У Пенсійному фонді України зазначили, що оцифрувати трудову книжку може як фізична особа, так і роботодавець за своїх працівників. Однак перед подачею трудової книжки на оцифрування радять перевірити правильність її оформлення.
ПФУ пропонує виконати такі три основні кроки:
Крок 1. Перевірте правильність написання:
- прізвища, ім'я та по батькові (ПІБ) - мають бути вказані повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;
- дати народження.
Вони мають відповідати даним паспорту.
Особливу увагу необхідно звернути на оформлення записів про зміну ПІБ:
- колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове;
- на внутрішньому боці обкладинки обов'язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про народження / шлюб тощо), його реквізити: номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.
Крок 2. Перевірте наявність необхідних підписів та печаток на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки:
- підпис власника трудової книжки;
- підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві;
- наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка (якщо трудова книжка оформлена в період після 1 січня 1975 року).
Хочеш отримати більше інформації з цього кадрового питання? Замов LIGA360:HR-Менеджер. Один пошуковий запит - уся аналітика, коментарі, законодавство з теми. Деталі за посиланням.
Крок 3. Уважно вивчіть усі записи в розділі «Відомості про роботу»:
- у записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи повинна зазначатися дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери і дати наказів про прийняття/звільнення;
- якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру;
- записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону;
- записи про звільнення мають бути засвідчені печатками.
Як усунути виявлені недоліки?
Якщо у трудовій книжці відсутній запис про зміну прізвища, або виявлено помилку в написанні ПІБ, зробити/виправити ці дані може роботодавець того підприємства, де ви працюєте зараз.
Якщо підприємство, яке внесло до трудової неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник.
Якщо ім'я, по батькові або прізвище, зазначені в трудовій книжці, не збігаються з ім'ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом, - факт належності трудової книжки особі може бути встановлений у судовому порядку.
-30% на корпоративне рішення LIGA360 - тільки до 31 грудня. Надайте повноту інформації та інструментів для керівників, юристів, бухгалтерів, HR, PR фахівців. А ще отримуйте бонус для всієї компанії: сервіси медіамоніторингу та автоматизації договірної роботи. Замовляйте LIGA360 за новорічними цінами за посиланням.
