 грн).

Для визначення обмеження в розрахунку за календарний день необхідно двократний місячний розмір мінзарплати розділити на середньомісячну кількість календарних днів — 30,44 (п.п. 5 і 29 Порядку № 1266). Сам механізм застосування такого обмеження свого часу Мінсоцполітики пояснювало у листі від 17.09.2015 р. № 529/18/99-15.

Приклад 2. 

Жінку прийняли на роботу 21.12.2020 р. Згодом, 27.04.2021 р., вона надала листок непрацездатності у зв'язку з вагітністю та пологами на 126 к.дн. Розрахунковий період — січень-березень 2021 р. За ці місяці жінці було нараховано зарплату в розмірі 45000 грн. Страховий стаж за останні 12 місяців перед настанням страхового випадку — менше 6 місяців.

1. Обчислимо середньоденну зарплату:

45000 грн : 90 к.дн. = 500 грн.

2. Визначимо денну виплату декретних, виходячи з розміру:

а) однієї мінзарплати:

6000 грн : 30,44 к.дн. = 197,11 грн;

б) двох мінзарплат:

197,11 грн х 2 = 394,22 грн.

Оскільки сума середньоденної зарплати, виходячи із розміру фактично нарахованої зарплати працівниці, перевищує двократний розмір мінзарплати з розрахунку на місяць, то для розрахунку декретних потрібно брати денну виплату декретних, виходячи з розміру двох мінзарплат.

Як бухгалтеру розрахувати страховий стаж для декретних

Інформацію про страховий стаж працівниці, яка нещодавно була працевлаштована на підприємство і йде в декретну відпустку, можна отримати з реєстру застрахованих осіб. Зробити це можуть роботодавці в електронному вигляді через електронний кабінет платника на порталі ПФУ. При цьому роботодавець через вебпортал на застраховану особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах, може отримати:

• довідку за формою № ОК-7 — за період перебування застрахованої особи у трудових відносинах лише з ним;
• довідку про трудовий і страховий стаж (додаток 9) — за весь період трудової діяльності застрахованої особи.

Також довідку за формою № ОК-7 може надати роботодавцю і сама працівниця. Вона може отримати її за весь період трудової діяльності на себе також через вебпортал ПФУ з використанням особистого електронного підпису. Щоб надати її роботодавцю, достатньо її замовити на вебпорталі, отримати, роздрукувати та принести на роботу.

Як розрахувати декретні, коли листок непрацездатності продовжили

У такому випадку суму декретних за додатковим лікарняним листом слід розраховувати за правилами, які діяли на дату надання декретної відпустки за першим листком непрацездатності. Адже застрахована особа має право на матеріальне забезпечення за тими нормами, які діють на момент настання страхового випадку. На цьому наголошує абз. 2 ч. 1 ст. 19 Закону про соцстрахування.

Отже, наприклад, у зв'язку з ускладненими пологами працівниці видають додатковий листок непрацездатності із метою подовження первинного лікарняного. В такому разі роботодавець має видати наказ на продовження декретної відпустки на 14 календарних днів.

Однак у зазначеному випадку йдеться про один страховий випадок, який настав під час надання декретної відпустки на підставі першого листка непрацездатності.

Тому заново розраховувати середній заробіток для розрахунку декретних не потрібно. Адже ми маємо справу з тим самим розрахунковим періодом, який брали для оплати декретних за першим листком непрацездатності.

Отже, щоб донарахувати працівниці декретні, достатньо помножити раніше визначену суму середньоденної зарплати на 14 к.дн.

Як отримати декретні від Фонду соцстраху

Після прийняття комісією із соціального страхування підприємства рішення про призначення допомоги та проведення розрахунку сум декретних бухгалтером роботодавець оформляє і подає до Фонду соцстраху відповідну заяву-розрахунок. Якщо перелічені кроки буде здійснено роботодавцем в установлені терміни, від дати передачі застрахованою особою листка до подання заяви-розрахунку до Фонду соцстраху має пройти до 17 календарних днів.

Далі кошти надходять на спецрахунок роботодавця упродовж декількох банківських днів після здійснення фінансування (звісно, якщо немає проблем із останнім).

Як роботодавцю оподатковувати декретні

Допомога у зв'язку з вагітністю та пологами не включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу відповідно до пп. 165.1.1 ПКУ. Отже, із декретних не утримується ПДФО. Оскільки допомога по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО, то й військовий збір утримувати з неї не потрібно.

А от ЄСВ на декретні потрібно нараховувати. Такий висновок слідує з абз. 7 п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про ЄСВ. Нараховують його у загальному випадку за ставкою 22%, а для осіб з інвалідністю — у розмірі 8,41% (ч. 13 ст. 8 Закону про ЄСВ). Нараховувати ЄСВ на декретні потрібно окремо за кожен місяць відпустки по вагітності та пологах (пп. 1 п. 3 р. IV Інструкції № 449).

Отже, бухгалтеру з метою нарахування ЄСВ потрібно визначити суму допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, що припадає на кожен окремий місяць. Зробити це можна шляхом множення середньоденного розміру такої допомоги на кількість календарних днів кожного місяця, за які нараховано таку допомогу. Далі суму ЄСВ визначають шляхом множення розрахованої суми декретних за кожен місяць окремо на ставку ЄСВ.

Зважайте, що сплачувати ЄСВ з декретних потрібно з усієї суми нарахованої допомоги в місяці, у якому були здійснені нарахування такої допомоги.

Як відображати нарахування і виплату декретних в обліку

Розрахунки з працівниками щодо сум нарахованої допомоги по вагітності та пологам відображаються на субрахунку 663 "Розрахунки за іншими виплатами".

Оскільки такі виплати нараховуються і виплачуються за рахунок коштів Фонду соцстраху, то розрахунки з ним відображаються на субрахунку 378 "Розрахунки з державними цільовими фондами".

За даними числового прикладу 1 відобразимо в обліку порядок нарахування і виплати декретних.

Таблиця

Відображення в обліку декретних

Як відображати декретні у об’єднаній звітності з ЄСВ та ПДФО

Під час заповнення додатку Д1 об’єднаної звітності з ЄСВ та ПДФО у таблиці слід зважати на специфіку заповнення наступних реквізитів:

• у реквізиті 08 "Код категорії ЗО" указують код "42";
• у реквізиті 10 "Місяць та рік, за який проведено нарахування" — відповідні місяці, за які нараховано декретні,
• у реквізиті 15 "Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами" — кількість днів перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю й пологами у розрізі відповідних місяців;
• у реквізиті 14 слід вказати кількість календарних днів перебування працівниці в трудових відносинах у кожному місяці, на які припадає декретна відпустка;
• у реквізитах 16 та 17 записують суму нарахованих декретних в розрізі місяців декретної відпустки;
• у реквізиті 20 зазначається сума ЄСВ, яка нарахована на декретні в розрізі місяців.

Водночас звертаємо Вашу увагу на те, що якщо сума допомоги по вагітності та пологах за останній місяць декретної відпустки буде меншою за розмір мінімальної зарплати, то доведеться виконати правило сплати ЄСВ із мінзарплати за цей місяць. Тобто нарахувати доплату до ЄСВ за підсумками такого місяця. Однак таку операцію потрібно проводити по закінченню того місяця, в якому декретні не дотягнуть до мінімалки. А це означає, що потрібно буде заповнити ще один окремий рядок щодо зазначеної працівниці, в якому вказати код типу нарахувань 13 – це різниця між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою/доходом за звітний місяць. При цьому вказується у реквізиті 18 "Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць (із заробітної плати/доходу/грошового забезпечення) доплата до мінімального страхового внеску".

Окрім того про початок та закінчення декретної відпустки слід зазначити у Додатку Д5 об’єднаної звітності: у графі 8 "Категорія особи" зазначити категорію особи "5" (особа, якій надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами). Потім у місяці закінчення цієї відпустки у графі 10 "Період … відпусток / дата закінчення" слід вказати останній день цієї відпустки.

Зважайте: у новій звітності усі записи дат початку і закінчення відпусток слід робити у форматі ДДММРРРР.

Водночас при заповненні кожного рядка щодо працівниці слід обов’язково у графі 16 вказувати інформацію про наказ, згідно якого надана декретна відпустка за листком непрацездатності.

Щодо відображення інформації про суми декретних у додатку 4ДФ об’єднаної звітності, то їх потрібно показувати , як і раніше, у графах 3а та 3 із зазначенням ознаки доходу в графі 6 — "128". Адже ознаки доходів у новій звітності відповідають тим, щоб були раніше у формі № 1ДФ.

Чи входить декретна відпустка у  трудовий стаж для відпусток

Декретна відпустка обов’язково зараховується у трудовий стаж жінки. Тому період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами зараховується в стаж, який дає право на щорічну основну відпустку.

Майя МАЛЬЦЕВА,

незалежний експерт з обліку та оподаткування