Відпустки-2021 за новими правилами

Якої тривалості надавати щорічну відпустку?

За загальним правилом роботодавець повинен надавати працівникам щорічну основну відпустку тривалістю не менше 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки). Однак деякі категорії працівників користуються правом на відпустку більшої тривалості. Розглянемо окремі із них.

Так, керівним працівникам навчальних закладів та установ освіти, навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ і закладів, педагогічним, науково-педагогічним працівникам та науковим працівникам щорічна основна відпустка надається тривалістю до 56 календарних днів у порядку, затверджуваному Кабміном.

Більшої тривалості надається щорічна основна вілпустка й особам з інвалідністю. Так, особам з інвалідністю I і II груп надається щорічна основна відпустка тривалістю 30 календарних днів, а III групи — 26 календарних днів.

На триваліший відпочинок можуть розраховувати і працівники віком до 18 років. Їм надається щорічна основна відпустка тривалістю 31 календарний день.

Промислово-виробничому персоналу вугільної, сланцевої, металургійної, електроенергетичної промисловості, а також зайнятому на відкритих гірничих роботах, на роботах на поверхні шахт, розрізів, кар'єрів і рудників, на будівельно-монтажних роботах у шахтному будівництві, на транспортуванні та збагаченні корисних копалин надається щорічна основна відпустка тривалістю 24 календарних дні зі збільшенням за кожних два відпрацьованих роки на 2 календарних дні, але не більше 28 календарних днів.

Зважайте, що законодавство встановлює й верхню межу тривалості щорічної відпустки (основної та додаткової). Так, загальні часомежі такого відпочинку працівника не можуть перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів. (ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки). Однак зазначене обмеження не поширюється на випадки, коли працівник бере поспіль кілька невикористаних раніше (наприклад, за 2 попередні роки роботи) щорічних відпусток.

Враховуйте і те, що святкові та неробочі дні, які прописані у ст.73 КЗпП, не беруть до уваги під час визначення тривалості щорічної основної відпустки.

Йдеться про такі дні:

• 1 січня — Новий рік;
• 7 січня і 25 грудня — Різдво Христове;
• 8 березня — Міжнародний жіночий день;
• 1 травня — День праці;
• 9 травня — День перемоги над нацизмом у Другій світовій війні (День перемоги) ;
• 28 червня — День Конституції України;
• 24 серпня — День незалежності України;
• 14 жовтня — День захисника України;
• один день (неділя) — Пасха (Великдень);
• один день (неділя) — Трійця.

Коли працівнику можна надати відпустку повної тривалості?

Надання працівникам щорічної основної оплачуваної відпустки є реалізацією їх права на відпочинок, яке прописане у ст. 45 Конституції України.

Як правило, у перший рік роботи право на щорічну відпустку повної тривалості виникає після 6 місяців безперервної роботи працівника (ч. 5 ст. 10 Закону про відпустки). Якщо працівник відпрацював у роботодавця менше 6 місяців, то він може взяти лише частину щорічної відпустки. При цьому тривалість такої відпустки визначається пропорційно до відпрацьованого часу (ч. 6 ст. 10 Закону про відпустки).

Щоправда, окремим категоріям працівників за їх бажанням роботодавець зобов’язаний надати щорічну відпустку повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної праці в перший рік роботи. Таким привілеєм відповідно до (ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки  можуть скористатися, зокрема:

• жінки — перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
• особи з інвалідністю;
• особи віком до вісімнадцяти років;
• чоловіки, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами;
• особи, звільнені після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення із служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання; сумісники — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;
• працівники, які успішно навчаються в навчальних закладах та бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;
• працівники, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку і не одержали за неї грошової компенсації;
• працівники, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;
• батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу;
• інші категорії, передбачені законодавством, колективним або трудовим договором.

Отже, зазначені категорії осіб вправі піти у щорічну відпустку повної тривалості навіть на наступний день після укладення трудового договору. Тож за бажанням таких працівників роботодавець зобов’язаний надати щорічну відпустку повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної праці в перший рік роботи.

Щорічну основну відпустку за другий і наступні роки роботи на підприємстві працівники можуть взяти у будь-який період відповідного робочого року згідно графіку відпусток на цьому підприємстві (ч.ч. 9, 10 ст. 10 Закону про відпустки). Однак і з цього правила є свої винятки. Так, у ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки зазначено перелік категорій осіб, яким за їхнім бажанням надають щорічні відпустки в зручний для них час (тобто незалежно від графіку відпусток), а саме:

1. особам віком до 18 років;
2. інвалідам;
3. жінкам перед декретною відпусткою або після неї;
4. жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
5. одинокій матері (батьку), яка виховує дитину без батька (матері);
6. опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
7. дружинам (чоловікам) військовослужбовців;
8. ветеранам праці й особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
9. ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється Закон про статус ветеранів війни;
10. батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу.

Як визначити робочий рік для щорічної відпустки?

За загальним правилом, відлік робочого року в цілях надання щорічної основної відпустки розпочинають із дня укладення трудового договору між працівником та роботодавцем (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки). Ця дата залишається незмінною до кінця строку дії трудового договору. Трапляється, що на частину робочого року припадає період, який не зараховують до стажу для надання щорічної основної відпустки. У такому разі тривалість відпустки за відповідний робочий рік розраховують пропорційно відпрацьованому часу в такому робочому році, однак дата для відліку робочого року в цілях надання щорічної основної відпустки не змінюється.

Як оформити надання відпустки працівнику?

Варто відзначити, що черговість надання відпусток установлюється графіками відпусток, який затверджений на підприємстві. Під час його складання слід урахувати інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їхнього відпочинку (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки). Із цим графіком мають бути ознайомлені усі працівники.

Рішення про надання працівнику щорічної основної відпустки приймає керівник підприємства, зафіксувавши його у наказі (зразок 1), підставою для складання якого слугує заява (зразок 1), складена таким працівником.

Зразок 1

Заява про надання щорічної основної відпустки

Зразок 2

Зразок наказу про надання щорічної основної відпустки

Коли та як можна поділити щорічну відпустку?

Кожен працівник має право поділити щорічну основну відпустку. Однак роботодавець має погодити такий поділ. Про те, що співробітник бажає поділити свою щорічну основну відпустку на частини, доцільно передбачити ще під час складання графіку відпусток. Однак роботодавець вправі відмовити працівнику в поділі його відпустки. А все тому, що ст. 12 Закону про відпустки передбачає лише можливість поділити щорічну основну відпустку на частини, а не обов'язок роботодавця розділити відпустку працівника на частини, як того бажає сам працівник.

Зважайте, що щорічну відпустку можна поділити на будь-які частини, головне, щоб основна безперервна її частина була не менше за 14 календарних днів (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки). При цьому не важливо, яка саме частина має тривати 14 календарних днів — перша, друга, остання чи будь-яка інша.

Як частину щорічної основної відпустки, так і відпустку повної тривалості можна надавати із будь-якого дня тижня. Головне, щоб була згода на це обох сторін — роботодавця і працівника.

Якщо працівник поділив відпустки на частини, то невикористану ним частину щорічної відпустки роботодавець має надати такому співробітнику до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який її надавали.

Як розрахувати відпускні?

Для того щоб обчислити відпускні, потрібно знати два показники:

• кількість календарних днів (тривалість) відпустки;
• середньоденну зарплату працівника за розрахунковий період.

Про кількість календарних днів відпустки можна довідатися з наказу про надання працівникові щорічної основної відпустки. А от середньоденну зарплату працівника для розрахунку відпускних потрібно розрахувати. При цьому слід опиратися на норми Порядку № 100.

За загальним правилом розрахунковим періодом для розрахунку відпускних вважають період у 12 місяців, які передують місяцю надання працівнику відпустки (п. 2 Порядку № 100). Якщо ж працівник відпрацював на підприємстві менше року, то середню зарплату обчислюють із виплат за фактичний час роботи — з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, у якому надають відпустку (виплачують компенсацію).

При цьому слід враховувати, що наприкінці 2020 р. нормотворці трішки відкоригували положення Порядку № 100. Серед нововведень слід виділити те, що якщо працівника прийнято на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховується до розрахункового періоду як повний місяць. Отже, такий місяць і зароблену працівником протягом нього зарплату слід також враховувати під час розрахунку відпускних.

На практиці бувають випадки, коли працівник не відпрацював на підприємстві жодного повного календарного місяця. У такому разі середньоденний заробіток для нарахування відпускних розраховують згідно вимог п. 4 Порядку № 100, тобто виходячи з розміру посадового окладу працівника.

Середньоденний заробіток для оплати часу перебування у відпустці обчислюють шляхом діленням сумарного заробітку за розрахунковий період на відповідну кількість календарних днів року (меншого відпрацьованого періоду), за виключенням святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП (п. 7 Порядку № 100).

Трапляється, що працівник розбиває відпустку на частини, між якими працівник ставатиме до роботи або буде мати вихідні дні (наприклад, суботу та неділю). У такому випадку для розрахунку відпускних за кожну частину такого відпочинку слід визначати окремо розрахункові періоди.

Далі з’ясуємо, які ж виплати слід ураховувати під час розрахунку відпускних.

Під час обчислення середнього заробітку для нарахування відпускних до розрахунку потраплять нараховані працівнику в розрахунковому періоді зарплатні виплати, допомога з тимчасової непрацездатності та допомога по вагітності та пологах (п.п. 3 та 4 Порядку № 100). Отже, до розрахунку потрапляти наступні основні чотири групи виплат працівнику:

• основна зарплата — виплати за тарифною ставкою (посадовим окладом);
• додаткова зарплата — доплати, надбавки, систематичні премії та винагороди, суми індексації зарплати  тощо.

Зважайте, що серед складових додаткової зарплати існують виплати, які не включають до середнього заробітку, зокрема:

а) суми компенсації працівникам утрати частини зарплати через порушення строків виплати;

б) суми компенсації за невикористані дні щорічної основної та додаткових відпусток;

• інші заохочувальні та компенсаційні виплати.

При цьому слід враховувати специфіку врахування премій. Адже наприкінці 2020 року зазнав змін п. 3 Порядку № 100 і тепер він містить особливий механізм врахування премій та інших виплат, які нараховуються за два місяці та більш тривалий період, при нарахуванні середньої заробітної плати. Так, він говорить, що премії та інші виплати, які виплачуються за два місяці або більш тривалий період, при обчисленні середньої заробітної плати включаються шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду частини, що відповідає кількості відпрацьованих робочих днів періоду (місяців), за які такі премії та інші виплати нараховані. Така частина визначається діленням суми нарахованих премій та інших виплат на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів кожного місяця, що відноситься до розрахункового періоду для обчислення середньої заробітної плати.

Особливої уваги заслуговує і виплата сум матдопомоги. Так, матеріальна допомога, яку роботодавець надав усім або більшості працівників відповідно до колективного договору (навіть якщо вона має систематичний характер), при розрахунку середнього заробітку не враховується (пп. "б" п. 4 Порядку № 100).

• виплати, які включають до середнього заробітку, хоча за своєю суттю вони не не вважаються зарплатою:

а) допомога по тимчасовій непрацездатності та оплата перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за кошт роботодавця;

б) допомога по вагітності та пологах.

Розглянемо на умовних числових прикладах порядок розрахунку відпускних.

Приклад 1. Працівник пропрацював на підприємстві більше 12 місяців

На підприємстві вже кілька років працює касир. Він бере частину щорічної відпустки з 24 травня 2021 року на 24 календарні дні.

Розрахунковим періодом для оплати відпускних буде травень 2020 р. — квітень 2021 р. Зарплата касира за цей період склала 93600 грн.

Визначаємо відпускні:

1. Кількість календарних днів у розрахунковому періоді:

365 к.дн. — 11 c.н.дн. = 354 к.дн.

2. Середньоденний заробіток:

93600 грн : 354 к.дн. = 264,41 грн.

3. Сума відпускних:

264,41 грн х 24 к.дн. = 6345,84 грн.

Приклад 2. Працівник відпрацював на підприємстві менше 12 місяців

Працівниця, яка приступила до роботи 22 лютого 2021 р., бере частину щорічної відпустки з 1 червня 2021 року тривалістю 6 календарних днів.

Розрахунковим періодом буде березень — травень 2021 р. Зарплата жінки за цей період склала 27000 грн.

Визначаємо відпускні:

1. Кількість календарних днів у розрахунковому періоді:

(31 к.дн. +30 к. дн. +31 к. дн.) — 4 c.н.дн. = 88 к.дн.

2. Середньоденний заробіток:

27000 грн : 88 к.дн. = 306,82 грн.

3. Сума відпускних:

306,82 грн х 6 к.дн. = 1840,92 грн.

Коли слід виплачувати відпускні?

Зарплату працівникам за час їх перебування у відпустці потрібно виплачувати не пізніше ніж за три дні до її початку. Така вимога ст. 21 Закону про відпустки. На нашу думку, в даному випадку йдеться про три календарні дні, оскільки, коли в законодавстві хочуть указати на те, що йдеться про робочі дні, роблять відповідне застереження.

Утім на практиці буває, що дотриматися цієї норми неможливо. Наприклад, працівник терміново бажає піти у відпустку з наступного дня, а роботодавець з огляду на обставини, які склалися у співробітника, погоджується. В такому разі роботодавець не може дотриматися зазначеного строку. На допомогу в такій ситуації прийдуть положення § 2 ст. 7 Конвенції про відпустки, ратифікованої Законом № 2481. Вона говорить: суми, які належать до виплати за час відпустки (її частину), виплачують особі до відпустки, якщо іншого не передбачено в угоді, що стосується цієї особи й роботодавця. Тому вважаємо, що якщо працівнику потрібно взяти щорічну відпустку (або її частину) у стислі строки, то відпускні потрібно виплатити перед початком відпустки працівника або ж попросити, щоб працівник у заяві про надання відпустки висловив бажання отримати відпускні в інший термін. При цьому в наказі про надання відпустки радимо прописати, що термін виплати відпускних перенесено відповідно до § 2 ст. 7 Конвенції про відпустки і зазначити конкретну дату виплати. Аналогічну думку з цього приводу свого часу висловлювали і спеціалісти Мінсоцполітики України в листі від 05.01.2012 р. № 7/13/133-12. Таким чином роботодавець не порушить положення ст. 21 Закону про відпустки і його не покарають за це.

Як відображати відпускні у новій звітності?

Відпускні входять до фонду додаткової заробітної плати (пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики зарплати). Тому оподатковують їх так само, як і зарплату за відпрацьований час. Щоправда, потрібно також враховувати те, що під час нарахування ЄСВ на суми відпускних база нарахування ЄСВ на такі виплати, які припали на період понад місяць, здійснюють окремо за кожен місяць (п. 2 р. ІІІ Порядку № 4).

Окрім того у звітності відпускні теж відображаються з урахуванням відповідної специфіки.

Так, під час заповнення додатку Д1 відпускні слід відображати з урахуванням наступних нюансів:

• відпускні за поточний і наступні місяці слід показувати за кожен місяць в окремих рядках із зазначенням відповідного місяця;
• нараховані суми відпускних записують у графу 16 "Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)" із зазначенням відповідного місяця, за який їх нарахували, а також коду типу нарахувань "10";
• якщо сума відпускних за місяць (та інших зарплатних виплат) не дотягнула до мінімальної зарплати, то ЄСВ нараховують за "мінзарплатним правилом" лише щодо відпускних за поточний місяць;
• якщо під час визначення бази нарахування ЄСВ сума нарахованих відпускних за майбутній місяць менша за розмір мінімальної зарплати, то донараховувати ЄСВ за "мінзарплатним правилом" одразу не потрібно. Лише по завершенні такого наступного місяця, коли стане відомо загальну суму нарахованого за нього доходу, потрібно приміряти "мінзарплатне правило".

Детально про специфіку оподаткування та відображення у звітності перехідних відпускних читайте в матеріалі сучасного медіа для бухгалтерів "Інтербух". Для отримання доступу до цього та інших матеріалів видання "Інтербух" — скористайтеся тестовим 3-денним доступом або придбайте вже сьогодні.

Жураківська Вікторія Юріївна,

незалежний експерт з обліку та оподаткування