Держархів відмітив, що згідно з діючим Переліком типових документів і термінів їх зберігання термін зберігання первинних бухгалтерських документів тимчасового зберігання складає 3 року (за умови завершення податкової перевірки). У разі виникнення суперечок (розбіжностей), порушення кримінальних справ, відкриття судами виробництва у справах такі документи зберігаються до ухвалення остаточного рішення.
У новій версії Переліку, яка набуде чинності з 01.01.2013 р., сказане те ж саме за винятком документів, що містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, які зберігаються 5 років.
Терміни зберігання починають обчислюватися з 1 січня року, що йде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, числення терміну зберігання справ, завершених діловодством в 2009 році, починається з 01.01.2013 р.
Порядок роботи з документами від їх створення в діловодстві до передачі на архівне зберігання встановлюють Правила роботи архівів.
Документи з моменту їх створення (на стадії діловодства) зберігаються по місцю формування справ. Збереження забезпечується керівником структурного підрозділу і посадовцем, відповідальним за діловодство у вказаному підрозділі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися вертикально в шафах, що закриваються.
Відбір документів, терміни зберігання яких збігли, і складання акту про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ підприємства за відповідний період. Звідні описи і акт розглядаються експертною комісією підприємства одночасно. Схвалені комісією описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом представляються на розгляд експертно-перевіряючої комісії (ЭПК) відповідного державного архіву. Схвалені ЭПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу і акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником підприємства, після чого предприятие-фондосоздатель має право знищувати документи (лист від 13.09.2012 р. № 01.2/2855).
