Десятки тысяч украинских компаний уже перевели весь документооборот в электронный формат. Они обмениваются с контрагентами документами, подписанными с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), и представляют их для проверки в контролирующие органы. Тем не менее у сотрудников бухгалтерий и юридических департаментов некоторых компаний все еще нет уверенности в легитимности электронных документов. Они опасаются, что, если в один прекрасный день на предприятие нагрянет налоговая, с электронными документами могут возникнуть проблемы. На самом деле вся правовая база Украины давно готова к электронному документообороту (далее - ЭДО), а сотрудники налоговой прекрасно осведомлены о том, как работать с документами в цифровом формате.
ЭДО в Украине
Закон № 851, регулирующий ЭДО в Украине, был принят еще в 2003 году. Это было знаковое событие в истории нашей страны. Последние правки в него внесены Законом № 2155 в январе 2020 года. После чего ушло в прошлое понятие ЭЦП (электронная цифровая подпись). Сейчас электронная подпись называется КЭП.
Существует множество других правовых актов, которые регулируют ЭДО и взаимоотношения бизнеса и налоговой. Один из них - Порядок № 557.
Согласно действующему законодательству электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Это подтверждает письмо ГФСУ от 04.01.2017 г. № 30/6/99-99-15-02-02-15:
"Итак, электронный документ, который составлен в соответствии с требованиями действующего законодательства и который содержит все необходимые реквизиты, имеет такую же юридическую силу, как и документ, составленный в бумажном виде".
Так что к электронному формату документов у налоговой вопросов быть не может. Главное, что необходимо помнить, чтобы избежать проблем во время проверок, - документы должны быть составлены правильно. При этом нормы составления бумажных и электронных документов ничем не отличаются. Кроме подписи.
КЭП и защищенные носители
Электронный документ должен быть подписан действительной электронной подписью, выданной Квалифицированным поставщиком электронных доверительных услуг. Сейчас таких поставщиков в Украине двадцать. Со списком можно ознакомиться на сайте Минцифры. На этом же сайте есть опция проверки целостности электронного документа и актуальности подписи. Практика показывает, что представители налоговой об этом прекрасно осведомлены, и если с электронным документом все в порядке, ни о чем не стоит волноваться.
Более подробно читайте в статье издания БУХГАЛТЕР&ЗАКОН. Для доступа к профессиональной аналитике издания БУХГАЛТЕР&ЗАКОН, другим документам и инструментам информационно-правовой системы ЛІГА:ЗАКОН поспешите оформить заявку на БУХГАЛТЕР&ЗАКОН и оцените удобство и скорость поиска необходимых вам материалов.
