Десятки тисяч українських компаній уже перевели весь документообіг в електронний формат. Вони обмінюються з контрагентами документами, підписаними за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), і подають їх для перевірки до контролюючих органів. Проте працівники бухгалтерій і юридичних департаментів деяких компаній усе ще не впевнені в легітимності електронних документів. Вони побоюються, що, якщо одного чудового дня на підприємство навідається податкова, з електронними документами можуть виникнути проблеми. Насправді вся правова база України давно готова до електронного документообігу (далі - ЕДО), а працівники податкової чудово поінформовані про те, як працювати з документами у цифровому форматі.
ЕДО в Україні
Закон № 851, що регулює ЕДО в Україні, прийнято ще у 2003 році. Це була знакова подія в історії нашої країни. Останні правки до нього вніс Закон № 2155 у січні 2020 року. Після чого відійшло в минуле поняття ЕЦП (електронний цифровий підпис). Зараз електронний підпис має назву КЕП.
Існує безліч інших правових актів, що регулюють ЕДО та відносини бізнесу і податкової. Один із них - Порядок № 557.
Згідно з чинним законодавством електронні документи мають таку саму юридичну силу, як і паперові. Це підтверджує лист ДФСУ від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15:
"Отже, електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та який містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді".
Тож до електронного формату документів у податкової запитань бути не може. Головне, що потрібно пам'ятати, аби уникнути проблем під час перевірок, - документи має бути складено правильно. При цьому норми складання паперових та електронних документів нічим не відрізняються. Окрім підпису.
КЕП і захищені носії
Електронний документ має бути підписано дійсним електронним підписом, виданим Кваліфікованим постачальником електронних довірчих послуг. Наразі таких постачальників в Україні двадцять. Із переліком можна ознайомитись на сайті Мінцифри. На цьому ж сайті є опція перевірки цілісності електронного документа й актуальності підпису. Практика свідчить, що представники податкової про це чудово поінформовані, і якщо з електронним документом усе гаразд, ні про що не варто турбуватися.
Більш детально читайте у статті видання БУХГАЛТЕР&ЗАКОН. Для доступу до професійної аналітики видання БУХГАЛТЕР&ЗАКОН, інших документів та інструментів інформаційно-правової системи ЛІГА:ЗАКОН поспішіть оформити заявку та оцініть зручність і швидкість пошуку необхідних вам матеріалів.
