З 2021 року діють норми щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі. Роботодавець зобов'язаний надавати відомості про трудову діяльність найманих працівників в електронному форматі, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу та інше. Відомості про трудову діяльність може вносити як працівник, так і роботодавець.
Сканкопії трудової книжки мають бути кольоровими, чіткими та відображати всі реквізити документа. Заповнені сторінки мають бути в хронологічному порядку. Сканування необхідно здійснювати у форматі pdf або jpg. Розмір одного файлу не повинен перевищувати 1 Мб. Обмеження щодо кількості файлів не встановлено.
Щоб подати сканкопії паперової трудової книжки та інших документів про стаж страхувальнику необхідно здійснити наступні кроки:
1. Увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
2. У розділі «Комунікації з ПФУ» та обрати сервіс «Відомості про трудову діяльність робітника»;
3. Заповнити форму звернення (РНОКПП та ПІБ особи) - натиснути кнопку “Пошук”;
4. Натиснути «Додати файл», обрати тип файлу та завантажити кольорову сканкопію трудової книжки;
5. Підписати звернення за допомогою КЕП. Для цього обрати файл ключа та ввести пароль.
7. Натиснути кнопку “Підписати та відправити до ПФУ”
8. Результати оцифрування відповідальною особою органу Пенсійного фонду України наданих сканкопій документів страхувальник може переглянути в закладці “Відомості про трудові відносини”, вказавши в меню пошуку РНОКПП працівника чи період надсилання трудової книжки.
Де читати про трудові зміни в умовах воєнного стану? У рішенні LIGA360:HR. Особливості найму і звільнення працівників, бронювання й війського обліку та інші актуальні питання. Замовте LIGA360 - дізнавайтеся першими про найважливіше.
Про це нагадало Головне управління Пенсійного фонду України у Київській області.
