Для начала надо признать — электронные трудовые книжки не существуют как книжки. Теперь это виртуальный набор данных, но не произвольный, а четко регламентированный законодательством. По сути, электронная трудовая книжка — это составная персональной карточки, которую ведут на застрахованное лицо в соответствующем государственном реестре. То есть сведения о стаже и опыт работы в дальнейшем будут существовать как определенный набор данных в электронном виде. В этом материале мы поговорим обо всех аспектах внедрения и применения электронных трудовых книжек, которые известны нам сегодня.
Как и зачем ввели электронные трудовые книжки
О введении электронных трудовых книжек говорилось уже давно. По правде говоря, на их бумажных коллег давно было много нареканий. Ошибки, описки, невнимательность работодателей, не говоря уже о рисках потерять или повредить, хорошо попортили имидж бумажным трудовым книжкам. С другой стороны, многие опасался перевода их в электронную форму, боясь, что цифровой формат будет ненадежным и драгоценные данные о стаже и местах работы могут быть утрачены. Но пока такие опасения выглядят безосновательными — процедура перевода кадровой информации в электронный формат прописана довольно прозрачно, и переходный период установили большой. Впрочем, давайте по порядку.
Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» заработал 10 июня 2021 года. Он установил новые правила учета трудовой деятельности работника. Канула в Лету классическая, еще с советских времен, схема с существованием бумажной книжечки, куда кадровики и работодатели записывают старательно приемы на работу и увольнения с нее (а когда-то записывали еще и выговоры и поощрения). В дальнейшем такие сведения должны оказываться в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.
Итак, с 10.06.2021 г. все работодатели должны подавать в Реестр застрахованных лиц сведения из бумажных трудовых книжек о трудовой деятельности своих работников. В течение 5-летнего переходного периода разрешено параллельное использование бумажной трудовой книжки и электронной формы сведений о трудовой деятельности.
Как работодатель, так и работник смогут (конечно, при наличии электричества, компьютера и доступа к интернету) иметь доступа к информации о приобретенном работником стаж для назначения выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию. В частности — для вычислений выплат в случае временной потери трудоспособности (больничного).
Одним из главных аргументов в пользу введения электронных трудовых книжек было их использования для назначения пенсии. Теперь электронная трудовая книжка позволит уполномоченным органам, то есть Пенсионному фонду, назначать лицу пенсию автоматически, без необходимости обращения такого лица. Впрочем, за последним сохраняется право выбора для улучшения предложенного Пенсионным фондом расчетного размера. Так указанное лицо может предоставить сведения о получаемой заработной плате за период до 2000 г., т.е. до внедрения персонифицированного учета. Также можно отсрочить свой выход на пенсию, чтобы получить повышение к пенсии на 0,5-0,75% за каждый полный месяц работы после достижения пенсионного возраста.
Есть вопросы по кадровому учету? В LIGA360 найдете более 3 тысяч экспертных разъяснений и алгоритмов действий для работы. Закажите бесплатный тест LIGA360:HR-менеджер прямо сегодня.
Какова дальнейшая судьба бумажных трудовых книжек
Обратите внимание, что никто не говорит, что бумажные трудовые книжки оказались «вне закона» — по требованию работника, который впервые принимается на работу, такая трудовая книжка оформляется работодателем в обязательном порядке не позднее пяти дней после принятия на работу. Собственник или уполномоченный им орган по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, что сохраняется у работника, записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и награждениях за успехи в работе.
Проще говоря, если работник желает, то работодатель должен параллельно с электронным учетом трудовой деятельности также вносить и в бумажную трудовую книжку записи о приеме на работу, переводе и увольнении.
Важное отличие — теперь бумажная трудовая хранится именно у работника (ранее работодатели из числа юридических лиц хранили их у себя в течение всего периода работы работника). Правда не все так однозначно — из-за отсутствия прямого указания в законодательстве часть специалистов считает, что нет оснований для работодателя немедленно отдавать имеющиеся у него бумажные трудовые книжки работникам.
Мы, со своей стороны, советуем поступить осторожно: после исполнения обязанности по переносу сведений в реестр выдать такие книги их владельцам при наличии письменных заявлений работников об этом. Однозначно обязанность по выдаче хранимых трудовых книжек работникам в обязательном порядке возникнет у работодателя после внесения в реестр застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования недостающих сведений о трудовой деятельности работников.
Такую выдачу непременно организуйте «под подпись» — очевидно лучше будет издать об этом приказ (распоряжение) и фиксировать в едином акте выдачу трудовых книжек работникам, которые подтвердят этот факт своими «живыми» подписями.
Что введение электронной трудовых изменило в приеме на работу и увольнении
При приеме на работу с 10.06.2021 г. новый работник должен предоставить трудовую книжку (при ее наличии) или сведения о трудовой деятельности из Реестра застрахованных лиц. Если это лицо, принимается на работу впервые, то она вправе требовать оформить ей бумажную трудовую книжку. Это по-прежнему следует сделать в течение дней после принятия на работу.
Обратите, пожалуйста, внимание, что изменились и правила относительно действий работодателя касательно работника, который увольняется: в день увольнения необходимо выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении, произвести с ним расчет в сроки, указанные в статье 116 КЗоТ, а также по требованию работника внести соответствующие записи об увольнении в трудовую книжку, что сохраняется у работника.
При этом выдать надлежащим образом оформленную трудовую книжку нужно будет тому работнику, который был трудоустроен в 10.06.2021 г., а после этой даты увольняется и в отношении которого не завершена процедура включения в Реестр застрахованных лиц недостающих сведений о трудовой деятельности. Если же сведения уже внесены, то работодатель обязан внести запись об увольнении установленной формы в бумажную трудовую книжку, которая хранится у работника, только по требованию последнего.
Принимаете нового сотрудника на работу? Проверьте информацию о нем в 19 государственных реестрах с сервисом LIGA360.
Как вносят сведения о трудовой деятельности в реестр
Кто же будет вносить сведения в электронную трудовую книжку? Законодатели подошли к этому довольно либерально: сведения о трудовой деятельности могут вносить как само застрахованное лицо, то есть работник, так и работодатель. Делать это следует через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Туда должны попасть сканированные или оцифрованные копии предусмотренных законодательством документов (трудовой книжки, справок и т.п.) с обязательным наложением страхователем или застрахованным лицом квалифицированного электронной подписи.
Документы об образовании, о рождении детей, о службе в армии также сканируются и вносятся в электронную трудовую книжку, ведь они влияют на расчет стажа, а соответственно должны быть зафиксированы в Реестре застрахованных лиц.
Обращаем ваше внимание на то, что органы ПФУ в своих сообщениях озвучивали такие требования к скан-копиям документов:
— цветность скан-копии;
— необходимо делать скан-копии всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке;
— скан-копии должны быть четкими (поэтому рекомендуется разрешение сканирования — 300 dpi), отображать все реквизиты документа;
— сканированию подлежат все заполнении страницы разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» и вкладыши оригинала трудовой книжки;
— файл должен быть в формате jpg (если каждую страницу бумажной трудовой сканировать отдельно как JPG-файл) или pdf (если вы сделали полный документ со всеми страницами трудовой книжки);
— размер одного файла не должен превышать 1 Мб.
После заполнения работодателем или гражданином анкеты и прикрепления скан-копий специалисты территориальных органов фонда переводят в цифровой формат. Кроме того, специалисты фонда осуществляют сверку записей трудовой книжки с данными, уже содержатся в персональной карточке Реестр застрахованных лиц. В итоге формируется конечный вариант электронной трудовой книжки. Когда трудовая книжка успешно оцифрована, то данные о периодах работы и имеющийся страховой стаж можно посмотреть в личном кабинете на веб-портале электронных услуг фонда.
Именно длительный, целых пять лет, переходный период должен послужить для включения Пенсионным фондом Украины в реестр застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования недостающих сведений о трудовой деятельности работников на основании сведений, представленных страхователем или застрахованным лицом.
Власти уверяют, что сведения электронной трудовой книжки надежно защищены от мошенников и злоумышленников: эти данные аккумулируют в Реестре застрахованных лиц, где имеют соответствующий кибер-защиту.
Как HR-специалисту экономить время? С системой LIGA360: HR-менеджер все ответы для работы найдутся в 2 клика. Персональная лента новостей, экспертные ответы и трудовое законодательство на единой платформе. Детали по ссылке.
Что делать работодателю после 10.06.2021 г.
В отношении работников, находящихся в трудовых отношениях по состоянию на 10.06.2021, работодатель сканирует трудовые книжки и передает в ПФУ. Порядок и очередность такого представления сведений должен был определить ПФУ по согласованию с Минсоцполитики — именно этого требует п. 5 ч. 4 ст. 20 Закона о ЕСВ. Правда, такой нормативный акт еще не вступил в силу, а поэтому пока приходится ориентироваться на обычные разъяснения, которые выдают ПФУ и его органы или Минсоцполитики через новостные публикации на своих сайтах.
Обратите внимание, что если такие сведения подает работодатель, то работник должен предоставить ему согласие на обработку персональных данных. Копию такого согласия также следует переслать в ПФУ.
Перед тем, как работодатель начнет сканировать бумажной трудовые книжки, ему следует убедиться в правильности ее заполнения, в частности относительно первой страницы, а именно — проверить:
— верность указания ФИО и даты рождения работника;
— наличие и подлинность подписи владельца трудовой книжки;
— наличие подписи лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, и печати юридического лица, которое внесло первую запись в трудовой.
Также стоит переспросить у работника (работницы) не имело ли место с момента выдачи книги изменение ФИО, а если оно было и это не отражено в трудовой, то следует сделать такую запись. Основанием будет паспорт, свидетельство о браке или свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества.
Наиболее дотошные кадровики работодателей могут также проверить правильность записей в разделе «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки: как сведения о работе (включая совместительство), так и по переводу на другую работу (должность), присвоению определенного ранга или разряда, принятию присяги государственного служащего или должностного лица местного самоуправления, увольнению с работы. Помните, что исправление выявленных ошибок или описок следует делать в строгом соответствии с требованиями Инструкции о трудовых книжках.
Конечно же, выдача работодателем всех имеющихся у него бумажных трудовых книжек их владельцам не означает, что он сможет почивать на лаврах: в дальнейшем все сведения о трудовой деятельности работников нужно будет вносить в Реестр застрахованных лиц. В Реестр попадают с 10.06.2021 г. все сведения о трудовой деятельности: о приеме на работу, присвоении, изменении, лишение разряда, ранга, класса, звание, категории, стажировки, перевода на другую работу, основания освобождения.
Как работнику самому внести сведения о себе в Реестр
Работнику для передачи данных с бумажной трудовой книжки Пенсионному фонду предварительно следует убедиться в наличии актуального электронной подписи и зарегистрироваться на веб-портале ПФУ. Затем войдите в свой личный кабинет на этом портале с помощью кликов (кнопка «Вхід» будет справа вверху).
Выберите слева пункт меню «Відомості про трудові відносини», в нем — подпункт «Відомості про трудові відносини». Вот здесь и нужно поставить отметку возле «Я даю згоду на передачу та обробку моїх персональних даних», а затем загрузить скан-копии документов о своей трудовой деятельности (если информация о соответствующем периоде отсутствует в базе ПФУ). Затем наложите электронную подпись. Результат обработки обращений будет отображаться в личном кабинете в разделе «Мої звернення».
Чтобы работнику просмотреть информацию о себе, в т. Ч. — по своей трудовой (страховой) стаж, нужно посетить уже знакомый нам портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Уже имеющуюся у фонда информацию о ваших трудовых отношениях (как наемного работника по основному месту работы) по данным персонифицированного учета ПФУ можно найти в разделе «Електронна трудова книжка» в личном кабинете.
Дополнительно предусмотрено предоставление письменного обращения в ПФУ, обращение в ближайший сервисный центр или по телефону горячей телефонной линии Главного управления Пенсионного фонда Украины в соответствующей области или городе Киеве. Более того, Пенсионным фондом Украины также разработано мобильное приложение «ПФУ» для системы «Андроид», который можно скачать на Google Play. Благодаря ему можно со своего смартфона или планшета получить доступ к электронным сервисам Пенсионного фонда Украины и общаться с фондом.
Проверяйте компании, частных предпринимателей и физлиц в LIGA360. Система отобразит официальные данные из госреестров: реквизиты, судебные дела, финансовое и налоговое состояние. Заказывайте LIGA360 сегодня и будьте уверены в своих бизнес-связях.
Как работодателю зарегистрироваться на веб-портале ПФУ
Согласно п. 4 раздела IV Положения № 13-1 регистрация пользователей на веб-портале Пенсионного фонда осуществляется на основании заявлений, составленных по форме согласно приложениям 2, 3 к Положению № 13-1 и представленных в орган ПФУ лично (с предъявлением документов, удостоверяющих лицо) или через уполномоченного представителя (с документами, подтверждающими его полномочия). Для регистрации работодателей-страхователей как пользователей услуг веб-портала обязательно указывают:
— полное наименование юридического лица (страхователя);
— дату государственной регистрации в соответствии с выпиской (выпиской) из Единого госреестра;
— код по ЕГРПОУ (пункт 4 раздела IV Положения № 13-1).
В то же время регистрация на веб-портале лиц, в том числе страхователей, имеющих квалифицированную электронную подпись (КЭП), осуществляется автоматически. На авторизацию пользователя в качестве страхователя по КЭП на веб-портале ПФУ имеют право лица, которым предоставлено право подписи как руководству предприятия, или с помощью квалифицированного электронной печати предприятия.
Три малозаметные, но важные вопросы в связи с переводом трудовых «в цифру»
Понятно, что с уходом бумажных трудовых книжек встанет вопрос о разграничении основного места работы и совместительства. А чтобы его снять законодатели ввели п. 3-1 ч. 2 ст. 16 Закона № 1058. Он предусматривает, что застрахованное лицо должно сообщать страхователю, у которого лицо работает по основному месту работы, об определении лицом такого места работы как основного согласно поданному им заявлению (до ее отзыва).
Еще один распространенный вопрос — нужно ли оцифровать документы об образовании при переводе трудовых книжек в электронную форму? Да, ведь, напомним, что в страховой стаж засчитывается обучение по дневной форме только до 1 января 2004 года. Такие периоды подтверждаются дипломами, удостоверениями, свидетельствами, а также справками, выданные на основании архивных данных. После указанной даты в страховой стаж засчитываются периоды обучения только при условии добровольной уплаты ЕСВ за них.
В завершение возникает логичный вопрос – избавляться ли от бумажной трудовой книжки? Учитывая изменчивость мира, в котором мы живем, делать это не стоит. К тому же, бумажный документ, заполненный и заверенный печатями, еще долго может служить как источником информации, так и доказательством в случае возникновения недоразумений или споров.
Следите за изменениями трудового законодательства? В системе LIGA360: HR-менеджер можно настроить автоматические уведомления для любых НПА и свежих новостей по кадровой теме. Получите тестовый доступ по ссылке.
