Одним із найважливіших чинників при призначенні пенсії є страховий стаж. Від його тривалості залежить не лише розмір пенсійної виплати, а і само право людини на той чи інший вид пенсії. І якщо починаючи з січня 2004 року страховий стаж розраховується за даними Реєстру застрахованих осіб, то до цієї дати, тобто до вступу в дію Закону України «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування», основним документом, за яким розраховується страховий стаж, є трудова книжка. Про це нагадує Головне управління Пенсійного фонду України в Одеській області.
Втім доволі часто бувають випадки, коли записи про той чи інший період роботи внесено в трудову книжку неправильно, без належного оформлення або запис зовсім відсутній. Саме через такі помилки працівники Пенсійного фонду запропонують надати додаткові документи для підтвердження певного періоду роботи. Це може бути в наступних випадках.
По-перше, якщо на титульній сторінці трудової книжки неправильно написано особисті дані її власника (ім'я, по батькові, прізвище або дата народження) чи вони не відповідають паспортним даним. В такому випадку необхідно довести належність трудової книжки надавши документи, що підтверджують зміну прізвища, якщо таке мало місце. В іншому випадку для підтвердження достатньо довідки хоча б з одного місця роботи.
Перша сторінка (титульний аркуш) трудової книжки повинна бути підписана особою, відповідальною за видачу трудових книжок, і завірена печаткою підприємства (або печаткою відділу кадрів), на якому вперше вона заповнювалася.
Зміна записів про прізвище, ім'я, по батькові й дату народження, якщо такі мали місце, виконані власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.
Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки та завіряються підписом керівника підприємства або печаткою відділу кадрів.
По-друге, записи у трудовій книжці зроблено не за встановленим порядком. Наприклад у графі “підстава внесення запису” не зазначено дату і номер наказу, або дати прийняття чи звільнення містять виправлення, яке не завірено належним чином. За таких обставин потрібно надати додатковий документ (архівну довідку, витяги із наказів та інше), що підтверджував би факт роботи на цьому підприємстві.
По-третє, дати записано римськими цифрами. Така обставина також може бути приводом для додаткової перевірки. Записи мають датуватися лише арабськими цифрами (п. 2.4 Інструкції ведення трудових книжок). У такому разі необхідно звернутися на підприємство за отриманням копії наказу, за яким людину призначали на посаду чи звільнили. Якщо наказ не зберігся, підтвердженням факту роботи на підприємстві можуть слугувати копії відомостей про нарахування заробітної плати.
По-четверте, якщо між датою звільнення і датою наказу про звільнення великий проміжок часу. Така ситуація має місце коли людина працювала в спеціальних умовах, наприклад в районах Крайньої Півночі, і брала відпустку з подальшим звільненням. Однак це стане зрозуміло коли фахівці Фонду отримають витяг із наказу.
По-п'яте, якщо на записі про звільнення немає печатки або її відбиток нечіткий. Також уточнюючі довідки з місця роботи потрібні, якщо печатка на записі про прийняття на роботу не збігається з печаткою на записі про звільнення й в трудовій книжці відсутній запис про реорганізацію підприємства, що пояснювала б такі розбіжності.
По-шосте, якщо запис в трудовій книжці виправлено маркером або заклеєно. Таких виправлень в трудовій книжці не повинно бути, тому в разі їх наявності період роботи в обов'язковому порядку має бути підтверджено додатковими документами.
Бажаєте мінімізувати кадрові ризики для своєї компанії? Спробуйте ІТ-платформу LIGA360:HR. Дізнавайтесь першими про зміни трудового законодавства, контролюйте відгуки про бренд роботодавця, перевіряйте надійність кандидатів та співробітників. Деталі за посиланням.
По-сьоме, коли з якихось причин запис про роботу в період до 1 січня 2004 року до трудової книжки зовсім не внесено. В такому випадку слід скористатися Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній. Згідно з ним для підтвердження страхового стажу особа може надати:
- довідку з підприємства чи його правонаступника, а у разі їх відсутності - архівних установ. При цьому така довідка в обов'язковому порядку повинна містити посилання на первинні документи, на підстав яких вона видана;
- виписки із наказів;
- особові рахунки та відомості на видачу заробітної плати;
- трудові договори й угоди з відміткою про їх виконання;
- наявні відомості в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування;
- інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
При відсутності вищевказаних документів як доказ стажу роботи приймаються членські квитки профспілок. Але при цьому слід мати на увазі, що до страхового стажу підлягають зарахуванню тільки ті періоди, за які наявні відмітки про сплату членських внесків.
У разі неможливості підтвердити стаж робот архівними документами через їх відсутність у зв'язку з воєнними діями, стихійним лихом, аваріями, катастрофами або іншими надзвичайними ситуаціями стаж роботи, що дає право на пенсію, встановлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботи на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі.
За відсутності документів про період роботи та неможливість їх одержання внаслідок ліквідації підприємства або через відсутність архівних даних з інших причин, ніж ті що зазначені вище, стаж можливо підтвердити на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі й мали документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника.
Опитування свідків проводиться органами Пенсійного фонду України.
У випадку неможливості підтвердження стажу роботи архівними документами чи показаннями свідків питання підтвердження факту роботи чи належності трудової книжки може бути вирішено також у судовому порядку.
Отже, щоб всі періоди трудової діяльності були своєчасно враховані до страхового стажу при обчисленні пенсії ПФУ радить заздалегідь переглянути внесені записи до трудової книжки та у разі виявлення неточних чи неправильних записів звернутися до підприємства чи архівних установ за отримання відповідних довідок.
Отримайте всі відповіді щодо бухгалтерського й кадрового обліку на ІТ-платформі LIGA360. Покрокові інструкції, експертні роз'яснення, свіжа аналітика. Подробиці за посиланням.
