ГНСУ у узагальнювальній податковій консультації відносно окремих питань складання звідної податкової накладної відмітила наступне.
1. Основою для складання звідних податкових накладних є одночасне дотримання усіх наступних умов :
- безперервний або ритмічний характер постачання;
- постійні зв'язки постачальника з покупцем;
- обов'язкове підтвердження фактичних об'ємів постачання товарів/послуг реєстром ТТН або інших відповідних супровідних документів, згідно з якими здійснено постачання.
Визначена договором або фактична ритмічність оплати не є самостійною основою для складання звідної податкової накладної.
2. Періодичність складання звідних податкових накладних визначається виходячи з умов оплати, передбачених в договорі.
Звідна податкова накладна складається не рідше за один раз в місяць і не пізніше за останній день місяця.
Якщо договором визначена періодичність оплати кілька разів в місяць, постачальник складає декілька звідних податкових накладних (наприклад, 10, 20 чисел і в останній день місяця), дата складання яких повинна відповідати даті оплати, визначеної договором, але не пізніше за останній день місяця.
При цьому відсутність факту оплати поставлених товарів/послуг не звільняє постачальника від необхідності складати звідну податкову накладну.
3. Сума отриманої постачальником оплати, вартість товарів, що поставляються безперервно або ритмічно, що перевищує, вважається авансом, на суму якого виписується податкова накладна. При цьому сума такого авансу враховується в зменшення суми постачання наступної звідної податкової накладної.
4. Постачальник складає податкову накладну на суму отриманої оплати з урахуванням стану взаємних розрахунків. Якщо на дату складання звідної податкової накладної вартість поставлених впродовж звітного місяця товарів/послуг перевищує суму отриманої оплати, постачальник повинен скласти звідну податкову накладну на долю вартості поставлених, але не сплачених товарів.
Постачальник має право скласти в день отримання оплати звідну податкову накладну на поставлені товари/послуги, а якщо сума оплати перевищує вартість поставлених товарів, то така сума вважається авансом, на яку постачальник складає податкову накладну. Сума такого авансу враховується в зменшення суми постачання наступної звідної податкової накладної.
5. У графі 2 звідних податкових накладної проставляється дата складання такої накладної, яка встановлюється згідно періодичності оплати, визначеної договором, але не пізніше за останній день місяця відвантаження продукції.
6. Порядок складання звідних податкових накладних не поширюється на попередню оплату товарів/послуг, що підлягають постачанню. На дату отримання авансу складається звичайна податкова накладна.
7. У разі виникнення підстав для здійснення коригування сум податкових зобов'язань, що виникли у зв'язку з постачанням товарів/послуг, оформлених звідній податковій накладній, постачальник складає розрахунок коригування до такої накладної. В цьому випадку складання розрахунку коригування здійснюється по тій же звідній формі.
8. Звідний розрахунок коригування складається згідно періодичності оформлення звідних податкових накладних. У одному звідному розрахунку коригування можуть коригуватися показники різних звідних податкових накладних.
9. Якщо до моменту складання постачальником звідної податкової накладної після постачання товарів сталося їх часткове повернення або зміна компенсації їх вартості, в такій накладній вказується загальна сума ПДВ, яка відповідає фактичній сумі поставлених покупцеві товарів, і розрахунок коригування до такої податкової накладної не складається.
10. Одночасно із складанням звідних податкових накладних платник має право (а у разі отримання авансової оплати - зобов'язаний) окремо складати звичайні податкові накладні на окремі (деякі) операції з поставки за правилом першої події.
11. Якщо договором визначена не періодичність, а термін оплати (наприклад, 40 днів з моменту отримання товару), звідна податкова накладна може бути виписана одночасно з підписанням вказаних документів, але не рідше за один раз в місяць і не пізніше за останній день місяця. При цьому, якщо платник податків впродовж місяця використовує цей спосіб виписки звідних податкових накладних на об'єми товарів/послуг, які прийняті покупцем, і кількісні (якісні) і вартісні показники такої звідної накладної остаточно сформовані і не підлягають подальшому коригуванню, то в останній день місяця платник виписує звідну податкову накладну на об'єми товарів/послуг, що залишилися, поставлені впродовж звітного місяця, але не прийняті покупцем на останню дату звітного місяця (наказ від 21.12.2012 р. № 1177).
