Больничные - 2019

• Нормативная база для начисления больничных
• Кто имеет право на больничные
• Размер больничных
• Влияние страхового стажа на размер больничных
• Пошаговый алгоритм расчета больничных
• Заявление-расчет для финансирования больничных Фондом
• Заполнение больничного листа
• Бланк листка нетрудоспособности
• Налогообложение больничных

Нормативная база для начисления больничных

Главными документами, регулирующие порядок начисления и выплаты больничных являются:

• Закон Украины "Об общеобязательном государственном социальном страховании" от 23.09.1999 г. № 1105-XIV;
• Постановление КМУ "Об исчислении средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию" от 26.09.2001 г. № 1266;
• Порядок финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной потерей трудоспособности и отдельных выплат пострадавшим на производстве за счет средств Фонда социального страхования Украины, утвержденный постановлением Правления ФССУ от 19.07.2018 г. № 12 (далее - Порядок № 12)

Важно!

С 1 октября 2018 применяется новый Порядок № 12.

Лица, имеющие право на оплату больничных

В соответствии с изменениями, внесенными Законом № 2148 в Закон № 1105 и действующими с 11.10.2017 г., у застрахованных лиц, имеющих право на получение больничных и декретных, расширен. Сейчас такое право имеют лица, определенные в ст. 18 Закона № 1105:

1) лица, работающие на предприятиях, в учреждениях, организациях, независимо от формы собственности и хозяйствования, в том числе в иностранных дипломатических и консульских учреждениях, других представительствах нерезидентов или у физических лиц, а также избранные на выборные должности в органах государственной власти, органах местного самоуправления и в других органах:

• на условиях трудового договора (контракта);
• на условиях гражданско-правового договора;
• на прочих условиях, предусмотренных законом;

2) физические лица - предприниматели, лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность;

3) члены фермерского хозяйства, если они не относятся к лицам, которые подлежат страхованию в связи с временной потерей трудоспособности на других основаниях.

Размер больничных

Пособие по временной нетрудоспособности предоставляется застрахованному лицу в форме материального обеспечения, которое полностью или частично компенсирует потерю заработной платы (дохода) и выплачивается Фондом социального страхования Украины (далее - Фонд) застрахованным лицам начиная с шестого дня нетрудоспособности за весь период до восстановления трудоспособности или до установления инвалидности МСЭК независимо от увольнения, прекращения предпринимательской или иной деятельности застрахованного лица в период утраты трудоспособности (ст. 22 Закона № 1105).

Оплата пяти дней временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве, осуществляется за счет средств работодателя

Расчет пособия по временной нетрудоспособности и оплата дней временной нетрудоспособности (далее - больничные) проводится по одинаковым алгоритмом.

Основанием для назначения больничных и декретных является выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности (ст. 31 Закона № 1105).

Влияние страхового стажа на размер больничных

Больничные выплачиваются застрахованным лицам в зависимости от страхового стажа, в то время как декретные - независимо от него (см. Табл. 1).

Таблиця 1

* Для назначения пособия по временной нетрудоспособности в размере 100% средней заработной платы (дохода) прилагают копии соответствующих удостоверений или другие документы, подтверждающие право на льготу (ст. 31 Закона № 1105).

Страховой стаж – это период (срок), в течение которого лицо подлежало страхованию в связи с временной потерей трудоспособности и за который ежемесячно уплачены им и работодателем или им страховые взносы в сумме не меньше минимального страхового взноса (ч. 1 ст. 21 Закона № 1105 ).

Если работник работал непрерывно последние 8 и более лет только на вашем предприятии, стаж можно вычислить самостоятельно.

В противном случае для определения страхового стажа понадобятся сведения из Реестра застрахованных лиц, которые предоставляются в соответствии с Положением № 10-1 Форма ОК-5 (приложение 4) Форма ОК-7 (приложение 5), данные о трудовом и страховом стаже (приложение 9). За справкой по формам ОК-5, ОК-7 в ПФУ может обратиться работник, зато страхователи могут получить справку о трудовом и страховом стаже (приложение 9 к Положению № 10-1). Сделать это можно через портал электронных услуг ПФУ.

Пошаговый алгоритм расчета больничных

Правила расчета среднего заработка для оплаты больничных и декретных тождественны, но имеют свои особенности, на которых мы акцентируем ваше внимание.

Расчет оплаты осуществляется по правилам, определенным Порядком № 1266.

Для этого определяют:

1) расчетный период и количество календарных дней в нем;

2) совокупный заработок за расчетный период;

3) среднедневную зарплату, с которой проводят оплату;

4) сумму оплаты листка нетрудоспособности.

Шаг 1. Определяем расчетный период для исчисления размера средней зарплаты за календарный день.

В общем случае расчетным периодом, за который исчисляется средняя зарплата, есть 12 календарных месяцев пребывания застрахованного лица в трудовых отношениях (с 1-го по 1-е число) по последнему основному месту работы, предшествующих месяцу, в котором наступил страховой случай, то есть месяцу начала больничного листа.

Но если работник отработал на предприятии меньшее время, то расчетный период определяется в соответствии с п.п. 26 - 28 Порядка № 1266 (см. Табл. 2).

Таблица 2

С расчетного периода исключают календарных дней, не отработаны по уважительным причинам:

• временной нетрудоспособности;
• отпуска в связи с беременностью и родами;
• отпуска по уходу за ребенком
  до достижения им трехлетнего возраста и шестилетнего возраста по медицинскому заключению, отпуска без сохранения заработной платы;
• отпусков без сохранения заработной платы, предоставленных согласно ст. ст. 25, 26 Закона № 504 (см. Письмо ФСС по ВПТ от 20.08.2015 г.. № 5.2-32-1359).

Месяцы расчетного периода (с 1-го по 1-е число), в которых застрахованное лицо не работало по уважительным причинам, исключаются из расчетного периода (п. 3 Порядка № 1266).

После определения расчетного периода подсчитываем количество календарных дней за месяцы расчетного периода.

Праздничные и выходные дни не исключаются из расчетного периода (см. Письма Минсоцполитики от 16.09.2015 г. № 523/18/99-15, ФСС по ВТП от 25.08.2015 г. № 5.2-32-1375).

Шаг 2. Расчитываем количество календарных дней занятости.

В расчетном периоде без учета неотработанных календарных дней по уважительным причинам. Для этого из общего количества дней в расчетном периоде вычитаем НЕотработанные по уважительным причинам календарне дни.

Такими уважительными причинами, согласно п. 3 Порядка № 1266, являются:

• временная нетрудоспособность;
• тпуск в связи с беременностью и родами;
• отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста и 6-летнего возраста (согласно медицинскому заключению)
• отпуска без сохранения зарплаты (и при этом не имеет значения, о какой именно вид отпуска идет).

Как отмечает Минсоцполитики, к уважительным причинам, в частности, относятся и отпуска без сохранения зарплаты, предоставленные в соответствии с п. 9 «Заключительных положений» Закона Украины от 28.12.2014 г. № 76-VII (см. Письмо Минсоцполитики от 14.09.2015 г. № 520/18/99-15).

В то же время Минсоцполитики считает период прохождения работниками военной службы по призыву по мобилизации, на особый период, может учитываться в страховой стаж для назначения пособия по временной нетрудоспособности по данным персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, если за это период было уплачено ЕСВ. Соответствующее тезис приводит Минсоцполитики в письме от 15.12.2015 г. № 696/18/99-15. Период военной службы застрахованного лица по призыву по мобилизации, на особый период, когда за застрахованное лицо в соответствии с законодательством не уплачены ЕСВ (в частности, период выплаты работнику компенсации из бюджета в пределах среднего заработка мобилизованного работника, не являющегося базой начисления ЕСВ), также следует относить к периоду, не отработанных по уважительной причине.

Обратите внимание

Для военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава и других лиц, получающих денежное обеспечение, календарные дни временной нетрудоспособности и отпуска по беременности и родам из расчетного периода не исключаются (абз. 3 п. 3 Порядка № 1266).

Шаг 3. Суммируем заработок за расчетный период.

При этом следует принять во внимание следующие особенности:

• заработок для расчета средней зарплаты определяется на основании сведений, включаемых в Отчет по ЕСВ, который подают в органы ГФС. Минсоцполитики в письме от 17.09.2015 г. № 529/18/99-15 разъяснило: для расчета больничных (декретных) берут данные, которые были включены в Отчетов с ЕСВ за месяцы расчетного периода;
• пропорционального учета единовременных выплат не предусмотрено.
• восстановленные и доначисленных выплаты учитываются в месяцах, в которых осуществлена их начисления (ст. письма Фонда соцстраха от 30.03.2015 г. № 5.2-32-639, от 14.05.2015 . № 5.2-32-846).

Шаг 4. Рассчитываем среднюю зарплату 

Согласно п. 3 Порядка № 1266, разделив начисленную за расчетный период (12 календарных месяцев) зарплату (доход, денежное обеспечение), на которую начислен ЕСВ, на количество календарных дней занятости в расчетном периоде без учета календарных дней, не отработанных по уважительным причинам . В свою очередь
,суммарная заработная плата, с которой рассчитываются выплаты, за месяцы расчетного периода по основному месту работы и по месту (местам) работы по совместительству не может превышать размер максимальной величины базы начисления единого взноса (абз. 3 п. 30 Порядка № 1266).

В случае если в расчетном периоде перед наступлением страхового случая застрахованное лицо не имело заработка по уважительным причинам или страховой случай наступил в первый день работы, средняя зарплата определяют, разделив месячную тарифную ставку (должностной оклад), установленную работнику на момент наступления страхового случая, на 30,44.

Шаг 5. Определяем максимальный размер среднедневной зарплаты

Согласно п. 4 Порядка № 1266, разделив максимальную величину базы начисления ЕСВ, установленную в последнем месяце расчетного периода (в 2019 году - 62595 грн), на среднемесячное количество календарных дней (30,44). Если среднедневная зарплата выше, ее ограничивают максимальным размером среднедневной зарплаты. Как это сделать, показано на ситуации 4 р. ІІІ Примеров.

Шаг 6. Определяем размер дневного выплаты

Его определяют умножив размер средней зарплаты, рассчитанной в соответствии с Порядком № 1266, на процент оплаты больничного в зависимости от страхового стажа.

Шаг 7. Применяем ограничения размером минзарплаты в расчете на календарный день

Это нужно делать, если застрахованное лицо по данным Госреестра имеет стаж меншяк 6 месяцев в течение 12 месяцев перед наступлением страхового случая (абз. 2 п. 29 Порядка № 1266).

Напомним

Застрахованные лица, которые в течение 12 месяцев перед наступлением страхового случая имеют страховой стаж менее 6 месяцев, имеют право на пособие по временной нетрудоспособности исходя из начисленной заработной платы (дохода), с которой уплачиваются страховые взносы, но не более размера пособия, исчисленный с минимальной зарплаты, установленной на момент наступления страхового случая (п. 1 ч. 1 ст. 19 Закона № 1105).

Размер ограничения больничных определяют, разделив размер средней зарплаты в месяце наступления страхового случая на 30,44.

Такое ограничение применяют, если размер дневной выплаты превышает размер ограничения из расчета минзарплаты. Как применять такое ограничение, показано на ситуациях 7 и 8 г. ІІІ Примеров.

Как объяснял Фонд соцстраха в письме от 08.11.2017 г. № 5.2-28-1155, размер пособия по временной нетрудоспособности определяется с соблюдением норм ст. 24 Закона № 1105, и только потом, при необходимости, применяются ограничения размера пособия, предусмотренные ч. 4 ст. 19 Закона № 1105. То есть в случае превышения среднедневной зарплаты, рассчитанной исходя из фактической зарплаты, над среднедневной зарплате, рассчитанной с минимальной зарплаты, дальнейший расчет больничных осуществлять с среднедневной, исчисленной из минимальной зарплаты.

Шаг 8. Вычисляем сумму оплаты дней нетрудоспособности (пособия по нетрудоспособности)

Ее определяют умножив размер дневного выплаты (или размер ограничения) на количество календарных дней временной нетрудоспособности.

Шаг 9. Применяем при необходимости максимальное ограничение размера больничных в расчете на месяц

Ограничение, предусмотрено ч. 2 ст. 24 Закона № 1105, согласно которому сумма пособия по временной нетрудоспособности (включая уход за больным ребенком или больным членом семьи) в расчете на месяц не должна превышать размер максимальной величины базы начисления ЕСВ. Как применять такое ограничение, показано на ситуации 4 р. ІІІ Примеров.

Заявление-расчет для финансирования больничных Фондом

По-прежнему основанием для получения сумм матобеспечение от рабочего органа исполнительной дирекции Фонда соцстраха или его отделения (далее - Фонд) является заявление-расчет по форме из приложения 1 к Порядку № 12.

Заявление-расчет необходимо подавать в Фонд по месту нахождения или месту жительства страхователя.

Также есть возможность отправлять заявление-расчет в электронном виде с применением ЭЦП. В случае подачи заявления-расчета в электронном виде необходимо будет все же распечатать заявление-расчет, которое вместе с поданными застрахованными лицами документами, на основании которых предназначалось материальное обеспечение, страхователь сохраняет у себя.

В то же время остается возможность подавать заявление-расчет в бумажном виде лично в Фонд. В таком случае традиционно готовим заявление-расчет в двух экземплярах, один из которых вместе с поданными застрахованными лицами документами хранится у страхователя, а второй подается в Фонд.

Сроки подачи заявления-расчета: не позднее 5 рабочих дней с даты принятия решения комиссии (уполномоченного) по соцстрахованию предприятия о назначении матобеспечения. Конечно же, отсчет будет считаться от даты утверждения протокола заседания комиссии по социальному страхованию (решения уполномоченного), которым и назначается матобеспечение.

Учитывая то, что работодателям зачастую приходится подавать заявление-расчет на выплату больничных (декретных), рассмотрим подробнее порядок заполнения приложения 1.1, в котором показывают суммы этого матобеспечение за счет средств Фонда.

Какую информацию указывать в приложении 1.1 «I. Материальное обеспечение»заявления-расчета

Подробнее о заполнения отдельных граф приложения 1.1 до заявления-расчета говорилось в материале «Новая форма заявления-расчета для больничных (декретных): анализируем разъяснения Фонда» газеты "Интерактивная бухгалтерия».

 Каков порядок информирования Фонда о выплате матобеспечение

Фонд решил добавить новой работы страхователям, и в п. 10 Порядка № 12 прописал новое обязательство для них: после проведения выплат за счет средств Фонда надо отправить сообщение об осуществлении таких выплат.

Сообщение можно послать в один из следующих способов:

• в электронном виде с использованием ЭЦП;
• письмом с уведомлением о вручении;
• посетить непосредственно в Фонд.

Отправить это сообщение необходимо в течение месяца со дня проведения выплат.

В случае если в течение трех месяцев со дня совершения финансирования Фонд не получит информации

от страхователя о осуществлены выплаты застрахованным лицам, будет назначена проверка использования страхователем средств Фонда (п. 11 Порядка № 12).

Заполнение больничного листа

Основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности является правильно оформленный больничный лист (п. 1 ст. 31 Закона № 1105).

Порядок и условия выдачи, продления и учета листка нетрудоспособности, осуществление контроля за правильностью их выдачи установлен Инструкцией № 455, а порядок заполнения - Инструкцией № 532.

Лицевая сторона больничного листа заполняется врачом или младшим медицинским работником медучреждения, обратную сторону - по месту работы застрахованного лица.

Обратите внимание

На бланке листка нетрудоспособности разрешается не более двух исправлений (п. 4.5 Инструкции № 532).

Записи в листке нетрудоспособности осуществляются разборчивым почерком, без помарок, синим, фиолетовым или черными чернилами (п. 1 Инструкции № 532).

Обратная сторона листа разделены на четыре раздела.

Первый раздел содержит сведения о характере работы (постоянная или временная) работника, период отсутствия сотрудника, нерабочие дни в период отсутствия и дату выхода на работу. Эти данные заполняются табельщиком или лицом, уполномоченным вести табель.

Второй раздел содержит сведения о страховой стаж, необходимый для определения размера пособия по временной нетрудоспособности. Заполняется отделом кадров.

Третий раздел "Предназначена помощь" обратной стороны листка нетрудоспособности заполняется комиссией по социальному страхованию или уполномоченным лицом, на которое возложена решение о назначении пособия.

Четвертый раздел заполняется бухгалтерией предприятия. В таблицу "Справка о заработной плате" вносятся данные о начисленной заработной плате в месяцах расчетного периода. Этот раздел не адаптировано к действующему законодательству, поскольку в таблице "Справка о заработной плате" предусмотрено отражение сведений о заработной плате, с которой уплачивались страховые взносы исходя из 6-месячного расчетного периода, и количество рабочих дней (часов). Согласно действующему Порядку № 1266 средняя заработная плата для расчета пособия по временной нетрудоспособности рассчитывается исходя из 12-месячного расчетного периода, а страховые выплаты рассчитываются за календарные, а не рабочие дни.

Поэтому советуем не заполнять раздел "Справка о заработной плате", а составить отдельную справку о заработной плате, форма которой должна быть аналогична таковой таблице. В ней отразить данные за 12-месячный расчетный период, предшествующий страховому случаю, и количество календарных дней в таких месяцах.

В таблице "Подлежит выплаты" указывается, за какой период выплачивается помощь, количество дней, размер помощи в процентах от средней зарплаты и сумма пособия по временной нетрудоспособности. Эти данные заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера.

Правильность издания и заполнения документов, которые являются основанием для предоставления материального обеспечения, проверяет комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию предприятия (пп. 3.1.1 Положения № 25)..

Бланк листка нетрудоспособности.

Налогообложение больничных

НДФЛ и военный сбор.

Больничные, в т.ч. оплата первых 5 дней временной нетрудоспособности за счет работодателя, в понимании р. IV НКУ - та же зарплата, которая облагается налогом в обычном порядке. Это означает, что:

1) с нее платят:

• НДФЛ по ставке 18% (п. 167.1 НКУ);
• военный сбор по ставке 1,5%

2) к ней применяют налоговую соцльготу (п. 169.1 НКУ);

3) сумму помощи учитывают при определении предельной суммы дохода, который дает право на получение налоговой соцльготы (пп. 169.4.1 НКУ);

4) базу определяют, уменьшая начисленную помощь на сумму налоговой соцльготы (при ее наличии) (п. 164.6 НКУ).

Аналогичные выводы делает и ГНАУ в письме от 19.01.2011 г. № 697/6/17-0715.

Уплачивается (перечисляется) НДФЛ в бюджет при выплате налогооблагаемого дохода (пп. 168.1.2 НКУ), то есть одновременно с получением средств на выплату больничных. Налог с выплат, которые финансирует Фонд, платят из средств, которые поступают на отдельный счет для зачисления средств на выплату материального обеспечения.

Если больничные начисляются, но не выплачиваются плательщику налога, то налог, который подлежит удержанию с такого начисленного дохода, подлежит перечислению в бюджет налоговым агентом в сроки, установленные настоящим Кодексом для месячного налогового периода, то есть не позднее 30 числа месяца, следующего за месяцем начисления выплат по временной нетрудоспособности.

Согласно Справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к Порядку заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога, утвержденного приказом Минфина от 13.01.2015 г.. № 4, суммы выплат в связи с временной потерей трудоспособности отражаются в налоговом расчете по ф. № 1ДФ с признаком дохода "101".

ЕСВ

ЕСВ начисляется на сумму оплаты первых 5 дней временной нетрудоспособности, осуществляемой за счет средств работодателя, и пособия по временной нетрудоспособности (согласно абз. 2 п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона об ЕСВ). На эти суммы ЕСВ начисляется по ставке 22%, для предприятий, учреждений и организаций, ООО, в которых работают лица с инвалидностью, - 8,41%.

ЕСВ начисляется на суммы, которые являются базой его начисления, независимо от источников их финансирования, формы, порядка, места выплаты и использования, а также от того, выплачены такие суммы фактически после их начисления или нет (ч. 5 ст. 7 Закона № 2464 ).

Уплачивается (перечисляется) ЕСВ одновременно с получением средств на выплату больничных (абз. 2 ч. 8 ст. 9 Закона № 2464, п. 4.3.7 Инструкции № 21-5).

Даже если начислены больничные не выплаченные, плательщики все равно обязаны оплатить ЕСВ, начисленный за соответствующий базовый отчетный период, не позднее 20 числа месяца, следующего за таким месяцем, кроме горных предприятий, которые обязаны уплачивать единый взнос, начисленный за календарный месяц не позднее 28 числа следующего месяца (абз. 1 ч. 8 ст. 9 Закона № 2464, пп.пп. 6, 7 п. 3 р. IV Инструкции № 449).

С целью применения максимальной величины базы начисления ЕСВ (в 2019 г. - 62595 грн) в случае, когда период болезни приходится более чем на месяц, ЕСВ начисляется отдельно за каждый месяц (пп. 2 п. 3 р. IV Инструкции № 449).

Поскольку действующее законодательство не устанавливает очередности учета выплат при определении максимальной величины базы начисления ЕСВ, считаем, что выплаты следует учитывать в порядке календарной очередности их начисления.

Налог на прибыль

Объектом налогообложения является бухгалтерская прибыль, определенная в финотчетности в соответствии с национальными или международными стандартами бухучета, скорректированный на разницы, установленные НКУ (пп. 134.1.1 НКУ).

По начислению и выплате больничных НКУ никаких разниц не предусмотрено. Поэтому на объект обложения по налогу на прибыль начисленные больничные повлияют так же, как влияют на финрезультат в бухучете.

Стоит отметить, что оплата первых 5 дней нетрудоспособности, которая проводится за счет средств работодателя, включается в состав расходов периода. То же касается суммы ЕСВ, начисленных как на оплату первых 5 дней временной нетрудоспособности, так и на сумму пособия, выплачиваемого за счет Фонда.

А вот собственно сумма помощи, поступающая от Фонда на отдельный счет, является транзитной суммой, и на финрезультат не влияет, поскольку ее начисления, поступления и выплата не приводит к возникновению расходов или доходов у предприятия.

Бухгалтерский учет

Оплату первых 5 дней нетрудоспособности следует включать в расходы периода и отражать по дебету субсчета 949 «Прочие расходы операционной деятельности». По кредиту ставят субсчет 663 «Расчеты по другим выплатам».

Внимание! В отличие от порядка исчисления НДФЛ и ЕСВ для формирования расходов больничные не нужно делить помесячно. Их признают в налоговом периоде, в котором (а не по какой) они были начислены.

К тому же на субсчете 949 отражают ЕСВ, начисленный на всю сумму больничных (и оплату первых 5-ти дней, помощь за счет Фонда).

В свою очередь, начисленные больничные за счет средств Фонда проводят по дебету субсчета 378 «Расчеты с государственными целевыми фондами» (см. Инструкцию по применению Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина Украины от 30.11.1999 г. № 291). По кредиту этого же субсчета показывают поступления средств Фонда на отдельный счет для выплаты материального обеспечения работникам.