Як правильно оформити документи для державної реєстрації: перелік вимог і винятки

Для успішного і безболісного проведення державної реєстрації документи, які подаються для її проведення, мають відповідати таким вимогам:

• бути викладені державною мовою та додатково, за бажанням заявника, - іншою мовою (крім заяви про держреєстрацію);

• текст має бути написаний розбірливо (машинодруком або від руки друкованими літерами);

• не повинні містити підчищення або дописки, закреслені слова та інші виправлення, не обумовлені в них, орфографічні та арифметичні помилки, заповнюватися олівцем, а також містити пошкодження, які не дають змоги однозначно тлумачити їх зміст;

• документи в електронній формі мають бути оформлені згідно з вимогами, визначеними законодавством;

• заява про державну реєстрацію підписується заявником. У разі подання такої заяви поштовим відправленням справжність підпису заявника повинна бути нотаріально засвідчена;

• рішення уповноваженого органу управління юрособи повинно бути оформлено з дотриманням вимог, встановлених законом, та відповідати законодавству.

Рішення уповноваженого органу управління юрособи, що подається для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі, має бути викладено у письмовій формі, прошито, пронумеровано та підписано засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальними зборами). Справжність підписів на такому рішенні засвідчує нотаріус, крім випадків, передбачених законом.

Необхідність нотаріального засвідчення справжності підпису, кажуть у Центральному міжрегіональному управлінні Міністерства юстиції, не поширюється на держреєстрацію змін до відомостей про державний орган, орган місцевого самоврядування, громадське об'єднання чи благодійну організацію, що містяться в Єдиному державному реєстрі, а також на державну реєстрацію змін до відомостей про юрособу, що вносяться на підставі розпорядчого акта держоргану, органу місцевого самоврядування.

Справжність підписів у таких випадках нотаріально засвідчується лише за наявності такої вимоги в установчих документах відповідного громадського об'єднання чи благодійної організації;

• рішення про припинення юрособи має містити відомості про персональний склад комісії з припинення (комісії з реорганізації, ліквідаційної комісії), її голову або ліквідатора, реєстраційні номери облікових карток платників податків або серію та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта), про порядок та строк заявлення кредиторами своїх вимог;

• установчий документ юридичної особи, положення, регламент, список суддів постійно діючого третейського суду, статут (положення) громадського формування, що не має статусу юридичної особи, договір (декларація) про створення сімейного фермерського господарства повинен містити відомості, передбачені законодавством, та відповідати законодавству;

• установчий документ має бути викладено у письмовій формі, прошито, пронумеровано та підписано засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальними зборами, крім випадків заснування юридичної особи). Справжність підписів на установчому документі нотаріально засвідчується, крім випадків, передбачених законом.

Необхідність нотаріального засвідчення справжності підпису не поширюється на держреєстрацію створення юрособи (крім створення в результаті виділу, злиття, перетворення, поділу), а також на державну реєстрацію держоргану, органу місцевого самоврядування, громадського об'єднання, благодійної та релігійної організацій, а також юрособи, створеної на підставі розпорядчого акта держоргану, органу місцевого самоврядування.

Справжність підписів у таких випадках нотаріально засвідчується лише за наявності такої вимоги в установчих документах відповідного громадського об'єднання чи благодійної організації;

• установчі документи банків, інших юросіб, які згідно із законом підлягають погодженню (реєстрації) відповідно НБУ, іншими держорганами, подаються з відміткою про їх погодження відповідним органом;

• внесення змін до установчого документа юрособи, положення, регламенту, списку суддів постійно діючого третейського суду, статуту (положення) громадського формування, що не має статусу юридичної особи, оформляється шляхом викладення його в новій редакції;

• передавальний акт (у разі злиття, приєднання, перетворення) та розподільчий баланс (у разі поділу або виділу) юрособи повинні відповідати вимогам, встановленим законом. Справжність підписів на передавальному акті та розподільчому балансі юрособи нотаріально засвідчується, крім випадків, передбачених законом.

Необхідність нотаріального засвідчення справжності підпису не поширюється на держреєстрацію держоргану, органу місцевого самоврядування, громадського об'єднання, благодійної та релігійної організацій, а також юрособи, створеної на підставі розпорядчого акта держоргану, органу місцевого самоврядування.

Справжність підписів на передавальному акті та розподільчому балансі громадського об'єднання чи благодійної організації нотаріально засвідчується лише за наявності такої вимоги вустановчих документах відповідного громадського об'єднання чи благодійної організації.

• документи, видані відповідно до законодавства іноземної держави, повинні бути легалізовані (консульська легалізація чи проставлення апостиля) в установленому законодавством порядку, якщо інше не встановлено міжнародними договорами.