Правові питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань регулюють ст.ст. 1159, 1160 ЦКУ. Про це інформують в Головному управлінні ДПС в Івано-Франківській області.
Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складає та подає у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ, платник податку (у паперовій або електронній формі) за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику (пп. 170.9.4 ПКУ). При цьому слід дотримуватися вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII.
Згідно з пп. 170.9.3 ПКУ документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, здійснює платник податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому він:
завершує таке відрядження;
завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
Якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, то строки, установлені пп. 170.9.3 ПКУ, продовжуються на один календарний місяць.
Відповідно до п. 1 Порядку складання Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, що затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841, Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі - Звіт) подається з підстав, визначених пп. 170.9.4 ПКУ.
Таким чином, якщо працівник придбав за власні готівкові кошти товари для потреб підприємства, а також використав власні кошти у відрядженні, то Звіт подається у визначені законодавством строки.
Оскільки чинним законодавством визначено строки звітування саме за одержані під звіт кошти на відрядження та на виконання цивільно-правових дій, а також установлено норму оподаткування надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернених у встановлені строки, то у разі несвоєчасного подання Звіту при придбанні за власні кошти товарів для потреб підприємства (використання власних коштів у відрядженні), фінансові санкції не застосовуються.
Практичні матеріали із чіткими послідовностями дій: Мистецтво оборони, Алгоритми дій, База податкових знань. Замовте презентацію комплексного рішення LIGA360 для контролю інформаційних ризиків і ухвалення рішень, та відкрийте більше можливостей.
