Бумажная трудовая книжка постепенно переходит в категорию кадровых анахронизмов несмотря на то, что многие работодатели еще не готовы отказываться от этого документа при приеме работника на работу. Поэтому выясним, почему работодателям нужно больше внимания уделять именно электронной трудовой книжке и не ограничивать работников в их праве выбора способа фиксации трудового стажа.
Электронный учет трудовой деятельности обязателен!
Электронный учет трудовой деятельности введен с 10.06.2021 после внесения изменений в КЗоТ в части новых правил учета трудовой деятельности работника. Изменения внесены Законом № 1217.
Следовательно, еще с 2021 года начался процесс перевода учета трудовой деятельности работников с бумажной формы в электронную, то есть сведения из трудовой книжки переносятся в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (ст. 48 КЗоТ).
Соответственно, это повлияло на процедуру трудоустройства. С 10.06.2021 при приеме на работу лицо обязано предоставлять:
- трудовую книжку (в случае наличия) или
- сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.
Наличие бумажной трудовой книжки - по решению работника
За работниками сохраняется право иметь трудовую книжку со всеми соответствующими записями (ст. 48 КЗоТ). Работник имеет право требовать от работодателя вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и наградах за успехи в работе. С этой целью работник подает заявление, например, следующего содержания:
"На основании статьи 48 Кодекса законов о труде Украины прошу внести в мою бумажную трудовую книжку, которая хранится лично у меня, запись о приеме меня на работу в ООО "Омега". Бумажную трудовую книжку прилагаю".
Работодатель не имеет права отказывать работнику в данном вопросе.
Также в ст. 24 КЗоТ закреплено право работника при заключении трудового договора подавать работодателю требование об оформлении трудовой книжки. В таком случае трудовая книжка оформляется работодателем в обязательном порядке не позднее 5 дней после приема на работу (ст. 48 КЗоТ).
Где хранить бумажные трудовые книжки
В соответствии со ст. 48 КЗоТ трудовые книжки хранятся у работников. Но трудовые книжки, которые по состоянию на 10.06.2021 хранились у работодателя, передаются работникам постепенно. Касательно таких трудовых книжек действует правило, указанное в п. 2 разд. ІІ Закона № 1217, в котором указано, что трудовые книжки необходимо выдавать работникам лично под подпись после того, как ПФУ завершит в течение 5 лет (до 10.06.2026) внесение в Госреестр сведений о трудовой деятельности работников. Безусловно, выдавать трудовую книжку работнику до указанной даты нужно в случае его увольнения.
Впрочем, на практике трудовые книжки выдаются работникам на основании их заявлений и при продлении действия трудового договора, ведь в военных реалиях сегодняшнего дня работодателю сложно гарантировать работникам сохранность трудовых книжек. Для этого работник может подать заявление и указать в нем, скажем, следующее:
"Прошу выдать мне на хранение мою бумажную трудовую книжку".
Во время выдачи работнику трудовой книжки он должен расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них о том, что он получил свою трудовую книжку. Данное требование предусмотрено в п. 7.1 Инструкции № 58:
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, осуществляющим оформление приема и увольнения работников. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при устройстве на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с записью серии и номера, выданные работникам вновь.
В случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.
Больше аналитических материалов по теме есть в LIGA360. Закажите презентацию менеджера прямо сегодня.
Формирование электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка - это часть персональной электронной учетной карточки, которая заведена на каждое застрахованное лицо в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (п. 5 ч. 4 ст. 20 Закона № 2464).
В электронную трудовую книжку включаются сведения о трудовой деятельности (о приеме на работу, присвоении, изменении, лишении разряда, ранга, класса, звания, категории, принесении присяги, прохождении стажировки, переводе на другую работу, основаниях увольнения).
Формирование сведений в электронной трудовой книжке на сегодняшний день осуществляется, как правило, на основании данных, представляемых работодателями в Налоговом расчете (в частности, в приложении Д5). Но в электронную трудовую книжку должны быть также внесены данные из бумажных трудовых книжек.
В п. 6 Порядка № 1084 указано:
6. Сведения о трудовой деятельности работника представляются Пенсионному фонду Украины через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины в виде копий предусмотренных законодательством документов, изготовленных путем сканирования с обязательным наложением страхователем или работником квалифицированной электронной подписи. Указанные сведения могут быть представлены также в оцифрованном виде. Требования к формату представления информации устанавливаются Пенсионным фондом Украины.
В п. 4 Порядка № 11-1 предусмотрено, что передать сканированные копии страниц трудовой книжки в ПФУ может как работодатель, так и непосредственно работник, если трудовая книжка хранится у него (см. письмо Минэкономики от 22.11.2024 г. № 4701-05/83553-09).
Это можно сделать через личный кабинет на веб-портале ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua/) в разделе "Комунікації з ПФУ", пункт "Відомості про трудові відносини".
Сведения о трудовой деятельности работника подаются через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины в электронной форме в виде xml-файла, структура которого приведена в приложении к Порядку № 11-1.
Но за периоды до 10.06.2021 сведения передаются одним из следующих способов:
1) в виде копий предусмотренных законодательством документов, изготовленных путем сканирования;
2) в оцифрованном виде - путем создания соответствующей электронной записи в электронном кабинете страхователя или застрахованного лица на веб-портале ПФУ, к которой прилагаются сканированные копии документов, на основании которых создается запись.
Требования к сканированным копиям трудовой книжки и документов о стаже приведены в п. 5 Порядка № 11-1:
- изготавливаются в цветном формате с оригиналов трудовой книжки и документов о стаже;
- должны содержать все страницы трудовой книжки, в которые внесены записи, в хронологическом порядке и поля соответствующих документов;
- быть пригодными для восприятия их содержания, в частности данные о серии и номере бланков документов;
- рекомендованное разрешение при сканировании - 300 dpi;
- формат изображения должен быть jpg или pdf;
- размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.
В соответствии с п. 9 Порядка № 1084 после обработки в ПФУ полученных сканкопий застрахованному лицу - физлицу должны быть направлены уведомления через его электронный кабинет на веб-портале ПФУ, если в сканкопиях будут выявлены недостатки, а именно:
- отсутствие в трудовой книжке необходимых записей;
- неправильные или неточные записи о периодах работы;
- другие расхождения (в частности, за периоды страхового стажа после 01.07.2000 по данным реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования).
Новая LIGA360 поможет изучить эту тему подробнее. Аналитика от экспертов, разъяснения госорганов, практические кейсы и их решения. Закажите персональную презентацию для ваших потребностей.
Работник без бумажной трудовой книжки
Можно ли принять на работу работника, который не предоставляет трудовую книжку? Да, можно. Отсутствие трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства. Об этом свидетельствует ч. 2 ст. 24 КЗоТ. Следовательно, работник должен предоставить документ, который подтверждает его предыдущую деятельность и наличие или отсутствие трудовых отношений с другим работодателем:
- трудовую книжку (при наличии) или
- сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования. Речь идет о справке "Витяг з ЕТК", которую физлицо может получить непосредственно в отделе обслуживания граждан (сервисном центре) территориального органа ПФУ или самостоятельно заказать через веб-портал ПФУ.
Законодательство о труде не обязывает работодателя проверять трудовую книжку на наличие всех необходимых записей, которые должен был внести предыдущий работодатель (см. письмо Минэкономики от 08.11.2023 г. № 4706-05/60275-09).
Поэтому новый работодатель не имеет права требовать от лица предоставить трудовую книжку с записью об увольнении. Так же он не имеет права требовать от работника, который впервые принимается на работу, приобрести трудовую книжку для трудоустройства.
Поскольку сведения об увольнении работника вносятся в электронную трудовую книжку на основании данных, представленных работодателем в приложении Д5 к Налоговому расчету по результатам отчетного налогового квартала, то должно пройти определенное время для актуализации таких данных. При отсутствии подтвержденной информации об увольнении работника на предыдущей работе работодатель формально не может принять его по основному месту работы.
Следовательно, если справка "Витяг з ЕТК" не содержит информации о прекращении трудовых отношений по предыдущему месту работы, то работник должен предоставить новому работодателю копию приказа о своем увольнении, которую в обязательном порядке ему должен был предоставить предыдущий работодатель в соответствии с требованиями ст. 47 КЗоТ:
Работодатель обязан в день увольнения выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении, письменное уведомление о начисленных и выплаченных ему суммах при увольнении (статья 116) и произвести с ним расчет в сроки, определенные статьей 116 настоящего Кодекса, а также по требованию работника внести надлежащие записи об увольнении в трудовую книжку, которая хранится у работника.
На эту тему советуем прочитать следующие публикации:
ПРАВОВОЙ ГЛОССАРИЙ
1. КЗоТ - Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
3. Закон № 2464 - Закон Украины "О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование" от 08.07.2010 г. № 2464-VI.
4. Порядок № 1084 - Порядок учета трудовой деятельности работника, физического лица - предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 27.11.2019 г. № 1084.
5. Положение № 10-1 - Положение о реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, утвержденное постановлением правления ПФУ от 18.06.2014 г. № 10-1.
6. Порядок № 11-1 - Порядок представления сведений о трудовой деятельности работника, физического лица - предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденный постановлением ПФУ от 12.03.2021 г. № 11-1.
7. Инструкция № 58 - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.
8. Налоговый расчет - Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков - физических лиц, и сумм удержанного из них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утвержденный приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4.
_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2024
У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті LIGA ZAKON, посилання на LIGA ZAKON обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.
Автор
Инна Журавская,
эксперт LIGA ZAKON
Хотите получать экспертную аналитику по горячим бизнес-вопросам? В LIGA360 есть материалы для всей команды: для юристов, бухгалтеров, комплаенс-специалистов и руководителей. Оцените все преимущества работы в комплексной информационно-аналитической платформе LIGA360, заказав персональную презентацию.
