Складанню річних планів, у яких відображається предмет закупівлі, визначений згідно з наказом Мінекономрозвитку від 17.03.2016 р. № 454, та визначенню орієнтовного початку проведення процедур закупівель передує процес визначення потреб юрособи-замовника та планування обсягів і джерел видатків на закупівлі певних товарів (робіт, послуг).
Зокрема, складаючи проекти кошторисів, тендерні комітети чи вповноважені особи замовників наприкінці попереднього року можуть проаналізувати закупівлі, здійснені в попередній рік (роки), та визначити потреби, у т.ч. шляхом проведення збору інформації від підпорядкованих (структурних) підрозділів, на наступний рік. Крім того, на цьому етапі може формуватись очікувана вартість закупівель, яка надалі може коригуватися після розгляду та затвердження кошторисів.
Своєю чергою, ураховуємо, що визначення й обґрунтування потреби у закупівлі товарів (робіт, послуг) та необхідного обсягу відповідних видатків на наступний рік фактично здійснюється бюджетними організаціями на етапі підготовки до складання бюджетних запитів.
Тому тендерний комітет або вповноважена(і) особа(и) замовника, які призначені відповідальними за організацію та проведення процедур закупівель, можуть завчасно отримувати необхідну інформацію щодо потреб й обсягів видатків юридичної особи - замовника для здійснення в подальшому ефективного планування проведення процедур закупівель.
На це звертає увагу Мінекономрозвитку в листі від 28.12.2017 р. № 3304-06/48844-06.
Щодо планування закупівель та передумов для застосування процедур закупівель на наступний рік підприємствами, то під час складання фінансового плану та підготовки пояснювальної записки до нього тендерні комітети чи вповноважені особи підприємства-замовника можуть проаналізувати закупівлі попереднього року, визначити потреби стосовно здійснення закупівель підприємства, у т.ч. від підпорядкованих (структурних) підрозділів підприємства на наступний рік та попередньо визначити очікувану вартість закупівель, які планується здійснити.
Під час визначення очікуваної вартості закупівлі замовники можуть виходити з планових вартісних показників, які можуть розраховуватися, зокрема, виходячи з
потреби у відповідних товарах, роботах і послугах у минулих роках з урахуванням економічних факторів, індексу інфляції, які впливають на ціноутворення на ринках відповідних товарів, робіт і послуг тощо.
Для максимальної економії та ефективності замовники можуть попередньо здійснювати маркетингові дослідження, вивчення ситуації на ринку, моніторинг комерційних пропозицій потенційних постачальників товарів, надавачів послуг та виконавців робіт як із відкритих джерел, так і безпосередньо консультуючись із ними, досліджувати інформацію щодо цінового діапазону із застосуванням аналітичного модуля bi.prozorro.org, отримувати дані від органів влади, підприємств, установ, організацій згідно з їх функціями, а також з інших джерел інформації, яка може бути використана для формування очікуваної вартості предмета закупівлі.
При цьому розрахунок очікуваної вартості предмета закупівлі не регулюється Законом України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 р. № 922-VIII і здійснюється замовником самостійно, виходячи зі специфіки такого предмета, умов й обставин здійснення конкретної закупівлі.
