Чи потрібен підпис працівника на розпорядчих документах з кадрових питань

Відповідно до ст. 29 Кодексу законів про працю України (далі - КЗпП), до початку роботи роботодавець повинен поінформувати працівника про:

• місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов'язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов'язків), дату початку виконання роботи;

• визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами;

• права та обов'язки, умови праці;

• наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору - під підпис;

• правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);

• проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони;

• організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);

• тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;

• процедуру та встановлені КЗпП строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.

З розпорядчим документом з кадрових питань (особового складу) обов'язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення, відповідно до п.11 розд. 10 (Особливості підготовки та оформлення розпорядчих документів) Наказу Мін'юстиції «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» від 18.06.2015 р. № 1000/5.

На сьогодні, запровадженням кадрового електронного документообігу на підприємствах, організаціях, установах, є досить розповсюдженим і використання електронного підпису в кадрових документах часто застосовується, особливо при укладенні трудового договору про дистанційну роботу.

У Законі «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV встановлені загальні вимоги до впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису.

Згідно з ч. 3 ст.29 КЗпП, ознайомити працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами щодо їхніх прав та обов'язків роботодавець може з використанням визначених у трудовому договорі технічних засобів електронних комунікацій з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. Водночас у трудовому договорі за згодою сторін можуть бути узгоджені альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації, визначеної п. 4 ч. 1 ст.29 КЗпП, яка доводиться до відома працівників у порядку, встановленому цією статтею.

Відповідно до п.15, 27, 59 статті 1 Закону «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 5.10.2017 р. № 2155-VIII:

• електронний підпис - електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов'язуються і використовуються ним як підпис.

• кваліфікований електронний підпис - удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;

• удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, - удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням кваліфікованого сертифіката електронного підпису, виданого кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг та не містить відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису.

Таким чином, наголосили у Департаменті правового захисту апарату ФПУ, підпис працівника на всіх розпорядчих документах з кадрових питань є обов'язковим.

Законодавством передбачено, що ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов'язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі технічних засобів електронних комунікацій з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. При цьому у трудовому договорі за згодою сторін можуть бути узгоджені альтернативні способи ознайомлення працівника.

Проте, інформація щодо наявності на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору, доводиться до відома працівників під підпис.