С февраля 2021 г. в Украине были введены такие формы организации труда, как надомная работа и дистанционная работа в связи с дополнением КЗоТ статьями 60-1 и 60-2. Это позволило предприятиям в Украине продолжать свою работу в условиях карантина, а позже – военного положения.
Трудовой договор для вышеуказанных форм организации труда составляется в бумажном виде, типовая форма которого утверждена Приказом №913-21. Но при угрозе распространения эпидемии, пандемии, необходимости самоизоляции работника в случаях, установленных законодательством, или в случае возникновения угрозы вооруженной агрессии, чрезвычайной ситуации техногенного, природного или иного характера дистанционная или надомная работа может вводиться приказом (распоряжением) работодателя. С таким приказом (распоряжением) работник знакомится в течение двух дней со дня его принятия, но до введения дистанционной или надомной работы.
Согласно ст. 60-2 КЗоТ дистанционная работа – это форма организации труда, при которой работа выполняется работником вне рабочих помещений или территории работодателя, в любом месте по выбору работника и с использованием информационно-коммуникационных технологий. При внедрении дистанционной работы работник самостоятельно определяет свое рабочее место, которое в законодательстве не ограничено границами Украины, и несет ответственность за обеспечение безопасных и безвредных условий труда на нем.
Так как сказано выше, что рабочее место дистанционного работника может легко меняться по желанию работника, то в случае необходимости отправить этого работника в командировку возникает вопрос, как оформить и как подать документы по такой командировке?
Определение командировки можно найти в пункте 1 Раздела І Инструкции №59, согласно которому служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).
Читайте все бухгалтерские издания LIGA ZAKON на платформе LIGA360. Меньше времени на поиск – больше информации и аналитики. Выбирай выгодный тариф по ссылке.
В соответствии с пп. "а" пп. 170.9.1 НКУ любые командировочные расходы не включаются в налогооблагаемый доход плательщика налога при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью командирующей стороны, в частности (но не исключительно) следующих:
- приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью командирующей стороны;
- заключенного договора или контракта;
- других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения;
- документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью командирующей стороны.
А согласно абзацу 3 пп. "а" пп. 170.9.1 НКУ фактическое количество дней пребывания в командировке определяется согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).
Таким образом, чтобы направить дистанционного работника в командировку, прежде всего, необходимо позаботиться о том, чтобы между командирующими и принимающими были оформлены документы, подтверждающие взаимосвязь командировки с хозяйственной деятельностью.
Далее необходимо подготовить командировочный приказ, в котором указать работника, отправляющегося в командировку, цель командировки, которая должна обязательно совпадать с хозяйственной деятельностью работодателя, указать срок командировки и населенный пункт командировки, прописать маршрут и указать размер суточных и размер аванса на командировку. (определяется на основе плановых командировочных расходов). Для того, чтобы ознакомить работника с приказом, можно воспользоваться услугами почты, что занимает некоторое время, или позаботиться, чтобы у дистанционных работников были сертифицированы электронные цифровые подписи. Тогда командировочные документы формируются и сохраняются с соблюдением требований Законов Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» и «Об электронных доверительных услугах». Копию приказа работник берет с собой в командировку для освобождения от уплаты туристического сбора в случае поселения в гостинице.
Согласно пунктам 1 разделов II и III Инструкции №59 срок командировки не может быть более 30 дней по Украине и 60 дней за границу.
Также запрещается отправлять в командировку беременных женщин и женщин (одинокого родителя), имеющих детей до трех лет. Женщины (одинокие родители), имеющие детей в возрасте от трех до четырнадцати лет или детей с инвалидностью, могут направляться в командировку только при их письменном согласии (ст. 176, 177 и 186-1 КЗоТ).
Согласно с п. 15 раздела I Инструкции № 59 и пп. "а" пп. 170.9.1 НКУ суточные – это расходы на питание и финансирование других собственных потребностей физического лица, понесенные в связи с такой командировкой, не требующие специального документального подтверждения. Размер суточных законодательно не ограничен, но не облагаются налогом только суточные в размере 0,1 минимальной заработной платы для командировки по Украине и 80 евро для заграничных командировок, сумма превышения станет налогооблагаемым доходом работника.
После подписания приказа о командировке, но до начала командировки дистанционному работнику выплачивается аванс в безналичной форме посредством платежных инструментов (п. 4 раздела I Инструкции № 59). Оплата суточных за время нахождения в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством, а также сохранение за работником должности и оплаты труда не ниже среднего заработка является гарантией работнику, прописанной в ст. 121 КЗоТ.
Во время командировки работник собирает и хранит документы, подтверждающие его командировку и понесенные расходы. В соответствии с абзацем 5 пп. "а" пп. 170.9.1 НКУ к подтверждающим документам относятся:
- транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в том числе электронные билеты);
- документы, полученные от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, страховые полисы;
- документы (выписки или сведения со счета), содержащие определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;
- документы, подтверждающие выполнение операции с использованием платежных инструментов;
- другие документы, удостоверяющие стоимость расходов.
После окончания командировки составляется Отчет об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку, или под отчет и к нему прилагаются документы, подтверждающие командировочные расходы. Как уже упоминалось ранее, этот авансовый отчет, как и другие документы, может быть предоставлен в бумажном виде (дистанционный работник может воспользоваться почтовой службой для этого) или в электронном виде с применением ЭЦП. С 1 апреля 2023 г. в случае использования платежных инструментов для проведения расчетов в безналичной форме или для получения наличных в пределах суммы суточных расходов и при отсутствии налогооблагаемого дохода работника авансовый отчет может не подаваться, но подтверждающие документы подаются обязательно (пп. 170.9.4) НКУ).
Также изменились сроки подачи авансового отчета и подтверждающих документов, а именно:
- в случае, если при осуществлении безналичных расчетов с использованием платежных инструментов списание средств осуществлено до момента окончания командировки, документы представляются до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором налогоплательщик завершает командировку;
- в случае, если при осуществлении безналичных расчетов с использованием платежных инструментов списание средств произошло после момента окончания командировки, сроки из предыдущего пункта продолжаются еще на один календарный месяц (пп. 170.9.3 НКУ).
В случае, если работник вовремя не передает подтверждающие документы или частично передает, сумма аванса, выданного до начала командировки, будет считаться налогооблагаемым доходом работника. Также включаются в налогооблагаемый доход стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, суммы «чаевых», за исключением случаев, когда суммы таких «чаевых» включаются в счет согласно законам страны пребывания, а также плата за зрелищные мероприятия (пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ).
Не является доходом плательщика налога - физического лица, находящегося в трудовых отношениях со своим работодателем, сумма возмещенных ему в установленном законодательством порядке командировочных расходов в пределах фактических расходов, а именно: на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте), оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья), наем других жилых помещений, оплату телефонных разговоров, оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов (абзац 2 пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ).
После получения авансового отчета с подтверждающими документами бухгалтер анализирует, какие командировочные расходы будут входить в налогооблагаемый доход, а какие не будут налогооблагаемым доходом работника. Если у работника по возвращении из командировки возникает налогооблагаемый доход, бухгалтер формирует бухгалтерскую справку по удержанию с работника налога на доходы физических лиц и военного сбора за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) плательщика налога за соответствующий месяц, а в случае недостаточности суммы дохода – за счет налогооблагаемых доходов последующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога. В случае, когда налогоплательщик прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, выдавшим такие средства, сумма налога удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета. В случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика налога по результатам отчетного (налогового) года (абзацы 3 и 4 пп. «б» пп. 170.9.1 НКУ).
В соответствии с п. 164.5 НКУ базой налогообложения для средств, излишне израсходованных плательщиком налога на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, является стоимость такого дохода, рассчитанная по обычным ценам и умноженная на коэффициент, исчисляемый по формуле:
К = 100 : (100 – Сп),
где К – коэффициент;
Сп – ставка налога, установленная для таких доходов на момент их начисления.
Если работник получил аванс на командировку и не уехал, он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть указанные средства в установленном законодательством порядке на соответствующий счет предприятия.
Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства, выплата (перечисление) указанных средств должна производиться до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании командировочных средств (абзацы 5 и 6 п. 11 раздела II Инструкции №59).
Следовательно, для командировки дистанционного работника действуют такие же правила, что и для обычного работника, а новации, вступившие в силу с 1 апреля 2023 года, позволяют представление Отчета об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет, в электронной форме и значительно упрощают процесс отчетности для этого вида работников.
Беленькая Мария,
консультант по бухгалтерскому учету, отдел аутсорсинга KPMG в Украине
Предложите своей команде универсальный и удобный инструмент для работы – решение LIGA360. Купите его для 10 пользователей по цене 3! На выбор – решения для руководителей, юристов, бухгалтеров и HR. Подробности акции.
