Правила електронного документообігу визначає Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV. Учасниками електронного документообігу він визначає автора, підписувача, адресата, посередника та створювача електронної печатки (ст.1 Закону № 851-IV).
Законотворці прописали, що строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не меншим від строку, встановленого для паперових аналогів.
При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:
інформація повинна бути доступною для її подальшого використання;
має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Для збереження підписів і печаток можна використовувати електронні довірчі послуги згідно з Законом «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII.
Нагадаємо, що платники податків ведуть облік на підставі первинних документів, звітності та реєстрів. Такі документи необхідно зберігати протягом строків, визначених у п.44.3 ПКУ, а саме:
2555 днів - для трансфертного ціноутворення, контрольованих іноземних компаній;
1825 днів - для основних податкових документів;
1095 днів - для інших документів та дозвільних актів.
Строки необхідно рахувати з моменту подання звітності або дати господарської операції.
При ліквідації підприємства документи передаються до архіву. Архіви електронних документів створюють та подають до архівних установ України і зберігають їх в таких установах у порядку, визначеному законодавством.
Податківці Головного управління ДПС у Запорізькій області зауважили, що строки зберігання типових документів для держорганів, підприємств та організацій визначені наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.
Відповідальність за збереження документів несе керівник або власник підприємства (не менше 3 років) - згідно із Законом від 16.07.1999 р. № 996-XIV.
У ДПС також завважили, що документи слід зберігати з урахуванням вимог ст. 102 ПКУ, якщо перевірка не проводилась понад 1095/1825/2555 днів.
Також під час перевірки, оскарження або судового розгляду документи потрібно зберігати до завершення процесу. Підбірку найсвіжіших матеріалів щодо податкових перевірок, які можна знайти у LIGA360, наведено нижче.
Зауважте, що у період карантину (з 18.03.2020 р.) та воєнного стану строки давності зупиняються, а строки зберігання документів продовжуються.
З LIGA360 завжди будьте в курсі планів перевірок від ДПС, Держпраці та інших контролюючих органів. Отримуйте детальні звіти та матеріали від експертів, а також актуальну інформацію про регуляторні зміни, нові перевірки та правові вимоги, щоб ефективно реагувати на потенційні загрози та знижувати ризики. Оцініть переваги LIGA360 прямо сьогодні та переконайтесь, як вона може трансформувати ваш підхід до корпоративної безпеки.
