Командировка в поселок без гостиницы: компенсируют ли проезд к гостинице в городе

Работника предприятия направили в командировку в населенный пункт (поселок), где нет гостиницы. В связи с этим он ежедневно на маршрутке ездил в гостиницу, которая находилась в другом населенном пункте (в 10 км от места командировки). На проезд в гостиницу и обратно он тратил ежедневно 30 грн. Аванс работнику не выдавали, и он расходовал собственные средства. Можно ли компенсировать расходы на проживание и проезд, и будут ли облагаться данные выплаты работнику?

ОТВЕТ: Работникам, направленным в командировку, выплачиваются:

· суточные за период пребывания в командировке,

· стоимость проезда к месту назначения и обратно

· и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством (ч. 2 ст. 121 Кодекса законов о труде Украины, далее - КЗоТ).

На сегодняшний день признание бухрасходов осуществляется в соответствии с П(С)БУ 16"Расходы", и оно абсолютно не связано с обложением НДФЛ и военным сбором. При этом пп. 170.9.1 НКУ все расходы делит на облагаемые НДФЛ и не облагаемые данным налогом.

В частности, не облагается НДФЛ сумма возмещенных работнику расходов в пределах фактических расходов, а именно: на проезд (в т.ч. перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки(в т.ч. на арендованном транспорте), оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в данные счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений (пп. "а" пп. 170.9.1 НКУ).

Конечно, обязательным является наличие подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физлица, в т.ч. бронирование мест в местах проживания, и расчетных документов.

Как видим, к необлагаемым попадают расходы на проезд как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки. А куда именно направляют работника в командировку, будет прописано в приказе.

Следовательно, налоговики обратят внимание на тот факт, что работник подал для возмещения расходов в командировке транспортные билеты не только с места работы до места командировки, но и в другой населенный пункт, не связанный с командировкой работника. Хотя прямого запрета на компенсацию данных транспортных расходов НКУ не содержит. Ведь главное, что какие-либо расходы не включаются в налогооблагаемый доход налогоплательщика при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны. Поэтому не лишним будет подтвердить, что данные дополнительные расходы на жилье и транспорт связаны с командировкой, а не с личными целями работника.

К слову: учитывая положения Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59 (далее - Инструкция о командировках), командированному работнику возмещаются (согласно подтверждающим документам) также расходы на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) в соответствии с маршрутом, согласованным руководителем, и на арендованном транспорте по месту командировки (абз. 4 п. 6 р. ІІ Инструкции о командировках). То есть разрешается компенсировать расходы на проезд только городским транспортом общего пользования. Однако этот документ не обязателен для применения хозрасчетными предприятиями, но они могут использовать его как вспомогательный, справочный, и поэтому зачастую берут его за основу при утверждении собственного Положения о командировках.

В свою очередь…