Відряджений працівник або працівник, який отримав кошти під звіт, повинен по завершенню відрядження або придбання товарів (послуг) подати до бухгалтерії звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі - авансовий звіт).
Форма авансового звіту та порядок його складання затверджені наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841 (далі - Порядок № 841).
Фізична особа, яка отримала кошти, заповнює всі графи авансового звіту, крім: "Звіт перевірено", "Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером", кореспонденції рахунків бухобліку, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнює особа, яка надала такі кошти. Графу "Звіт затверджено" підписує керівник (податковий агент).
Також працівник надає роботодавцю - податковому агенту підтвердні документи, передбачені п. 170.9 ПКУ, які засвідчують вартість витрат на відрядження або під звіт та їх зв'язок з господарською діяльністю роботодавця.
Водночас платник податку поцікавився у ДПС:
- чи можливо при складанні авансового звіту використовувати простий електронний підпис або це має бути виключно кваліфікований електронний підпис;
- чи передбачено законодавством підписання авансового звіту електронним підписом, чи, може, потрібно використовувати виключно паперову форму авансового звіту з власноручним підписом підзвітної особи.
Податківці нагадали, що електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа (ст. 5 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22.05.2003 р. № 851-IV).
Проте положення Порядку № 841 не передбачають складання та надання платником податку авансового звіту в електронному вигляді з накладенням кваліфікованого електронного підпису. Тому його подають у паперовому вигляді з дотриманням усіх вимог, визначених ПКУ і Порядком № 841.
Джерело: ІПК ДПС від 14.04.2021 р. № 1536/ІПК/99-00-04-03-03-06.
Ознайомтеся зі статтями сучасного медіа для бухгалтерів "Інтербух":
- "Авансовий звіт: правила складання";
- "Електронні квитки до авансового звіту: як відшкодовувати витрати на відрядження";
- "Аванс на відрядження виданий в одній валюті, а витрачений - в іншій: як відзвітувати".
Скористайтеся ТЕСТОВИМ 3-денним доступом або придбайте бухгалтерський cервіс "Інтербух".
Підписуйтеся на наш канал у Telegram і сторінку в Facebook, щоб завжди бути в курсі бухгалтерських подій.
