Цифровізація трудових відносин залишається пріоритетним завданням для українського бізнесу. Нещодавно Пенсійний фонд України у своєму листі від 16.02.2026 р. N 2800-060102-8/11628 надав додаткові роз'яснення щодо порядку надання відомостей про трудову діяльність застрахованих осіб. Це важливо для всіх роботодавців та самозайнятих осіб, оскільки від нього залежить коректність формування страхового стажу та майбутніх пенсійних виплат.
Основним нормативно-правовим актом, що визначає цей процес, є постанова правління ПФУ «Про затвердження Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» від 12.03.2021 р. N11-1. Вимоги документа поширюються на страхувальників (роботодавців), найманих працівників, ФОП та осіб, що провадять незалежну професійну діяльність.
Згідно із затвердженим механізмом, відомості про трудову діяльність подаються до територіальних органів ПФУ виключно в електронній формі через вебпортал електронних послуг ПФУ. Важливо, що такі дані можуть бути надані як страхувальником за своїх працівників, так і безпосередньо самими працівниками особисто. Така гнучкість дозволяє оперативно наповнювати реєстр застрахованих осіб актуальною інформацією.
Ключовою вимогою до процесу є обов'язкове накладання електронного підпису (КЕП), що базується на кваліфікованому сертифікаті. Від імені юридичної особи відомості може подавати керівник страхувальника або уповноважений представник, якому офіційно делеговані відповідні повноваження. Використання електронного підпису є гарантією юридичної сили поданої інформації та захисту персональних даних у державних реєстрах.
Водночас правильне делегування повноважень на підпис електронних документів є обов'язковим кроком для стабільної роботи кадрової служби.
Щоб уникнути помилок під час подання відомостей та завжди мати під рукою актуальні інструкції щодо роботи з порталом ПФУ, використовуйте професійні інструменти LIGA360.
Останнім часом ми часто звертали увагу на нюанси, які стосуються правил ведення та оцифрування трудових книжок. Тож радимо переглянути і інші публікації:
