При складанні номенклатури справ на 2013 рік необхідно керуватися новою редакцією Переліку типових документів, що утворюються в ході діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, інших установ, підприємств і організацій, з вказівкою термінів зберігання документівзатвердженого наказом Мінюсту від 12.04.2012 р. № 578/5, який набуває чинності з 01.01.2013 р.
Перелік включає типові документи, що створюються при документуванні однотипних управлінських функцій, що виконуються підприємствами і організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, яка створюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності організацій.
Після ознайомлення з цим нормативним документом доцільно переглянути на підприємстві наказ про затвердження порядку документообігу і внести коригування в терміни зберігання первинних документів, призначивши осіб, відповідальних за дотримання термінів зберігання і передачу первинки в архів.
Для полегшення роботи за визначенням термінів зберігання документів в Перелік включені також окремі види документів нетипового характеру.
Встановлено, що Перелік може використовуватися фізособами-підприємцями, а терміни зберігання типових документів на електронних носіях відповідають термінам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.
Одним з головних нововведень є те, що термін зберігання документів, що містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, збільшиться до 5 років.
А ось одна з проблем полягає в тому, що вказаний Перелік типових документів визначає терміни зберігання документів без урахування переліку інформації, що підлягає захисту в якості персональних даних. Адже такі дані можуть зберігатися не лише в документах, що свідчать про нарахування і виплату прибутків фізособі, але і в інших документах фінансово-господарської діяльності.
Також слід пам'ятати про те, що знищення документів, терміни зберігання яких збігли, здійснюється за умови проведення ревізії або перевірки відповідними уповноваженими органами влади.
Залежно від результатів ревізії або перевірки ці документи або підлягають знищенню із складанням акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, або у разі виникнення яких-небудь протиріч, суперечок (у тому числі письмових претензій в досудовому порядку), слідчих і судових справ, зберігаються до ухвалення остаточного рішення.
У разі порушення кримінальної справи категорії і види документів, необхідних для слідства, визначаються відповідними уповноваженими органами карно-старанної системи.
Роз'яснення із цього приводу надавалися в листах Державної архівної служби від 13.09.2012 р. № 01.2/2855 і від 30.10.2012 р. № 01.2/3388.
Ви можете ознайомитися з аналітичними матеріалами по цій і іншим тематикам, встановивши систему ЛІГА :ЗАКОН. З 3 по 21 грудня діють акційні умови на підключення до систем. Як заощадити до 4800 грн. і отримати новорічний подарунок можна дізнатися детальніше. |
