Отпуска-2021 по новым правилам

Какой продолжительности предоставлять ежегодный отпуск?

По общему правилу работодатель должен предоставлять работникам ежегодный основной отпуск продолжительностью не менее 24 календарных дней за отработанный рабочий год, который отсчитывается со дня заключения трудового договора (ч. 1 ст. 6 Закона об отпусках). Однако некоторые категории работников пользуются правом на отпуск большей продолжительности. Рассмотрим отдельные из них.

Так, руководящим работникам учебных заведений и учреждений образования, (педагогических) частей (подразделений) других учреждений и заведений, педагогическим, научно-педагогическим работникам и научным работникам ежегодный основной отпуск предоставляется продолжительностью до 56 календарных дней в порядке, утверждаемом Кабмином.

Большей продолжительности предоставляется ежегодный основной отпуск и лицам с инвалидностью. Так, лицам с инвалидностью I и II групп предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 30 календарных дней, а III группы — 26 календарных дней.

На более длительный отдых могут рассчитывать и работники в возрасте до 18 лет. Им предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 31 календарный день.

Промышленно-производственному персоналу угольной, сланцевой, металлургической, электроэнергетической промышленности, а также занятому на открытых горных работах, на работах на поверхности шахт, разрезов, карьеров и рудников, на строительно-монтажных работах в шахтном строительстве, на транспортировке и обогащении полезных ископаемых предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня с увеличением за каждые два отработанных года на 2 календарных дня, но не более 28 календарных дней.

Учитывайте, что законодательство устанавливает и верхнюю границу продолжительности ежегодного отпуска (основного и дополнительного). Так, общий предел такого отдыха работника не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах, — 69 календарных дней (ч. 3 ст. 10 Закона об отпусках). Однако указанное ограничение не распространяется на случаи, когда работник берет подряд несколько неиспользованных ранее (например, за 2 предыдущих года работы) ежегодных отпусков.

Учитывайте и то, что праздничные и нерабочие дни, которые прописаны в ст.73 КЗоТ, не принимают во внимание при определении продолжительности ежегодного основного отпуска.

Речь идет о таких днях:

• 1 января — Новый год;
• 7 января и 25 декабря — Рождество Христово;
• 8 марта — Международный женский день;
• 1 мая — День труда;
• 9 мая — День победы над нацизмом во Второй мировой войне (День победы);
• 28 июня — День Конституции Украины;
• 24 августа — День независимости Украины;
• 14 октября — День защитника Украины;
• один день (воскресенье) — Пасха;
• один день (воскресенье) — Троица.

Когда работнику можно предоставить отпуск полной продолжительности?

Предоставление работникам ежегодного основного оплачиваемого отпуска является реализацией их права на отдых, которое прописано в ст. 45 Конституции Украины.

Как правило, в первый год работы право на ежегодный отпуск полной продолжительности возникает после 6 месяцев непрерывной работы работника (ч. 5 ст. 10 Закона об отпусках). Если работник отработал у работодателя менее 6 месяцев, то он может взять только часть ежегодного отпуска. При этом продолжительность такого отпуска определяется пропорционально отработанному времени (ч. 6 ст. 10 Закона об отпусках).

Правда, отдельным категориям работников по их желанию работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск полной продолжительности до наступления шестимесячного срока непрерывной работы в первый год работы. Такой привилегией в соответствии с ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках могут воспользоваться, в частности:

• женщины – перед отпуском по беременности и родам или после него, а также женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью;
• лица с инвалидностью;
• лица в возрасте до восемнадцати лет;
• мужчины, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам;
• лица, освобожденные после прохождения срочной военной службы, военной службы по призыву по мобилизации, на особый период, военной службы по призыву лиц офицерского состава или альтернативной (невоенной) службы, если после увольнения со службы они были приняты на работу в течение трех месяцев, не считая времени переезда к месту жительства;
• совместители – одновременно с отпуском по основному месту работы;
• работники, успешно обучающиеся в учебных заведениях и желающие присоединить отпуск ко времени сдачи экзаменов, зачетов, написание дипломных, курсовых, лабораторных и других работ, предусмотренных учебной программой;
• работники, которые не использовали по предыдущему месту работы полностью или частично ежегодный основной отпуск и не получили за него денежной компенсации;
• работники, имеющие путевку (курсовку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лечения;
• родители-воспитатели детских домов семейного типа;
• другие категории, предусмотренные законодательством, коллективным или трудовым договором.

Следовательно, указанные категории лиц вправе уйти в ежегодный отпуск полной продолжительности даже на следующий день после заключения трудового договора. Поэтому по желанию таких работников работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск полной продолжительности до наступления шестимесячного срока непрерывной работы в первый год работы.

Ежегодный основной отпуск за второй и последующие годы работы на предприятии работники могут взять в любой период соответствующего рабочего года согласно графику отпусков на данном предприятии (ч.ч. 9, 10 ст. 10 Закона об отпусках). Однако и из этого правила есть свои исключения. Так, в ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках указан перечень категорий лиц, которым по их желанию предоставляют ежегодные отпуска в удобное для них время (то есть независимо от графика отпусков), а именно:

1. лицам в возрасте до 18 лет;
2. инвалидам;
3. женщинам перед декретом или после нее;
4. женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида;
5. одинокой матери (отцу), воспитывающей ребенка без отца (матери);
6. опекунам, попечителям или другим одиноким лицам, которые фактически воспитывают одного или более детей в возрасте до 15 лет при отсутствии родителей;
7. женам (мужьям) военнослужащих;
8. ветеранам труда и лицам, имеющим особые трудовые заслуги перед Родиной;
9. ветеранам войны, лицам, имеющим особые заслуги перед Родиной, а также лицам, на которых распространяется Закон о статусе ветеранов войны;
10. родителям-воспитателям детских домов семейного типа.

Как определить рабочий год для ежегодного отпуска?

По общему правилу, отсчет рабочего года в целях предоставления ежегодного основного отпуска начинают со дня заключения трудового договора между работником и работодателем (ч. 1 ст. 6 Закона об отпусках). Эта дата остается неизменной до конца срока действия трудового договора. Случается, что на часть рабочего года приходится период, который не засчитывают в стаж для предоставления ежегодного основного отпуска. В таком случае продолжительность отпуска за соответствующий рабочий год рассчитывают пропорционально отработанному времени в таком рабочем году, однако дата для отсчета рабочего года в целях предоставления ежегодного основного отпуска не меняется.

Как оформить предоставление отпуска работнику?

Стоит отметить, что очередность предоставления отпусков устанавливается графиками отпусков, который утвержден на предприятии. При его составлении следует учесть интересы производства, личные интересы работников и возможности для их отдыха (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках). С этим графиком должны быть ознакомлены все работники.

Решение о предоставлении работнику ежегодного основного отпуска принимает руководитель предприятия, зафиксировав его в приказе (образец 1), основанием для составления которого служит заявление (образец 1), составлена ​​таким работником.

Образец 1

Заявление о предоставлении ежегодного основного отпуска

Образец 2

Образец приказа о предоставлении ежегодного основного отпуска

Когда и как можно разделить ежегодный отпуск?

Каждый работник имеет право поделить ежегодный основной отпуск. Однако работодатель должен согласовать такое разделение. О том, что сотрудник желает разделить свой ежегодный основной отпуск на части, целесообразно предусмотреть еще при составлении графика отпусков. Однако работодатель вправе отказать работнику в разделении его отпуска. А все потому, что ст. 12 Закона об отпусках предусматривает лишь возможность разделить ежегодный основной отпуск на части, а не обязанность работодателя разделить отпуск работника на части, как того желает сам работник.

Учитывайте, что ежегодный отпуск можно разделить на любые части, главное, чтобы основная непрерывная его часть была не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках). При этом не важно, какая именно часть должна длиться 14 календарных дней – первая, вторая, последняя или любая другая.

Как часть ежегодного основного отпуска, так и отпуск полной продолжительности можно предоставлять с любого дня недели. Главное, чтобы было согласие на это обеих сторон – работодателя и работника.

Если работник разделил отпуска на части, то неиспользованную им часть ежегодного отпуска работодатель должен предоставить такому сотруднику до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который енр предоставляли.

Как рассчитать отпускные?

Для того чтобы вычислить отпускные, нужно знать два показателя:

• количество календарных дней (продолжительность) отпуска;
• среднедневную зарплату работника за расчетный период.

О количестве календарных дней отпуска можно узнать из приказа о предоставлении работнику ежегодного основного отпуска. А вот среднедневную зарплату работника для расчета отпускных нужно рассчитать. При этом следует опираться на нормы Порядка № 100.

По общему правилу расчетным периодом для расчета отпускных считают период в 12 месяцев, предшествующих месяцу предоставления работнику отпуска (п. 2 Порядка № 100). Если же работник отработал на предприятии меньше года, то средняя зарплата исчисляется по выплатам за фактическое время работы – с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск (выплачивают компенсацию).

При этом следует учитывать, что в конце 2020 года нормотворцы немного откорректировали положения Порядка № 100. Среди нововведений следует выделить то, что если работник принят на работу не с первого числа месяца, однако дата приема на работу является первым рабочим днем месяца, то этот месяц учитывается в расчетный период как полный месяц. Следовательно, такой месяц и заработанную работником в течение него зарплату следует также учитывать при расчете отпускных.

На практике бывают случаи, когда работник не отработал на предприятии ни одного полного календарного месяца. В таком случае среднедневной заработок для начисления отпускных рассчитывают в соответствии с требованиями п. 4 Порядка № 100, то есть исходя из размера должностного оклада работника.

Среднедневной заработок для оплаты времени нахождения в отпуске вычисляют путем деления суммарного заработка за расчетный период на соответствующее количество календарных дней года (меньшего отработанного периода), за исключением праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ (п. 7 Порядка № 100).

Случается, что работник разбивает отпуск на части, между которыми работник становиться к работе или будет иметь выходные дни (например, субботу и воскресенье). В таком случае для расчета отпускных за каждую часть такого отдыха следует определять отдельно расчетные периоды.

Далее выясним, какие же выплаты следует учитывать при расчете отпускных.

При исчислении среднего заработка для начисления отпускных в расчет попадут начисленные работнику в расчетном периоде зарплаты выплаты, пособие по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам (п.п. 3 и 4 Порядка № 100). Итак, в расчет попадать следующие основные четыре группы выплат работнику:

• основная зарплата — выплаты по тарифной ставке (должностному окладу);
• дополнительная зарплата — доплаты, надбавки, систематические премии и вознаграждения, суммы индексации зарплаты  и др.

Учитывайте, что среди составляющих дополнительной зарплаты существуют выплаты, которые не включают в средний заработок, в частности:

а) суммы компенсации работникам потери части зарплаты за нарушения сроков выплаты;

б) суммы компенсации за неиспользованные дни ежегодного основного и дополнительных отпусков;

• другие поощрительные и компенсационные выплаты.

При этом следует учитывать специфику учета премий. Ведь в конце 2020 года претерпел изменения п. 3 Порядка № 100 и теперь он содержит особый механизм учета премий и других выплат, которые начисляются за два месяца и более длительный период, при начислении средней заработной платы. Так, он говорит, что премии и другие выплаты, которые выплачиваются за два месяца или более длительный период, при исчислении средней заработной платы включаются путем прибавления к заработку каждого месяца расчетного периода части, соответствующей количеству отработанных рабочих дней периода (месяца), за которые такие премии и другие выплаты начислены. Такая часть определяется делением суммы начисленных премий и других выплат на количество отработанных рабочих дней периода, за который они начислены, и умножением на количество отработанных рабочих дней каждого месяца, что относится к расчетному периоду для исчисления средней заработной платы.

Особого внимания заслуживает и выплата сумм матпомощи. Так, материальная помощь, которую работодатель предоставил всем или большинству работников в соответствии с коллективным договором (даже если она носит систематический характер), при расчете среднего заработка не учитывается (пп. "б" п. 4 Порядка № 100).

• выплаты, которые включают в средний заработок, хотя по своей сути они не считаются зарплатой:

а) пособие по временной нетрудоспособности и оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет работодателя;

б) пособие по беременности и родам.

Рассмотрим на условных числовых примерах порядок расчета отпускных.

Пример 1. Работник проработал на предприятии более 12 месяцев

На предприятии уже несколько лет работает кассир. Он берет часть ежегодного отпуска с 24 мая 2021 года на 24 календарные дня.

Расчетным периодом для оплаты отпускных будет май 2020 — апрель 2021 г. Зарплата кассира за этот период составила 93600 грн.

Определяем отпускные:

1. Количество календарных дней в расчетном периоде:

365 к.дн. — 11 c.н.дн. = 354 к.дн.

2. Среднедневной заработок:

93600 грн : 354 к.дн. = 264,41 грн.

3. Сумма отпускных:

264,41 грн х 24 к.дн. = 6345,84 грн.

Пример 2. Работник отработал на предприятии менее 12 месяцев

Работница, которая приступила к работе 22 февраля 2021 г., берет часть ежегодного отпуска с 1 июня 2021 года  продолжительностью 6 календарных дней.

Расчетным периодом будет март — май 2021 г. Зарплата женщины за этот период составила 27000 грн.

Определяем отпускные:

1. Количество календарных дней в расчетном периоде:

(31 к.дн. + 30 к.дн. +31 к.дн.) — 4 c.н.дн. = 88 к.дн.

2. Среднедневной заработок:

27000 грн : 88 к.дн. = 306,82 грн.

3. Сумма отпускных:

306,82 грн х 6 к.дн. = 1840,92 грн.

Когда следует выплачивать отпускные?

Зарплату работникам за время их пребывания в отпуске нужно выплачивать не позднее, чем за три дня до его начала. Такое требование ст. 21 Закона об отпусках. По нашему мнению, в данном случае речь идет о трех календарных дня, поскольку когда в законодательстве хотят указать на то, что речь идет о рабочих днях, делают соответствующую оговорку.

Впрочем, на практике бывает, что соблюсти эту норму невозможно. Например, работник срочно желает уйти в отпуск со следующего дня, а работодатель с учетом обстоятельств, которые сложились у сотрудника, соглашается. В таком случае работодатель не может соблюсти указанный срок. На помощь в такой ситуации придут положения § 2 ст. 7 Конвенции об отпусках, ратифицированной Законом № 2481. Она говорит: суммы, причитающиеся к выплате за время отпуска (его часть), выплачивают лицу до отпуска, если иное не предусмотрено в соглашении, касающемся данного лица и работодателя. Поэтому считаем, что если работнику нужно взять ежегодный отпуск (или его часть) в сжатые сроки, то отпускные нужно выплатить перед началом отпуска работника или попросить, чтобы работник в заявлении о предоставлении отпуска выразил желание получить отпускные в другой срок. При этом в приказе о предоставлении отпуска советуем прописать, что срок выплаты отпускных перенесено в соответствии с § 2 ст. 7 Конвенции об отпусках и указать конкретную дату выплаты. Аналогичное мнение по этому поводу в свое время высказывали и специалисты Минсоцполитики Украины в письме от 05.01.2012 г. № 7/13/133-12. Таким образом, работодатель не нарушит положения ст. 21 Закона об отпусках и его не накажут за это.

Как отражать отпускные в новой отчетности?

Отпускные входят в фонд дополнительной заработной платы (пп. 2.2.12 Инструкции о статистике зарплаты). Поэтому облагают их так же, как и зарплату за отработанное время. Правда, нужно также учитывать то, что при начислении ЕСВ на суммы отпускных база начисления ЕСВ на такие выплаты, которые пришлись на период больше месяца, осуществляют отдельно за каждый месяц (п. 2 р. ІІІ Порядка № 4).

Кроме того, в отчетности отпускные тоже отображаются с учетом соответствующей специфики.

Так, при заполнении приложения Д1 отпускные следует отражать с учетом следующих аспектов:

• отпускные за текущий и последующие месяцы следует показывать за каждый месяц в отдельных строках с указанием соответствующего месяца;
• начисленные суммы отпускных записывают в графу 16 "Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)" с указанием соответствующего месяца, за который они насчитали, а также кода типа начислений "10";
• если сумма отпускных за месяц (и других зарплатных выплат) не дотянула до минимальной зарплаты, то ЕСВ начисляется по "минзарплатному правилу" только по отпускным за текущий месяц;
• если при определении базы начисления ЕСВ сумма начисленных отпускных за будущий месяц меньше размера минимальной зарплаты, то доначислить ЕСВ по "минзарплатному правилу" сразу не нужно. Лишь после завершения такого следующего месяца, когда станет известной общая сумма начисленного за него дохода, нужно примерить "минзарплатное правило".

Подробно о специфике налогообложения и отражения в отчетности переходящих отпускных читайте в материале современного медиа для бухгалтеров "Интербух". Для получения доступа к этому и другим материалам издания "Интербух". — воспользуйтесь тестовым 3-дневным доступом или приобретите уже сегодня

Жураковская Виктория Юрьевна,

независимый эксперт по учету и налогообложению